Het instellen van limieten op een zakelijke tankpas geeft je volledige controle over brandstofkosten en voorkomt onverwachte uitgaven. Tankpaslimieten zijn bedrag- of volumebeperkingen die je per dag, week of maand kunt instellen voor elke kaart. Deze limieten helpen bij kostenbeheersing, fraudepreventie en administratief overzicht, essentieel voor elk mkb-bedrijf met een wagenpark.
Wat zijn tankpaslimieten en waarom heb je ze nodig?
Tankpaslimieten zijn vooraf ingestelde beperkingen die bepalen hoeveel geld of brandstof er per periode getankt kan worden met een zakelijke tankpas. Je kunt kiezen uit dagelijkse, wekelijkse of maandelijkse limieten en deze per transactie of per kaart instellen. Deze beperkingen zorgen ervoor dat medewerkers niet meer kunnen uitgeven dan toegestaan.
Mkb-bedrijven stellen limieten in om verschillende redenen. Kostenbeheersing staat voorop, omdat je hiermee je brandstofbudget effectief kunt bewaken en overschrijdingen voorkomt. Fraudepreventie is een tweede belangrijk voordeel, vooral bij bedrijven met wisselend personeel, zoals uitzendbureaus of transportbedrijven.
Budgetcontrole wordt eenvoudiger wanneer je van tevoren weet wat de maximale maandelijkse brandstofkosten kunnen zijn. Dit helpt bij cashflowplanning en voorkomt onaangename verrassingen op de factuur. Het administratief overzicht verbetert ook aanzienlijk, omdat je precies kunt zien welke medewerker wanneer heeft getankt en of dit binnen de gestelde grenzen blijft.
Welke soorten limieten kun je instellen op een zakelijke tankpas?
Er zijn verschillende soorten limieten beschikbaar voor zakelijke tankpassen. Bedraglimieten zijn het meest gebruikt en kunnen per dag, week of maand worden ingesteld. Een installatiebedrijf kan bijvoorbeeld € 100 per dag per kaart instellen, terwijl een thuiszorgorganisatie kiest voor € 300 per week per medewerker.
Volumelimieten in liters zijn handig voor bedrijven die exact willen controleren hoeveel brandstof wordt getankt. Transactielimieten bepalen het maximumbedrag per enkele tankbeurt, wat misbruik van grote tankbeurten voorkomt. Tijdslimieten beperken wanneer er getankt kan worden, ideaal voor taxibedrijven die 24/7 toegang nodig hebben, maar kantoorpersoneel willen beperken tot werkdagen.
Locatielimieten zorgen ervoor dat alleen bij bepaalde tankstations getankt kan worden, wat vooral nuttig is voor regionale bedrijven. Productlimieten beperken welke brandstoffen gekocht kunnen worden – benzine, diesel of LPG – afhankelijk van het wagenpark. Rijscholen gebruiken vaak productlimieten om alleen benzine toe te staan voor lesauto’s.
Hoe bepaal je de juiste limietbedragen voor jouw bedrijf?
Het bepalen van realistische limietbedragen begint met het analyseren van je huidige brandstofverbruik. Bekijk de tankgegevens van de afgelopen zes maanden en bereken het gemiddelde verbruik per voertuig en per medewerker. Tel hier 20–30% bij op voor onverwachte ritten of prijsschommelingen.
Bedrijfsgrootte en aantal voertuigen bepalen grotendeels je limietstructuur. Een zzp’er met één bedrijfsbus heeft andere behoeften dan een installatiebedrijf met tien servicevoertuigen. Het werkgebied speelt ook een rol: medewerkers die landelijk opereren, hebben hogere limieten nodig dan lokale servicemonteurs.
Seizoensfluctuaties zijn belangrijk voor bepaalde sectoren. Installateurs hebben in de winter vaak meer brandstof nodig door verhoogde vraag naar reparaties. Transportbedrijven zien piekperiodes rond feestdagen. Stel flexibele limieten in die je per seizoen kunt aanpassen.
Voor thuiszorgorganisaties zijn lagere daglimieten geschikt, omdat medewerkers lokaal werken. ICT-consultants die bij klanten op locatie werken, hebben juist hogere wekelijkse limieten nodig vanwege onregelmatige reispatronen. Rijscholen kunnen profiteren van volumelimieten, omdat lesauto’s een voorspelbaar verbruik hebben.
Hoe stel je limieten in en pas je ze aan bij de AVIA Card?
Het instellen van limieten bij de AVIA Card gaat eenvoudig via het online portaal, de mobiele app of telefonisch contact. Log in op je zakelijke account en selecteer de gewenste kaart. Kies vervolgens het type limiet en voer het gewenste bedrag of volume in. Wijzigingen zijn meestal binnen 24 uur actief op de tankpas.
Via het online portaal heb je het meeste overzicht en kun je meerdere kaarten tegelijk aanpassen. De mobiele app is handig voor snelle wijzigingen onderweg, bijvoorbeeld wanneer een medewerker voor een speciale klus tijdelijk een hogere limiet nodig heeft. Telefonisch contact biedt persoonlijke ondersteuning bij complexere limietstructuren.
Regelmatige evaluatie van je limieten is essentieel voor optimale kostenbeheersing. Bekijk maandelijks of de ingestelde limieten nog passen bij je bedrijfsvoering. Seizoensaanpassingen, nieuwe medewerkers of gewijzigde werkgebieden vragen om limietaanpassingen.
De AVIA Card biedt uitgebreide mogelijkheden voor limietbeheer met realtime inzicht in uitgaven en verbruik. Voor persoonlijke ondersteuning bij het instellen van de optimale limietstructuur voor jouw bedrijf kun je altijd contact met ons opnemen. We helpen je graag bij het vinden van de juiste balans tussen controle en gebruiksgemak voor jouw specifieke situatie.
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er als een medewerker de limiet bereikt tijdens het tanken?
Wanneer de limiet wordt bereikt, wordt de transactie geweigerd en kan er niet verder getankt worden. De medewerker ontvangt een melding op het scherm van de tankautomaat en moet contact opnemen met de beheerder voor een tijdelijke verhoging.
Hoe vaak kan ik de tankpaslimieten wijzigen zonder extra kosten?
De meeste tankpasproviders, waaronder AVIA Card, stellen geen beperkingen aan het aantal limietwijzigingen. Je kunt limieten zo vaak aanpassen als nodig is voor je bedrijfsvoering, zonder dat dit extra kosten met zich meebrengt.
Waarom zou ik kiezen voor dagelijkse in plaats van maandelijkse limieten?
Dagelijkse limieten bieden meer controle en voorkomen dat medewerkers het hele maandbudget in één keer opmaken. Dit is vooral nuttig bij wisselend personeel of wanneer je frauderisico's wilt minimaliseren door kleinere, frequentere controles.
Hoe voorkom ik dat medewerkers klagen over te lage tankpaslimieten?
Communiceer duidelijk waarom limieten nodig zijn en betrek medewerkers bij het vaststellen van realistische bedragen. Monitor het daadwerkelijke verbruik en pas limieten aan op basis van legitieme zakelijke behoeften in plaats van willekeurige bedragen.
