Ja, je kunt tijdelijke tankpassen uitgeven aan medewerkers voor korte of wisselende werkperiodes. Deze flexibele tankpasoplossingen zijn ideaal voor seizoensmedewerkers, uitzendkrachten, projectteams of bedrijven met een fluctuerend personeelsbestand. Tijdelijke tankpassen bieden dezelfde voordelen als reguliere zakelijke tankkaarten, maar met een aangepaste geldigheidsduur en limieten die perfect aansluiten bij tijdelijke werkbehoeften.
Wat zijn tijdelijke tankpassen en wanneer heb je ze nodig?
Tijdelijke tankpassen zijn zakelijke tankkaarten met een beperkte geldigheidsduur die speciaal ontworpen zijn voor kortdurend gebruik. Ze functioneren identiek aan reguliere tankpassen, maar zijn geconfigureerd voor specifieke tijdsperiodes, van enkele weken tot enkele maanden.
Deze oplossing is perfect voor verschillende bedrijfssituaties. Seizoensbedrijven zoals tuincentra of bouwbedrijven gebruiken tijdelijke tankpassen voor extra personeel tijdens drukke periodes. Uitzendbureaus geven ze uit aan tijdelijke krachten die bedrijfswagens gebruiken. Projectbedrijven in de ICT of consultancy kunnen ze inzetten voor kortlopende opdrachten waarbij medewerkers veel onderweg zijn.
Het grote voordeel ten opzichte van vaste tankkaarten is de flexibiliteit. Je betaalt alleen voor de periode waarin je ze daadwerkelijk nodig hebt. Bovendien voorkom je administratieve rompslomp met declaraties en voorschotten voor tijdelijke medewerkers. De kaarten kunnen direct gedeactiveerd worden wanneer het dienstverband eindigt.
Hoe werkt het uitgeven van tijdelijke tankpassen in de praktijk?
Het aanvragen van tijdelijke tankpassen is een eenvoudig digitaal proces dat meestal binnen 24 uur afgehandeld wordt. Je geeft online de gewenste geldigheidsduur, limieten en gebruiksbeperkingen op.
De meeste aanbieders bieden twee opties: fysieke kaarten die per post verstuurd worden, of digitale activering van bestaande kaarten met tijdelijke autorisatie. Bij digitale activering ontvangen medewerkers een tijdelijke pincode die gekoppeld wordt aan hun bestaande bedrijfspas.
Voor elke tijdelijke tankpas stel je specifieke parameters in. Dit omvat daglimieten, weeklimieten, toegestane brandstoftypes en geografische beperkingen. Je kunt bijvoorbeeld instellen dat de pas alleen gebruikt mag worden voor diesel en maximaal 100 euro per week. Ook kun je bepalen of de pas alleen in Nederland geldig is of ook in het buitenland gebruikt mag worden.
De controle blijft volledig in jouw handen. Via een online dashboard zie je realtime alle transacties en kun je kaarten direct blokkeren of limieten aanpassen. Automatische meldingen waarschuwen je bij ongewoon gebruik.
Welke administratieve voordelen bieden tijdelijke tankpassen?
Tijdelijke tankpassen elimineren de administratieve chaos van declaraties en voorschotten voor kortlopende medewerkers. Alle transacties worden automatisch geregistreerd en verwerkt in één maandelijkse factuur.
De btw-verwerking gebeurt automatisch correct, wat vooral belangrijk is bij tijdelijke medewerkers die mogelijk niet bekend zijn met de juiste declaratieprocedures. Je ontvangt gedetailleerde rapporten per medewerker, per voertuig of per project, waardoor kostentoerekening eenvoudig wordt.
Vergeleken met traditionele declaratiemethoden bespaar je aanzienlijk op administratieve tijd. Geen bonnetjes meer die zoekraken, geen foute bedragen op declaratieformulieren en geen discussies over privégebruik. Het systeem registreert automatisch tijd, locatie en hoeveelheid van elke tanksessie.
Voor projectmatig werkende bedrijven is de rapportagefunctie bijzonder waardevol. Je kunt brandstofkosten direct toerekenen aan specifieke klanten of projecten, wat de facturatie en winstgevendheidsanalyse vereenvoudigt.
Wat zijn de kosten en voorwaarden voor tijdelijke tankpassen?
De kosten voor tijdelijke tankpassen bestaan meestal uit een kleine eenmalige activeringsvergoeding plus de normale brandstofprijzen zonder extra transactiekosten. Veel aanbieders rekenen geen maandelijkse abonnementskosten voor tijdelijke kaarten.
Set-upkosten variëren tussen de 5 en 15 euro per tijdelijke pas, afhankelijk van de gewenste geldigheidsduur en functionaliteiten. Een langere geldigheidsduur betekent vaak lagere kosten per maand. Sommige aanbieders bieden kortingen bij afname van meerdere tijdelijke passen tegelijk.
Borgstellingen zijn meestal niet nodig voor tijdelijke passen met lage limieten. Bij hogere limieten of een langere geldigheidsduur kan een beperkte borgstelling gevraagd worden. Kredietbeoordelingen zijn vaak eenvoudiger dan bij reguliere tankkaarten, omdat het risico beperkt is door de korte looptijd en lagere limieten.
Tariefstructuren zijn transparant en voorspelbaar. Je betaalt de actuele pompprijs zonder extra marges, plus eventuele netwerkkosten die ook bij reguliere tankkaarten gelden.
Hoe kies je de beste tijdelijke tankpasoplossing voor jouw bedrijf?
De beste tijdelijke tankpasoplossing hangt af van je specifieke bedrijfsbehoeften en gebruikspatronen. Belangrijke factoren zijn netwerkdekking, gebruiksgemak, integratiemogelijkheden en kostentransparantie.
Netwerkdekking is cruciaal als je medewerkers landelijk opereren. Kies een aanbieder met een breed netwerk van tankstations, zodat medewerkers altijd in de buurt kunnen tanken. Voor internationale projecten is Europese dekking belangrijk.
Gebruiksgemak bepaalt de acceptatie door je medewerkers. Zoek naar oplossingen met duidelijke instructies, goede klantenservice en gebruiksvriendelijke apps. Integratiemogelijkheden met je bestaande administratie- of HR-systemen kunnen veel tijd besparen.
We bieden met de AVIA Card flexibele oplossingen voor tijdelijke tankbehoeften. Onze tijdelijke tankpassen kunnen volledig naar wens geconfigureerd worden met persoonlijke pincodes, limieten en specifieke autorisaties. Je kunt tanken bij meer dan 1.000 locaties in Nederland en ruim 2.500 in Europa.
Wil je weten welke tijdelijke tankpasoplossing het beste bij jouw bedrijfssituatie past? Neem contact met ons op voor persoonlijk advies. We denken graag met je mee over de optimale oplossing voor jouw specifieke behoeften en helpen je bij de implementatie.
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er als een tijdelijke medewerker de tankpas verliest of misbruikt?
Bij verlies kun je de pas direct blokkeren via het online dashboard en indien nodig een vervangingspas aanvragen. Misbruik wordt voorkomen door de ingestelde limieten en geografische beperkingen, en alle transacties zijn realtime traceerbaar voor snelle detectie van ongebruikelijke activiteiten.
Hoe snel kan ik tijdelijke tankpassen activeren voor nieuwe medewerkers?
Digitale activering van tijdelijke tankpassen gebeurt meestal binnen enkele uren na aanvraag. Bij fysieke kaarten duurt levering 1-2 werkdagen. Voor spoedgevallen bieden sommige aanbieders same-day digitale oplossingen waarbij bestaande kaarten tijdelijk geautoriseerd worden met nieuwe pincodes.
Waarom zou ik tijdelijke tankpassen kiezen boven gewone declaraties?
Tijdelijke tankpassen elimineren administratieve rompslomp, voorkomen verloren bonnetjes en zorgen voor automatische btw-verwerking. Je bespaart tijd op declaratieverwerking, hebt realtime kostenoverzicht en voorkomt discussies over privégebruik door de ingebouwde controles en limieten.
Hoe flexibel kan ik de limieten en geldigheidsduur aanpassen tijdens gebruik?
De meeste systemen bieden volledige flexibiliteit voor realtime aanpassingen van dag- en weeklimieten, geografische beperkingen en geldigheidsduur. Via het online dashboard kun je parameters direct wijzigen zonder extra kosten, zodat je snel kunt inspelen op veranderende projectbehoeften.