Brandstofkosten bijhouden, bonnetjes verzamelen, declaraties verwerken en facturen controleren: voor veel bedrijven met een wagenpark is dit een wekelijkse, tijdrovende klus. Toch zijn er slimme manieren om dit proces aanzienlijk te vereenvoudigen. Een tankpas is daarin een van de meest effectieve hulpmiddelen die zakelijke rijders tot hun beschikking hebben. Wil je weten hoe wij dat aanpakken of heb je een specifieke vraag? Neem gerust contact op, we helpen je graag verder.
In dit artikel lichten we vier concrete manieren toe waarop een tankpas wekelijks administratietijd bespaart. Van automatische factuurverwerking tot persoonlijke autorisaties: de voordelen zijn direct merkbaar in de dagelijkse praktijk.
Hoeveel tijd gaat er wekelijks verloren aan brandstofadministratie?
De meeste bedrijven onderschatten hoeveel tijd er daadwerkelijk in brandstofadministratie gaat zitten. Denk aan chauffeurs die bonnetjes bewaren en inleveren, medewerkers die declaraties controleren, boekhouders die individuele facturen verwerken en leidinggevenden die uitgaven per voertuig proberen te overzien. Per werknemer met een leaseauto of bedrijfsvoertuig kan dit al snel oplopen tot een halfuur per week.
Bij een wagenpark van tien voertuigen praat je dan over vijf uur administratief werk per week, alleen al voor brandstof. Over een heel jaar is dat een aanzienlijke hoeveelheid tijd die beter besteed kan worden aan de kernactiviteiten van het bedrijf. Een tankpas lost dit probleem structureel op, en wel op vier manieren.
Automatische factuurverwerking zonder bonnetjes
Elke tankbeurt wordt digitaal geregistreerd op het moment dat de chauffeur tankt. Er hoeven geen papieren bonnetjes meer bewaard, ingeleverd of gescand te worden. Alle transacties worden automatisch gekoppeld aan de juiste kaarthouder en het juiste voertuig.
Dit betekent dat de administratie achter de schermen al klaarstaat tegen de tijd dat de boekhouder aan het werk gaat. Geen stapel kassabonnen meer die ontbreken of onleesbaar zijn geworden. De tijdswinst zit hem niet alleen in het wegvallen van handmatig werk, maar ook in het vermijden van fouten die anders gecorrigeerd moeten worden.
Eén factuur voor het hele wagenpark
In plaats van tientallen losse afrekeningen per voertuig of per tankbeurt, ontvangen bedrijven met een tankpas maandelijks één overzichtelijke factuur. Alle tank- en laadtransacties van het volledige wagenpark staan op één document, gesorteerd en inzichtelijk.
Dit maakt het werk van de financiële afdeling een stuk eenvoudiger. Er hoeft niet meer gezocht te worden naar welke kosten bij welk voertuig horen, en er is geen handmatige samenvoeging van gegevens nodig. Met de AVIA Card voor zakelijk werkt dit precies zo: één maandelijkse factuur voor alle transacties binnen het wagenpark, ongeacht het aantal kaarthouders.
Persoonlijke limieten en autorisaties instellen
Een tankpas biedt meer controle dan een traditionele declaratieprocedure. Per kaarthouder kunnen limieten worden ingesteld: een maximumbedrag per tankbeurt, een dagelijks of wekelijks uitgavenplafond, of beperkingen op het type brandstof dat getankt mag worden.
Dit voorkomt discussies achteraf over onverwachte kosten en maakt het overbodig om elke uitgave individueel goed te keuren. De autorisaties zijn van tevoren ingesteld, waardoor de controle automatisch plaatsvindt op het moment van tanken. Leidinggevenden hoeven niet meer elke declaratie te beoordelen, omdat de grenzen al zijn vastgelegd in het systeem. Dat scheelt wekelijks meerdere goedkeuringsmomenten.
Automatische incasso zonder betalingsopvolging
Naast het verwerken van facturen kost ook de betaling ervan tijd. Facturen moeten worden goedgekeurd, ingevoerd in het betalingssysteem en op de juiste datum worden overgemaakt. Bij meerdere leveranciers en losse facturen is dit een terugkerend aandachtspunt voor de financiële afdeling.
Met een tankpas wordt dit volledig geautomatiseerd. De maandelijkse factuur wordt automatisch geïncasseerd, zonder dat er handmatige stappen nodig zijn. Er hoeft niemand de betaaldatum in de gaten te houden of herinneringen op te volgen. Dit klinkt als een klein detail, maar in de praktijk scheelt het structureel tijd en voorkomt het betalingsachterstanden of vergeten facturen.
Hoeveel tijd bespaart een tankpas concreet per week?
De tijdsbesparing verschilt per bedrijf en hangt af van de omvang van het wagenpark, maar de winst is op meerdere niveaus merkbaar. Chauffeurs hoeven geen bonnetjes meer te bewaren of declaraties in te vullen. Administratief medewerkers verwerken één factuur in plaats van tientallen losse transacties. Leidinggevenden hoeven minder declaraties goed te keuren. En de boekhouding heeft minder correctiewerk door de hogere nauwkeurigheid van digitale registraties.
Opgeteld kan een tankpas bij een middelgroot wagenpark al snel twee tot vier uur administratietijd per week besparen. Dat is tijd die direct terugvloeit naar productievere taken. Wil je ontdekken wat een tankpas voor jouw bedrijf kan betekenen? Neem contact op en we kijken samen naar de beste oplossing voor jouw wagenpark.
Veelgestelde vragen
Wat zijn de kosten van een tankpas voor zakelijk gebruik?
Een tankpas is doorgaans kosteloos of tegen een laag maandelijks bedrag beschikbaar, afhankelijk van de aanbieder en het aantal kaarthouders. De besparing op administratietijd weegt in de praktijk al snel op tegen eventuele kosten, zeker bij een wagenpark van meerdere voertuigen.
Hoe snel kan ik een tankpas in gebruik nemen voor mijn wagenpark?
Na aanvraag en goedkeuring ontvang je de passen doorgaans binnen enkele werkdagen, waarna ze direct geactiveerd en ingesteld kunnen worden met de gewenste limieten en autorisaties. De implementatie vraagt minimale voorbereiding en verstoort de dagelijkse bedrijfsvoering nauwelijks.
Waarom is een tankpas veiliger dan contant betalen of een pinpas gebruiken?
Met een tankpas kun je per kaarthouder exacte limieten en beperkingen instellen, zoals een maximumbedrag per tankbeurt of een specifiek brandstoftype, waardoor ongeautoriseerde uitgaven automatisch worden geblokkeerd. Bij verlies of diefstal kan de pas bovendien direct op afstand worden geblokkeerd zonder financieel risico.
Wanneer is een tankpas ook geschikt voor elektrische voertuigen of hybrides?
Moderne tankpassen zoals de AVIA Card ondersteunen naast traditionele brandstoffen ook laadtransacties voor elektrische en hybride voertuigen, zodat het hele wagenpark onder één factuur en beheersysteem valt. Dit maakt de pas toekomstbestendig, ook als je wagenpark geleidelijk verduurzaamt.
