Bij zakelijke tankkaarten wordt de betaling achteraf verwerkt via maandelijkse facturen en automatische incasso. In plaats van direct te betalen bij het tanken, registreert het systeem elke transactie en wordt deze later via je bedrijfsrekening verwerkt. De AVIA Card werkt volgens dit principe en biedt volledige controle over uitgaven met gedetailleerde rapportages per medewerker en voertuig.
Wat gebeurt er precies wanneer je een zakelijke tankkaart gebruikt?
Wanneer je een zakelijke tankpas in de automaat steekt, start er een real-time verificatieproces tussen het tankstation en de kaartmaatschappij. Het systeem controleert binnen enkele seconden of de kaart geldig is, of er voldoende krediet beschikbaar is en of de transactie binnen de ingestelde limieten valt.
Het technische proces verloopt als volgt: na het invoeren van je pincode stuurt het tankstation de transactiegegevens naar de centrale database van de kaartmaatschappij. Deze controleert je autorisaties, daglimieten en eventuele restricties op producttype of locatie. Bij goedkeuring krijg je direct toestemming om te tanken.
Tijdens het tanken worden alle gegevens geregistreerd: locatie, tijdstip, hoeveelheid, brandstoftype en totaalbedrag. Deze informatie wordt gekoppeld aan je kaart en bedrijfsprofiel. Na afloop ontvang je een bonnetje, maar de daadwerkelijke betaling vindt dan nog niet plaats.
Hoe wordt de betaling van tankkaarttransacties afgehandeld?
De betaling van tankkaarttransacties gebeurt via een uitgestelde betalingsregeling, meestal maandelijks. In tegenstelling tot gewone betaalkaarten wordt het geld niet direct van je rekening afgeschreven, maar verzamelt de kaartmaatschappij alle transacties over een bepaalde periode.
Aan het einde van elke maand stelt de kaartmaatschappij een factuur op met alle tank- en eventuele laadtransacties. Deze factuur bevat gedetailleerde informatie per transactie en wordt meestal binnen een week na afloop van de maand verzonden. De betaling gebeurt vervolgens via automatische incasso op een vooraf afgesproken datum.
Dit systeem biedt cashflowvoordelen omdat je pas 4–6 weken na het tanken daadwerkelijk betaalt. Voor bedrijven betekent dit een betere liquiditeitsplanning en minder administratieve handelingen per tankbeurt. De kaartmaatschappij fungeert als kredietverstrekker voor de tussenliggende periode.
Welke betalingsmethodes zijn mogelijk bij zakelijke tankkaarten?
Automatische incasso is de meest gebruikte betalingsmethode voor zakelijke tankkaarten. Deze methode biedt gemak en zorgt ervoor dat facturen altijd op tijd worden betaald. Daarnaast zijn er verschillende andere opties beschikbaar, afhankelijk van je bedrijfsbehoeften.
De beschikbare betalingsmethodes zijn:
- Automatische incasso: Meest populair vanwege het gemak en de betrouwbaarheid. Geschikt voor alle bedrijfsgroottes en voorkomt betalingsachterstanden.
- Bankoverschrijving: Handmatige betaling per factuur. Geschikt voor bedrijven die de volledige controle over uitgaven willen behouden.
- Kredietfaciliteit: Uitgebreide betalingstermijn voor grotere bedrijven met bewezen kredietwaardigheid.
- Vooruitbetaling: Tegoed opwaarderen voordat er getankt wordt. Geschikt voor startende bedrijven of bij beperkt krediet.
Voor kleine bedrijven is automatische incasso meestal de beste keuze vanwege de eenvoud. Grotere organisaties kiezen vaak voor kredietfaciliteiten om de cashflow te optimaliseren. De keuze hangt af van je bedrijfsgrootte, kredietwaardigheid en de gewenste controle over het betalingsproces.
Wat staat er op de maandfactuur van je tankkaart?
De maandfactuur van je tankpas bevat een gedetailleerd overzicht van alle transacties per kaart, inclusief datum, tijdstip, locatie, hoeveelheid, producttype en bedragen. Ook vind je btw-specificaties, kilometerregistratie (indien van toepassing) en eventuele laadtransacties op één factuur.
Een typische factuur toont de volgende informatie per transactie:
- Kaartnummer en naam van de kaarthouder
- Datum en tijdstip van de transactie
- Locatie van het tankstation (naam en adres)
- Type brandstof (Euro 95, diesel, LPG)
- Aantal liters en prijs per liter
- Totaalbedrag inclusief en exclusief btw
- Kilometerstand (indien ingevoerd)
Deze gedetailleerde informatie helpt enorm bij de administratie en kostenbeheersing. Je kunt gemakkelijk controleren welke medewerker waar heeft getankt, brandstofkosten per voertuig analyseren en btw-aangiftes correct invullen. Veel facturen bieden ook digitale exportmogelijkheden naar boekhoudpakketten.
Voor een optimale brandstofadministratie is het belangrijk om de factuurgegevens maandelijks te controleren en eventuele afwijkingen direct te melden. Wil je meer weten over de mogelijkheden van zakelijke tankkaarten of heb je vragen over de administratieve verwerking? Neem dan contact met ons op voor persoonlijk advies over de beste oplossing voor jouw bedrijf.
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er als mijn tankkaart wordt geweigerd bij het tankstation?
Bij weigering controleer je eerst of je pincode correct is en of je binnen de daglimieten tankt. Neem contact op met de kaartmaatschappij als het probleem aanhoudt, mogelijk zijn er tijdelijke systeemstoringen of is je kredietlimiet bereikt.
Hoe kan ik voorkomen dat medewerkers de tankkaart misbruiken?
Stel strikte limieten in per kaart, activeer locatiebeperkingen en controleer maandelijks de gedetailleerde facturen. Veel kaartmaatschappijen bieden ook real-time meldingen via e-mail of app wanneer er getankt wordt.
Wanneer wordt het geld daadwerkelijk van mijn bedrijfsrekening afgeschreven?
Bij automatische incasso wordt het bedrag meestal tussen de 10e en 15e van de maand na de factuurmaand afgeschreven. Je ontvangt vooraf een incassomachtiging met de exacte datum en het te innen bedrag.
Wat moet ik doen als ik fouten ontdek op mijn tankkaartfactuur?
Meld factuurfouten binnen 30 dagen schriftelijk bij de kaartmaatschappij met vermelding van het kaartnummer en transactiedetails. Bewaar altijd je tankbonnetjes als bewijs voor eventuele geschillen of administratieve controles.