Hoe voorkom je misbruik van een zakelijke tankpas?

Misbruik van een zakelijke tankpas voorkom je door effectieve controles in te stellen, zoals limieten, pincodes en locatiebeperkingen. Het monitoren van tankpatronen en het herkennen van verdachte activiteiten is essentieel. Door duidelijke richtlijnen voor medewerkers op te stellen en regelmatige controles uit te voeren, bescherm je je bedrijf tegen ongeautoriseerd gebruik en houd je de brandstofkosten onder controle.

Wat zijn de grootste risico’s bij het gebruik van zakelijke tankpassen?

De drie grootste risico’s bij zakelijke tankpassen zijn privégebruik door medewerkers, ongeautoriseerd tanken door derden en administratieve fraude, waarbij transacties worden vervalst. MKB-bedrijven zijn extra kwetsbaar omdat ze vaak minder uitgebreide controlesystemen hebben dan grote ondernemingen.

Privégebruik komt het meest voor en kan aanzienlijke kosten met zich meebrengen. Medewerkers tanken hun privévoertuig of gebruiken de tankpas voor familieleden. Dit gebeurt vaak geleidelijk en valt niet meteen op in de maandelijkse afrekening.

Ongeautoriseerd gebruik ontstaat wanneer tankpassen gestolen worden of pincodes gedeeld worden met onbevoegden. In de transportsector en bij bedrijven met wisselend personeel, zoals uitzendbureaus, is dit risico groter omdat meerdere mensen toegang hebben tot dezelfde voertuigen.

Administratieve fraude is complexer, maar kan grote financiële schade veroorzaken. Dit omvat het manipuleren van kilometerregistraties, het aanpassen van tanktijden of het declareren van niet-bestaande ritten. Kleine bedrijven hebben vaak beperkte tijd voor grondige controles, waardoor deze vorm van misbruik langer onopgemerkt kan blijven.

Hoe stel je effectieve limieten en controles in op je tankpas?

Effectieve beveiliging begint met het instellen van dagelijkse en wekelijkse limieten die aansluiten bij het werkelijke verbruik van je medewerkers. Combineer dit met persoonlijke pincodes, tijdsbeperkingen en locatiebeperkingen om misbruik te voorkomen.

Daglimieten stel je in op basis van het gemiddelde verbruik plus een veiligheidsmarge. Voor een servicemonteur die dagelijks 200 kilometer rijdt, is een daglimiet van 40 à 50 euro realistisch. Wekelijkse limieten voorkomen dat medewerkers hun hele maandbudget in enkele dagen opmaken.

Persoonlijke pincodes zijn cruciaal voor identificatie. Zorg dat elke medewerker een unieke code heeft die regelmatig wordt gewijzigd. Deel pincodes nooit tussen collega’s en zorg voor duidelijke procedures bij ziekte of verlof.

Tijdsbeperkingen helpen bij het voorkomen van privégebruik. Beperk tanken tot werktijden of sta alleen tanken toe tijdens specifieke uren. Voor nooddiensten of 24-uursbedrijven kun je bredere tijdvensters instellen, maar registreer wel waarom er buiten reguliere uren getankt wordt.

Locatiebeperkingen zijn vooral nuttig voor bedrijven met vaste werkgebieden. Door tanken te beperken tot bepaalde regio’s of specifieke tankstations, voorkom je dat medewerkers de pas gebruiken voor privéritten naar andere delen van het land.

Welke signalen wijzen op mogelijk misbruik van tankpassen?

Waarschuwingssignalen voor misbruik zijn plotselinge stijgingen in brandstofkosten, tanken buiten werktijden, ongewone locaties en tankpatronen die niet overeenkomen met werkroosters. Ook frequente kleine tankbeurten of juist ongewoon grote volumes kunnen verdacht zijn.

Onverwachte kostenstijgingen zijn het meest opvallende signaal. Wanneer een medewerker plots 30 à 50% meer tankt zonder duidelijke reden, zoals extra projecten of langere ritten, is nader onderzoek nodig. Let ook op geleidelijke stijgingen over meerdere maanden.

Tanken buiten werktijden vraagt altijd om uitleg. Vooral weekend- en avondtankbeurten zonder geplande werkzaamheden zijn verdacht. Houd rekening met uitzonderingen, zoals spoedklussen, overwerk of dienstreizen.

Geografische afwijkingen vallen op wanneer medewerkers tanken op locaties ver van hun werkgebied of woonplaats. Een installateur die normaal in de regio Amsterdam werkt, maar plots tankt in Maastricht zonder bekende klus daar, verdient aandacht.

Afwijkende tankpatronen, zoals zeer frequente kleine tankbeurten, kunnen duiden op doorverkoop van brandstof. Omgekeerd kunnen ongewoon grote volumes betekenen dat er meerdere voertuigen getankt worden met één pas.

Let ook op tankbeurten kort na elkaar op verschillende locaties, wat fysiek onmogelijk is, of combinaties van diesel en benzine op dezelfde dag, terwijl de medewerker maar één voertuig heeft.

Hoe monitor je tankpasgebruik en voorkom je toekomstig misbruik?

Effectieve monitoring vereist maandelijkse controle van tankrapporten, het vergelijken van brandstofverbruik met gereden kilometers en het opstellen van duidelijke gebruiksrichtlijnen. Automatische waarschuwingen bij afwijkingen maken controle efficiënter.

Controleer maandelijks alle tanktransacties per medewerker. Vergelijk het verbruik met de geplande werkzaamheden, gereden kilometers en eerdere maanden. Gebruik een vast format, zodat afwijkingen snel opvallen. Documenteer opvallende patronen en bespreek deze met de betreffende medewerkers.

Stel duidelijke gebruiksrichtlijnen op die alle medewerkers begrijpen. Beschrijf wanneer de tankpas gebruikt mag worden, welke procedures gelden voor noodgevallen en wat de consequenties zijn van misbruik. Zorg dat alle medewerkers deze richtlijnen ondertekenen.

Voer regelmatige gesprekken met medewerkers over hun tankgedrag. Dit hoeft niet beschuldigend te zijn, maar kan helpen om ongewone patronen te verklaren en bewustzijn te creëren over de kosten van brandstof.

Moderne tankpassen bieden uitgebreide rapportagemogelijkheden. Gebruik deze tools om automatische waarschuwingen in te stellen bij overschrijding van limieten, tanken buiten toegestane tijden of andere afwijkingen.

Voor professionele ondersteuning bij het opzetten van effectieve controles kun je terecht bij specialisten die ervaring hebben met zakelijke tankpassen. De AVIA Card biedt uitgebreide mogelijkheden voor limieten, controles en rapportage die helpen bij het voorkomen van misbruik. Voor persoonlijk advies over de beste beveiligingsinstellingen voor jouw bedrijfssituatie kun je contact opnemen met ervaren adviseurs die meedenken over passende oplossingen.

Door proactief te monitoren en duidelijke procedures te hanteren, bescherm je je bedrijf tegen tankpasmisbruik en houd je de brandstofkosten onder controle. Regelmatige evaluatie en aanpassing van je controlesysteem zorgen ervoor dat je altijd een stap voorblijft op mogelijke risico’s.