Hoe koppel je een tankpas aan een specifiek voertuig?

Een tankpas aan een specifiek voertuig koppelen betekent dat je de tankpas alleen kunt gebruiken voor dat ene voertuig door middel van kentekenkoppeling, pincodes of andere autorisatiemethoden. Dit biedt bedrijven volledige controle over brandstofkosten, voorkomt misbruik en vereenvoudigt de administratie doordat elke tanktransactie direct aan het juiste voertuig wordt gekoppeld.

Wat betekent het om een tankpas aan een voertuig te koppelen?

Voertuigkoppeling bij tankpassen houdt in dat elke tankpas uitsluitend kan worden gebruikt voor een vooraf bepaald voertuig. Dit gebeurt door het kenteken, chassisnummer of een unieke voertuigcode aan de tankpas te koppelen in het systeem van de tankpasaanbieder.

Deze koppeling werkt als een digitale beveiligingslaag die automatisch controleert of de juiste tankpas bij het juiste voertuig wordt gebruikt. Bij elke tanktransactie wordt gecontroleerd of het kenteken dat bij de pomp wordt ingevoerd overeenkomt met de geregistreerde voertuiggegevens op de tankpas.

Voor mkb-bedrijven betekent dit concrete voordelen in de dagelijkse praktijk. Installatiebedrijven kunnen bijvoorbeeld per bedrijfsbus een aparte tankpas uitgeven, waardoor elke medewerker alleen kan tanken met zijn eigen voertuig. Rijscholen profiteren van de zekerheid dat lesauto’s niet voor privédoeleinden worden gebruikt om te tanken.

Welke methoden bestaan er om tankpassen aan voertuigen te koppelen?

Er bestaan verschillende technische methoden om tankpassen aan voertuigen te koppelen, elk met eigen voor- en nadelen. Kentekenkoppeling is de meest gebruikte methode, waarbij het kenteken bij elke tanktransactie ingevoerd moet worden.

Bij kentekenkoppeling voert de bestuurder het kenteken in op het pompscherm of geeft dit door aan het tankstationpersoneel. Het systeem controleert automatisch of dit kenteken gekoppeld is aan de gebruikte tankpas. Deze methode werkt betrouwbaar en wordt breed ondersteund door tankstations.

RFID-technologie biedt een meer geavanceerde oplossing, waarbij een chip in het voertuig wordt geplaatst die automatisch communiceert met de tankinstallatie. Dit elimineert handmatige invoer, maar vereist speciale apparatuur bij tankstations.

Pincodesystemen vormen een alternatieve methode, waarbij elke bestuurder een unieke pincode krijgt die alleen werkt in combinatie met het geregistreerde voertuig. Deze methode biedt flexibiliteit, maar vereist goede afspraken over het delen en beheren van pincodes binnen bedrijven.

Hoe stel je voertuigspecifieke beperkingen in op een tankpas?

Voertuigspecifieke beperkingen stel je in via het online beheerportaal van je tankpasaanbieder door per voertuig limieten en restricties te configureren. Je kunt brandstoftypebeperkingen instellen, zodat dieselvoertuigen alleen diesel kunnen tanken en benzineauto’s uitsluitend benzine.

Met tanklimieten per dag, week of maand voorkom je ongewoon hoge tankkosten en potentieel misbruik. Voor een gemiddelde bedrijfswagen stel je bijvoorbeeld een limiet in van 150 euro per week, terwijl een kleine bestelbus mogelijk 200 euro per week nodig heeft.

Tijdsvensters bepalen wanneer er getankt mag worden. Thuiszorgorganisaties kunnen bijvoorbeeld instellen dat hun medewerkers alleen tijdens werkuren tussen 7.00 en 19.00 uur kunnen tanken. Voor taxibedrijven die 24/7 opereren, blijft onbeperkte toegang noodzakelijk.

Locatiebeperkingen beperken het tanken tot specifieke regio’s of tankstationketens. Dit is handig voor bedrijven die regionaal werken of voordelige contracten hebben met bepaalde aanbieders. Installatiebedrijven kunnen bijvoorbeeld het tanken beperken tot hun werkgebied om onnodig lange ritten te voorkomen.

Waarom zou je een tankpas aan een specifiek voertuig willen koppelen?

Voertuigkoppeling biedt bedrijven fraudepreventie en kostenbeheer door ongeautoriseerd gebruik van tankpassen te voorkomen. Medewerkers kunnen de tankpas niet gebruiken voor privévoertuigen en tankpassen kunnen niet onderling worden uitgewisseld tussen verschillende voertuigen.

Voor installatiebedrijven betekent dit dat elke monteur verantwoordelijk blijft voor de brandstofkosten van zijn eigen bedrijfsbus. Bij onverwacht hoge kosten weet je direct welke medewerker en welk voertuig dit betreft, wat gerichte gesprekken mogelijk maakt over rijgedrag of mogelijke problemen.

Rijscholen profiteren van de zekerheid dat instructeurs lesauto’s niet privé kunnen gebruiken in het weekend. De koppeling garandeert dat alle brandstofkosten daadwerkelijk gerelateerd zijn aan rijlessen en bedrijfsactiviteiten.

Thuiszorgorganisaties krijgen inzicht in de werkelijke reiskosten per medewerker en kunnen deze koppelen aan cliëntbezoeken. Dit vereenvoudigt de verantwoording richting zorgverzekeraars en zorgt voor transparante kostenbeheersing.

De administratieve vereenvoudiging ontstaat doordat elke tanktransactie automatisch wordt gekoppeld aan het juiste voertuig en de bijbehorende kostenplaats. Dit bespaart uren administratief werk en reduceert fouten bij het verwerken van tankbonnen.

Wat zijn de beste praktijken voor tankpas-voertuigkoppeling in het mkb?

De juiste koppelingsstrategie kies je op basis van je bedrijfstype en de mate van controle die je wilt. Voor bedrijven met een vast wagenpark en vaste bestuurders per voertuig is strikte kentekenkoppeling de meest effectieve aanpak.

Bij flexibel wagenparkbeheer, waar medewerkers verschillende voertuigen gebruiken, werk je beter met pincodesystemen in combinatie met voertuigregistratie. Dit biedt voldoende flexibiliteit, terwijl je toch overzicht houdt op wie wanneer waar tankt.

Training van medewerkers is essentieel voor succesvol gebruik. Leg uit hoe het systeem werkt, wat de voordelen zijn en hoe zij moeten handelen bij problemen. Medewerkers die begrijpen waarom voertuigkoppeling belangrijk is, werken beter mee aan een correcte implementatie.

Integratie met je bestaande administratiesystemen maximaliseert de voordelen van voertuigkoppeling. Veel tankpasaanbieders bieden automatische export naar boekhoudpakketten, waardoor tankgegevens direct op de juiste kostenplaats terechtkomen.

Voor persoonlijk advies over de beste tankpasoplossing voor jouw specifieke bedrijfssituatie kun je contact opnemen via onze contactpagina. We denken graag met je mee over de optimale configuratie voor jouw wagenpark. De AVIA Card biedt uitgebreide mogelijkheden voor voertuigkoppeling en kan volledig worden aangepast aan jouw bedrijfsbehoeften.