Een tankpas is voor veel bedrijven onmisbaar geworden. Het regelt het tanken, het laden en de administratie in één keer, zonder dat je elke keer bonnetjes hoeft te verzamelen of declaraties hoeft te verwerken. Maar wist je dat er via het online portaal van een tankpas nog veel meer te regelen valt dan alleen het bekijken van transacties? Van het instellen van limieten tot het opzoeken van laadpunten: het portaal geeft je volledige controle over de mobiliteitskosten van je bedrijf. Heb je vragen over wat er allemaal mogelijk is? Neem gerust contact op, wij helpen je graag verder.
Hieronder zetten we acht handige functies op een rij die je via het online portaal kunt regelen. Of je nu één pas beheert of een heel wagenpark, deze mogelijkheden maken het leven een stuk eenvoudiger.
Persoonlijke pincodes instellen per kaart
Veiligheid begint bij een goede pincode. Via het portaal kun je voor elke tankpas afzonderlijk een persoonlijke pincode instellen. Zo is elke kaart gekoppeld aan één specifieke gebruiker, wat misbruik voorkomt en de controle vergroot.
Dit is vooral handig wanneer meerdere medewerkers elk hun eigen pas hebben. Door unieke pincodes per kaart in te stellen, weet je altijd wie waarvoor heeft getankt. Dat scheelt niet alleen discussies achteraf, maar maakt ook de rapportage een stuk overzichtelijker.
Bestedingslimieten instellen en aanpassen
Met een limiet per kaart houd je de brandstofkosten altijd binnen de perken. Via het portaal stel je eenvoudig in hoeveel er per dag, per week of per maand met een specifieke pas uitgegeven mag worden.
Dit is een effectieve manier om budgetten te bewaken zonder dat je achteraf voor verrassingen staat. Limieten zijn bovendien flexibel: past de situatie van een medewerker of voertuig zich aan, dan pas je de instelling gewoon aan. Geen telefoontjes, geen formulieren, gewoon direct regelen.
Specifieke autorisaties per kaart configureren
Niet elke medewerker heeft toegang nodig tot hetzelfde assortiment. Via het portaal configureer je per kaart welke producten of diensten ermee afgerekend mogen worden. Denk aan het beperken van gebruik tot alleen diesel, of juist het toestaan van ook het laden van elektrische voertuigen.
Deze granulariteit maakt de AVIA Card voor zakelijk bijzonder geschikt voor bedrijven met een gemengd wagenpark. Zo betaal je alleen voor wat relevant is per voertuig of per medewerker, en voorkom je ongewenst gebruik van de pas voor andere doeleinden.
Kaarten activeren, blokkeren of deactiveren
Mensen komen en gaan, en voertuigen worden vervangen. Het portaal maakt het eenvoudig om kaarten direct te activeren bij indiensttreding, tijdelijk te blokkeren bij verlies of diefstal, of definitief te deactiveren wanneer een medewerker vertrekt.
Deze acties zijn direct van kracht, zonder dat je hoeft te wachten op een klantenservice. Dat geeft een gevoel van controle en veiligheid, zeker wanneer er sprake is van een spoedgeval zoals een vermiste pas. Blokkeren duurt letterlijk seconden.
Transactieoverzichten en rapportages inzien
Een goed overzicht van alle transacties is de basis van een gezonde bedrijfsadministratie. Via het portaal zie je in realtime welke pas wanneer en waar is gebruikt, voor welk bedrag en voor welk product.
Deze rapportages zijn niet alleen handig voor de boekhouding, maar ook voor het analyseren van rijgedrag en brandstofverbruik per voertuig of afdeling. Zo signaleer je snel afwijkingen en kun je gerichte keuzes maken om kosten te besparen of processen te optimaliseren.
Facturen en betalingsgegevens beheren
Maandelijks ontvang je één overzichtelijke factuur waarop alle tank- en laadtransacties staan vermeld. Via het portaal zijn deze facturen altijd terug te vinden, te downloaden en te archiveren voor de administratie.
Ook betalingsgegevens zijn via het portaal in te zien en waar nodig aan te passen. Doordat bedragen automatisch worden geïncasseerd, hoef je zelf geen betalingen te initiëren. Dat bespaart tijd en voorkomt vergeten facturen of te late betalingen.
Nieuwe passen aanvragen voor uitbreiding
Groeit het bedrijf of breidt het wagenpark zich uit? Dan is het aanvragen van extra passen via het portaal een kwestie van een paar klikken. Je hoeft niet opnieuw contact op te nemen of een apart formulier in te sturen.
Bij de aanvraag stel je meteen de gewenste instellingen in: pincode, limieten en autorisaties. Zo is een nieuwe pas direct klaar voor gebruik zodra die aankomt, zonder extra handelingen achteraf. Dat maakt opschalen eenvoudig en efficiënt.
Laadpunten en tarieven opzoeken via het portaal
Voor bedrijven met elektrische voertuigen biedt het portaal ook inzicht in laadmogelijkheden. Je kunt laadpunten opzoeken, zien wie de aanbieder is, het actuele tarief bekijken en controleren of een laadpaal op dat moment beschikbaar is.
Dit sluit naadloos aan op de mogelijkheden van de AVIA laadpas, waarmee je toegang hebt tot meer dan 275.000 openbare laadpunten in 27 Europese landen. Alles in één omgeving beheren, van tanken tot laden, maakt het portaal tot een compleet hulpmiddel voor moderne zakelijke mobiliteit. Wil je weten hoe je dit allemaal inricht voor jouw situatie? Neem contact op en wij denken graag met je mee.
Veelgestelde vragen
Wat moet ik doen als een medewerker zijn tankpas verliest?
Via het online portaal blokkeer je een verloren tankpas binnen enkele seconden, zonder dat je hoeft te bellen met de klantenservice. Zodra de pas is teruggevonden of een nieuwe pas is aangevraagd, kun je de blokkering eenvoudig opheffen of een vervangende pas direct activeren met de juiste instellingen.
Hoe snel zijn wijzigingen in limieten of autorisaties actief na het opslaan?
Wijzigingen die je doorvoert in het portaal, zoals aangepaste bestedingslimieten of gewijzigde autorisaties, zijn direct van kracht zodra je ze opslaat. Je hoeft dus niet te wachten op verwerking of bevestiging, wat het portaal ideaal maakt voor situaties waarin snel ingrijpen nodig is.
Waarom is het instellen van specifieke autorisaties per kaart nuttig voor een gemengd wagenpark?
Met specifieke autorisaties per kaart zorg je ervoor dat elke medewerker of elk voertuig alleen toegang heeft tot de producten en diensten die relevant zijn, zoals uitsluitend diesel of ook elektrisch laden. Dit voorkomt ongewenst gebruik van de pas en zorgt voor een nauwkeurigere kostenverdeling per voertuig of afdeling.
Wanneer is het aanvragen van een extra tankpas via het portaal de beste keuze?
Het aanvragen van een extra pas via het portaal is ideaal wanneer je bedrijf groeit of het wagenpark wordt uitgebreid, omdat je de nieuwe pas direct voorziet van de juiste pincode, limieten en autorisaties. Zo is de pas meteen inzetbaar bij aankomst, zonder extra handelingen of contact met de klantenservice.
