Het aanpassen van tankpasinstellingen per medewerker zorgt voor betere kostencontrole, fraudepreventie en administratieve efficiëntie binnen mkb-bedrijven. Door verschillende limieten, beveiligingsopties en gebruiksrechten in te stellen, behoud je overzicht over brandstofkosten, terwijl medewerkers de vrijheid krijgen die ze nodig hebben voor hun werk.
Waarom zou je tankpasinstellingen per medewerker willen aanpassen?
Gepersonaliseerde tankpasinstellingen geven je volledige controle over brandstofkosten en helpen ongewenst gebruik te voorkomen. Door verschillende instellingen per medewerker te hanteren, voorkom je dat kantoormedewerkers onbeperkt kunnen tanken, terwijl buitendienstmedewerkers juist voldoende ruimte krijgen.
De voordelen zijn direct merkbaar in je administratie. In plaats van achteraf uit te zoeken wie waar getankt heeft en waarom bepaalde bedragen zo hoog zijn, weet je vooraf al wat elke medewerker maximaal kan uitgeven. Dit scheelt veel tijd bij het verwerken van tankkosten en voorkomt discussies over privégebruik.
Voor bedrijven met verschillende functies is maatwerk essentieel. Een installateur die dagelijks naar klanten rijdt, heeft andere tankbehoeften dan een accountmanager die voornamelijk op kantoor werkt. Door functiespecifieke instellingen te gebruiken, betaal je niet voor onnodig hoge limieten bij medewerkers die weinig rijden.
Welke tankpasinstellingen kun je precies aanpassen voor medewerkers?
Je kunt daglimieten, weeklimieten en maandlimieten instellen die passen bij de werkzaamheden van elke medewerker. Daarnaast bepaal je welke brandstoftypen zijn toegestaan en op welke tijden er getankt mag worden. Ook geografische beperkingen zijn mogelijk om gebruik binnen bepaalde gebieden te beperken.
De pincode-instellingen bieden extra flexibiliteit. Je kunt kiezen voor persoonlijke pincodes per medewerker of een algemene code voor het hele team. Sommige bedrijven gebruiken verschillende codes voor verschillende afdelingen, wat helpt bij het toewijzen van kosten.
Brandstoftyperestricties zijn handig wanneer je verschillende voertuigen hebt. Zo voorkom je dat diesel wordt getankt in benzineauto’s of dat duurdere brandstoffen worden gekozen terwijl standaardbenzine voldoende is. Tijdvensterbeperkingen helpen bij het voorkomen van tanken buiten werktijd, tenzij dit nodig is voor de functie.
Hoe stel je verschillende limieten in voor verschillende functies?
Bepaal limieten op basis van het werkelijke rijgedrag en de verantwoordelijkheden van elke functie. Buitendienstmedewerkers krijgen hogere limieten dan kantoorpersoneel, terwijl leidinggevenden mogelijk flexibelere instellingen nodig hebben voor onverwachte reizen of klantbezoeken.
Voor installateurs en servicetechnici zijn daglimieten van € 75–100 vaak realistisch, afhankelijk van hun werkgebied. Accountmanagers en vertegenwoordigers hebben meestal maandlimieten nodig die variëren tussen € 200–400. Kantoormedewerkers die incidenteel reizen, kunnen volstaan met € 150 per maand.
Flexibiliteit is belangrijk bij het instellen van limieten. Sommige functies hebben seizoensgebonden verschillen of projectmatige pieken. Door aanpasbare maandlimieten te gebruiken, kun je inspelen op deze variaties zonder de instellingen constant te hoeven wijzigen.
Wat zijn de beste beveiligingsinstellingen voor tankpasbeheer?
Verplichte pincodes vormen de basis van goede tankpasbeveiliging. Combineer dit met kilometerstandcontrole en beperkingen op tankfrequentie om ongebruikelijk gebruik direct te signaleren. Automatische meldingen bij afwijkend gedrag helpen bij vroege detectie van problemen.
De balans tussen veiligheid en gebruiksgemak is cruciaal. Te strenge instellingen frustreren medewerkers, terwijl te losse instellingen risico’s opleveren. Een goede aanpak is om te starten met gemiddelde beveiligingsinstellingen en deze aan te passen op basis van ervaring.
Kilometerstandregistratie helpt bij het detecteren van onrealistisch gebruik. Wanneer er veel getankt wordt terwijl de kilometerstand weinig stijgt, kan dit wijzen op privégebruik of andere onregelmatigheden. Tankfrequentiebeperkingen voorkomen dat er meerdere keren per dag getankt wordt, wat meestal niet nodig is voor normaal gebruik.
Hoe monitor en pas je tankpasinstellingen aan na implementatie?
Monitor het tankgedrag via maandelijkse rapportages en let op afwijkende patronen in verbruik, timing en locaties. Analyseer welke medewerkers regelmatig tegen hun limieten aanlopen en welke hun toegewezen bedragen niet gebruiken. Deze informatie helpt bij het optimaliseren van instellingen.
Regelmatige evaluatie van de instellingen zorgt ervoor dat ze blijven aansluiten bij de werkelijkheid. Medewerkers kunnen van functie veranderen, werkgebieden kunnen uitbreiden of krimpen, en bedrijfsprocessen kunnen wijzigen. Plan daarom elk kwartaal een review van alle tankpasinstellingen.
Waarschuwingssignalen zoals plotselinge stijgingen in verbruik, tanken op ongebruikelijke tijden of locaties en overschrijding van limieten vereisen directe aandacht. Door proactieve monitoring kun je problemen oplossen voordat ze escaleren.
De AVIA Card biedt uitgebreide mogelijkheden voor het instellen en beheren van deze verschillende opties per medewerker. Voor persoonlijk advies over de beste instellingen voor jouw specifieke situatie kun je contact opnemen voor een vrijblijvend gesprek over de mogelijkheden.
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er als een medewerker zijn tanklimiet overschrijdt?
De tankpas wordt automatisch geblokkeerd wanneer de ingestelde limiet wordt bereikt. De medewerker kan dan niet meer tanken tot de limiet wordt verhoogd of de volgende periode begint, afhankelijk van je instellingen.
Hoe vaak moet je tankpasinstellingen controleren en aanpassen?
Plan elke drie maanden een review van alle instellingen om te controleren of deze nog aansluiten bij werkelijke behoeften. Bij functiewijzigingen of nieuwe projecten kun je direct aanpassingen doorvoeren voor optimale kostencontrole.
Waarom krijgen sommige medewerkers foutmeldingen bij het tanken ondanks correcte instellingen?
Foutmeldingen ontstaan vaak door onjuiste kilometerstandinvoer, tanken buiten toegestane tijdvensters of gebruik van niet-toegestane brandstoftypes. Controleer of alle instellingen overeenkomen met de werkelijke situatie van de medewerker.
Hoe voorkom je dat medewerkers hun tankpas gebruiken voor privédoeleinden?
Combineer kilometerstandcontrole met tankfrequentiebeperkingen en geografische restricties. Monitor regelmatig het tankgedrag via rapportages en stel waarschuwingen in voor afwijkende patronen zoals tanken buiten werktijd of ongebruikelijke locaties.