Welke tijdsbeperkingen kun je instellen?

Tijdsbeperkingen op je zakelijke tankpas zijn instellingen die bepalen wanneer medewerkers kunnen tanken. Je kunt verschillende tijdslimieten instellen, zoals werkdagen, specifieke uren of weekendblokkering, om brandstofkosten te controleren en misbruik te voorkomen. Deze functie helpt mkb-bedrijven hun wagenpark beter te beheren en administratieve processen te vereenvoudigen.

Wat zijn tijdsbeperkingen bij zakelijke tankpassen?

Tijdsbeperkingen zijn controlemechanismen waarmee je bepaalt wanneer je zakelijke tankpas gebruikt kan worden voor brandstoftransacties. Deze instellingen werken als digitale filters die alleen tanken toestaan binnen vooraf ingestelde tijdvensters.

Bedrijven gebruiken tijdsbeperkingen om verschillende redenen. Ze voorkomen dat medewerkers buiten werktijd privé tanken met de bedrijfstankpas. Ook helpen ze bij het beperken van nachtelijke brandstoftransacties, tenzij dit noodzakelijk is voor het bedrijf. Voor installatiebedrijven, transporteurs en andere mkb-ondernemingen betekent dit meer controle over brandstofkosten en minder administratieve hoofdpijn.

Het systeem werkt eenvoudig: wanneer iemand probeert te tanken buiten de toegestane tijden, wordt de transactie automatisch geweigerd. De tankpas blijft verder volledig functioneel binnen de ingestelde tijdvensters. Dit geeft bedrijfsleiders de zekerheid dat hun brandstofbudget alleen gebruikt wordt voor zakelijke doeleinden.

Welke soorten tijdslimieten kun je instellen op je tankpas?

Je kunt verschillende tijdsbeperkingen combineren om een systeem te creëren dat perfect aansluit bij jouw bedrijfsvoering. De meest gebruikte opties zijn werkdagbeperkingen, waarbij tanken alleen mogelijk is van maandag tot en met vrijdag.

Dagelijkse tijdlimieten stellen je in staat om specifieke uren in te stellen, bijvoorbeeld van 06.00 tot 22.00 uur. Dit voorkomt nachtelijk tanken, tenzij je bedrijf dit vereist. Weekendblokkering is populair bij kantoorgebonden bedrijven die geen weekendactiviteiten hebben.

Voor seizoensgebonden bedrijven, zoals installatiebedrijven, zijn er flexibele instellingen mogelijk. Je kunt verschillende tijdvensters instellen voor winter- en zomerperiodes. Ook kun je specifieke dagen volledig blokkeren, zoals feestdagen of bedrijfsvakantieperiodes.

Sommige bedrijven kiezen voor noodtoegangsinstellingen, waarbij bepaalde medewerkers wel buiten kantooruren kunnen tanken. Dit is handig voor servicetechnici of chauffeurs die onregelmatige diensten hebben.

Hoe stel je tijdsbeperkingen in op je AVIA Card?

Het instellen van tijdsbeperkingen op je AVIA Card gebeurt via het online beheerportaal, waar je alle kaartinstellingen kunt aanpassen. Je hebt je klantnummer, kaartgegevens en eventueel je pincode nodig om wijzigingen door te voeren.

Log in op het online portaal en navigeer naar de sectie ‘Kaartbeheer’ of ‘Instellingen’. Hier vind je de optie ‘Tijdsbeperkingen’, waar je per kaart verschillende tijdvensters kunt instellen. Selecteer de gewenste dagen van de week en voer de begin- en eindtijden in.

Via de AVIA-app kun je ook tijdsbeperkingen aanpassen, wat handig is voor snelle wijzigingen onderweg. De app toont direct welke instellingen actief zijn en wanneer deze van kracht worden.

Heb je liever persoonlijk contact? Dan kun je ook bellen met de klantenservice. Zij kunnen de tijdsbeperkingen voor je instellen en uitleggen welke opties het beste passen bij jouw bedrijfsvoering. Wijzigingen worden meestal binnen enkele uren actief.

Waarom zijn tijdsbeperkingen belangrijk voor mkb-bedrijven?

Fraudepreventie staat voorop bij tijdsbeperkingen voor mkb-bedrijven. Medewerkers kunnen niet meer buiten werktijd privé tanken, wat direct resulteert in lagere en meer voorspelbare brandstofkosten.

Voor installatiebedrijven, rijscholen en transporteurs betekent dit een eenvoudigere administratie. Je hoeft niet meer elke transactie te controleren op tijdstip en zakelijke noodzaak. De tijdsbeperkingen doen dit automatisch voor je.

Kostenbeheersing wordt veel effectiever, omdat je brandstofverbruik beter voorspelbaar wordt. Uitzendbureaus met wisselend personeel kunnen bijvoorbeeld voorkomen dat poolauto’s buiten werktijd gebruikt worden voor privédoeleinden.

Compliance met het bedrijfsbeleid wordt geautomatiseerd. In plaats van achteraf controleren of medewerkers zich aan de regels houden, voorkom je overtredingen van tevoren. Dit bespaart tijd en voorkomt ongemakkelijke gesprekken over tankgedrag.

Wat gebeurt er als je buiten de ingestelde tijden probeert te tanken?

Wanneer je buiten de toegestane tijden probeert te tanken, wordt de transactie automatisch geweigerd door het systeem. Op het display van de tankautomaat verschijnt een melding dat de kaart tijdelijk niet gebruikt kan worden.

De foutmelding geeft meestal aan dat de transactie buiten de toegestane tijden plaatsvindt. Je tankpas blijft geldig, maar werkt pas weer binnen de ingestelde tijdvensters. Dit voorkomt verwarring over de vraag of de kaart defect is.

Voor noodsituaties kun je contact opnemen met de klantenservice om tijdelijke uitzonderingen aan te vragen. Leg uit waarom tanken buiten de normale tijden noodzakelijk is, bijvoorbeeld voor spoedklussen of onverwachte werkzaamheden.

Sommige bedrijven richten speciale noodprocedures in, waarbij bepaalde medewerkers wel buiten kantooruren kunnen tanken. Dit vereist vooraf overleg en aanpassing van de kaartinstellingen. Voor meer informatie over het aanpassen van je tijdsbeperkingen kun je altijd contact met ons opnemen.