Een zakelijke tankkaart vereenvoudigt je administratie doordat alle brandstofkosten automatisch worden geregistreerd en gefactureerd via één overzichtelijk systeem. In plaats van losse bonnetjes en declaraties ontvang je maandelijks één factuur met alle tankbeurten van je medewerkers. Dit bespaart tijd, voorkomt fouten en geeft direct inzicht in je brandstofkosten per voertuig of medewerker.
Wat is een zakelijke tankkaart en hoe werkt deze precies?
Een zakelijke tankpas is een betaalpas waarmee medewerkers brandstof kunnen tanken zonder contant geld of een eigen creditcard te gebruiken. Het systeem registreert automatisch alle transacties en koppelt deze aan je bedrijfsaccount voor een eenvoudige administratie.
De tankpas functioneert via een netwerk van aangesloten tankstations, waar medewerkers kunnen tanken door de pas door de betaalautomaat te halen en eventueel een pincode in te voeren. Alle gegevens, zoals datum, tijd, locatie, getankte liters en bedrag, worden direct vastgelegd in het systeem.
Het verschil met privé tanken zit in de automatische registratie en facturering. Waar particulieren direct betalen en zelf hun uitgaven moeten bijhouden, zorgt de zakelijke tankpas ervoor dat alle transacties automatisch worden verzameld en maandelijks gefactureerd. Dit elimineert de noodzaak voor medewerkers om eigen geld voor te schieten of bonnetjes te bewaren voor declaraties.
Welke administratieve voordelen biedt een tankkaart voor je bedrijf?
De grootste administratieve voordelen zijn geautomatiseerde facturering en digitale overzichten die handmatige invoer overbodig maken. Je ontvangt maandelijks één overzichtelijke factuur in plaats van tientallen losse bonnetjes die handmatig verwerkt moeten worden.
De btw-verrekening wordt aanzienlijk eenvoudiger, omdat alle brandstofaankopen correct geregistreerd staan met de juiste btw-bedragen. Dit voorkomt fouten bij de btw-aangifte en bespaart tijd bij de boekhouding. Digitale overzichten geven direct inzicht in brandstofkosten per voertuig, medewerker of periode.
De kostencontrole verbetert doordat je realtime kunt zien waar en wanneer er getankt wordt. Dit helpt bij het herkennen van ongewone uitgavenpatronen en het optimaliseren van routes. De tijdsbesparing bij de boekhouding is aanzienlijk, omdat alle gegevens digitaal beschikbaar zijn en direct geïmporteerd kunnen worden in boekhoudpakketten.
Hoe voorkom je veelgemaakte fouten bij de administratie van tankpassen?
De meest voorkomende fout is het niet correct registreren van privégebruik van bedrijfsvoertuigen. Zorg ervoor dat medewerkers privétankbeurten apart aangeven, of gebruik limieten en autorisaties om ongewenst gebruik te voorkomen.
De btw-behandeling gaat vaak mis wanneer verschillende brandstoftypes door elkaar worden gehaald of wanneer buitenlandse tankbeurten niet correct worden verwerkt. Controleer maandelijks de facturen op juistheid en zorg voor duidelijke afspraken over welke voertuigen voor welke doeleinden gebruikt mogen worden.
Compliance met fiscale regelgeving vereist dat je een duidelijke scheiding aanbrengt tussen zakelijk en privégebruik. Leg dit goed vast en zorg ervoor dat je systeem voldoet aan de eisen van de Belastingdienst voor aftrekbare kosten. Stel duidelijke procedures op voor medewerkers over het gebruik van de tankpas en controleer regelmatig of deze worden nageleefd.
Welke tankkaart past het beste bij jouw type bedrijf?
Voor installateurs en technische dienstverleners is een tankpas met een breed netwerk en flexibele limieten ideaal, omdat medewerkers door heel Nederland bij klanten werken. Thuiszorgorganisaties hebben baat bij een systeem dat privévoertuigen ondersteunt, met een duidelijke registratie per cliënt of route.
Rijscholen profiteren van tankpassen met kortingsregelingen voor intensief gebruik en mogelijkheden om de btw correct te verrekenen voor lesvoertuigen. Transportbedrijven en taxiondernemers hebben 24/7 toegang nodig tot een groot netwerk van tankstations, bij voorkeur met sneltankfaciliteiten.
De AVIA Card biedt toegang tot meer dan 1.000 locaties in Nederland en ruim 2.500 in Europa, met volledig instelbare pincodes, limieten en autorisaties per kaart. Voor uitzendbureaus en bedrijven met wisselend personeel zijn de flexibele autorisaties bijzonder geschikt om controle te houden over het gebruik.
Wil je weten welke tankpas het beste aansluit bij jouw specifieke bedrijfssituatie? Neem dan contact op voor persoonlijk advies over de mogelijkheden die het beste passen bij jouw branche en administratieve wensen.
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er als een medewerker zijn tankpas verliest of deze gestolen wordt?
Blokkeer de kaart onmiddellijk via de klantenservice van je tankkaartprovider om misbruik te voorkomen. De meeste aanbieders verstrekken binnen 24-48 uur een vervangende kaart, zodat je medewerker weer kan tanken zonder onderbreking van werkzaamheden.
Hoe stel je limieten in om ongecontroleerd tankgedrag tegen te gaan?
Je kunt per kaart daglimieten, weeklimieten en maximumbedragen per tankbeurt instellen via het online beheerportaal. Ook kun je bepaalde tijdstippen blokkeren en geografische beperkingen opleggen, bijvoorbeeld alleen tanken binnen Nederland of in bepaalde regio's waar je medewerkers actief zijn.
Waarom krijg je soms verschillende btw-tarieven op één tankkaartfactuur?
Dit gebeurt wanneer er in verschillende landen wordt getankt, omdat elk land eigen btw-tarieven hanteert. Ook kunnen verschillende brandstoftypes (benzine, diesel, AdBlue) verschillende btw-percentages hebben, wat resulteert in een gespecificeerde factuur met meerdere btw-regels.
Hoe integreer je tankkaartgegevens automatisch in je boekhoudpakket?
De meeste tankkaartproviders bieden CSV-exports of directe koppelingen met populaire boekhoudpakketten zoals Exact, AFAS of Twinfield. Via deze automatische import worden alle transacties direct op de juiste kostenposten geboekt, inclusief btw-verwerking en voertuigspecifieke toewijzing.
