Ja, je kunt zeker meerdere tankpassen aanvragen voor verschillende medewerkers binnen je bedrijf. De meeste tankpasaanbieders bieden flexibele systemen waarbij je één hoofdkaart krijgt en daaraan zoveel subkaarten kunt koppelen als nodig. Elke medewerker krijgt zijn eigen tankpas met persoonlijke pincode, maar alle transacties worden verzameld op één maandelijkse factuur voor eenvoudige administratie.
Wat zijn de mogelijkheden voor meerdere tankpassen binnen één bedrijf?
Moderne tankpassystemen bieden verschillende opties voor bedrijven met meerdere medewerkers. Je kunt kiezen tussen een hoofdkaart-met-subkaarten-systeem of individuele passen per medewerker die allemaal gekoppeld zijn aan één bedrijfsaccount. De meeste aanbieders stellen geen maximum aan het aantal kaarten dat je kunt aanvragen.
Het hoofdkaartsysteem werkt het meest praktisch voor de meeste bedrijven. Hierbij ontvang je één hoofdkaart voor administratieve doeleinden en daarnaast zoveel werknemerskaarten als nodig. Elke kaart heeft een eigen uniek nummer en pincode, waardoor je precies kunt zien wie waar getankt heeft.
Voor kleinere teams kun je ook kiezen voor individuele tankpassen die allemaal onder één bedrijfsnaam worden geregistreerd. Dit geeft elke medewerker meer autonomie, terwijl jij als werkgever toch het overzicht houdt via één centraal systeem.
Hoe werkt het beheer van tankpassen voor verschillende medewerkers?
Het beheer van meerdere tankpassen gebeurt via een online dashboard waar je alle kaarten kunt monitoren en beheren. Je stelt per medewerker individuele limieten in, bepaalt bij welke tankstations ze kunnen tanken en krijgt realtime inzicht in alle transacties.
Via het beheersysteem kun je verschillende autorisaties instellen per kaart. Denk aan daglimieten, weeklimieten of limieten per tankbeurt. Ook kun je bepalen of een medewerker alleen benzine mag tanken of ook diesel en andere producten. Sommige systemen bieden zelfs de mogelijkheid om tijdsrestricties in te stellen.
De pincodefunctionaliteit zorgt voor extra beveiliging. Elke medewerker krijgt een eigen pincode die hij moet invoeren bij elke tankbeurt. Mocht een kaart verloren gaan, dan kun je deze direct blokkeren via het online systeem, zonder dat dit gevolgen heeft voor de andere kaarten.
Maandelijks ontvang je gedetailleerde rapportages waarin je per medewerker, per voertuig of per periode kunt zien hoeveel er getankt is. Deze informatie kun je eenvoudig exporteren naar je boekhoudpakket voor een vlotte administratie.
Welke kosten zijn verbonden aan meerdere tankpassen voor je team?
De meeste tankpasaanbieders rekenen geen uitgiftekosten voor extra kaarten binnen je bedrijfsaccount. Je betaalt meestal alleen voor de brandstof die je medewerkers tanken, plus eventuele kleine transactiekosten per tankbeurt.
Sommige aanbieders hanteren wel maandelijkse beheerkosten per kaart, maar deze liggen meestal tussen de 1 en 3 euro per kaart per maand. Bij grotere aantallen kaarten krijg je vaak korting op deze beheerkosten.
Transactiekosten variëren per aanbieder en liggen meestal rond de 10 tot 25 cent per tankbeurt. Deze kosten worden automatisch verrekend in je maandelijkse factuur. Door slim te kiezen voor een aanbieder met een groot netwerk kun je besparen op deze transactiekosten.
Veel bedrijven besparen juist geld door het gebruik van tankpassen, omdat je vaak korting krijgt op de brandstofprijs en omdat de administratieve lasten sterk afnemen. Je hoeft geen bonnetjes meer te verzamelen en declaraties te verwerken.
Hoe vraag je praktisch meerdere tankpassen aan voor je medewerkers?
Het aanvragen van meerdere tankpassen begint met het invullen van een bedrijfsaanvraagformulier, waarbij je aangeeft hoeveel kaarten je nodig hebt. Je verstrekt de namen van je medewerkers en eventueel de kentekens van de voertuigen waarvoor de kaarten bestemd zijn.
Voor elke medewerker moet je de volgende informatie verstrekken: volledige naam, functie binnen het bedrijf en bij voorkeur het kenteken van het voertuig dat hij of zij bestuurt. Ook geef je aan welke limieten en autorisaties elke kaart moet krijgen.
De benodigde documenten zijn meestal een uittreksel van de Kamer van Koophandel, een kopie van je identiteitsbewijs als tekenbevoegde en soms een kopie van het kentekenbewijs van de bedrijfsvoertuigen. De verwerkingstijd ligt meestal tussen de 5 en 10 werkdagen.
Na goedkeuring ontvang je alle kaarten tegelijk per post, elk met eigen documentatie en pincode. De pincodes worden vaak apart verstuurd voor extra beveiliging. Je kunt direct beginnen met tanken zodra je de kaarten activeert via het online systeem.
Wil je meer weten over de mogelijkheden voor jouw bedrijf? De AVIA Card biedt uitgebreide oplossingen voor zakelijke klanten met meerdere medewerkers. Voor persoonlijk advies over het beste pakket voor jouw situatie kun je altijd contact met ons opnemen.
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er als een medewerker het bedrijf verlaat met zijn tankpas?
Je kunt de tankpas van een vertrekkende medewerker direct blokkeren via het online beheersysteem zonder gevolgen voor andere kaarten. De kaart wordt onmiddellijk gedeactiveerd en kan niet meer gebruikt worden voor tanken.
Hoe voorkom je misbruik van tankpassen door medewerkers?
Door strikte limieten in te stellen per kaart, realtime monitoring via het dashboard en verplichte pincode-invoer bij elke tankbeurt. Je kunt ook tijdsrestricties instellen en bepalen welke producten per kaart gekocht mogen worden.
Waarom ontvang ik verschillende pincodes voor elke tankpas?
Elke tankpas krijgt een unieke pincode voor maximale beveiliging en traceerbaarheid. Hierdoor kun je precies zien welke medewerker wanneer getankt heeft en voorkom je ongeautoriseerd gebruik van verloren of gestolen kaarten.
Hoe integreer je tankpasgegevens met je bestaande boekhoudpakket?
De meeste tankpasaanbieders bieden exportfuncties waarmee je maandelijkse rapportages direct kunt importeren in gangbare boekhoudpakketten. Dit bespaart veel handmatig invoerwerk en vermindert de kans op administratieve fouten aanzienlijk.
