Een tankpas voor zakelijk gebruik klinkt eenvoudig, maar zodra je meerdere chauffeurs, voertuigen of vestigingen hebt, komt er al snel meer bij kijken. Hoe zorg je ervoor dat iedereen op de juiste locaties kan tanken, zonder dat de administratie uit de hand loopt? In deze blog leggen we stap voor stap uit hoe je een tankpas effectief inzet voor een grotere organisatie. Heb je vragen over jouw specifieke situatie? Neem gerust contact op, we helpen je graag verder.
Of je nu een klein wagenpark beheert of een vloot met tientallen voertuigen, de manier waarop je een tankpas instelt en beheert bepaalt voor een groot deel hoe soepel de dagelijkse logistiek verloopt. De tips hieronder zijn praktisch toepasbaar en helpen je veelgemaakte valkuilen te vermijden.
Tankpas instellen voor meerdere locaties en chauffeurs
Een zakelijke tankpas werkt het best wanneer hij van meet af aan goed is geconfigureerd. Dat betekent: nadenken over wie waarvoor geautoriseerd is, nog voordat de eerste chauffeur de weg op gaat. Bij de AVIA Card voor zakelijk is het mogelijk om per kaart persoonlijke pincodes, limieten en specifieke autorisaties in te stellen. Zo bepaal jij precies welke chauffeur welk type brandstof mag tanken, op welke locaties en tot welk bedrag.
Een handige aanpak is om per voertuig of per chauffeur een aparte kaart aan te vragen. Dit maakt het eenvoudiger om het gebruik bij te houden en eventuele afwijkingen snel te signaleren. Zorg er ook voor dat chauffeurs weten welke locaties binnen het netwerk vallen, zodat ze niet onnodig omrijden of buiten het netwerk tanken. Goede voorbereiding scheelt veel correcties achteraf.
Hoeveel tanklocaties zijn beschikbaar met een zakelijke pas?
Het netwerk dat beschikbaar is met een zakelijke tankpas is een van de meest praktische factoren om op te letten bij je keuze. Met de AVIA Card tank je bij meer dan 1.000 locaties verspreid over Nederland en bij ruim 2.500 locaties in Europa. Dat maakt de pas geschikt voor zowel regionale als internationale rijders.
Voor bedrijven met chauffeurs die regelmatig de grens overgaan, is een breed Europees netwerk geen luxe maar een noodzaak. Het voorkomt dat chauffeurs met eigen geld moeten voorschieten of omrijden naar een geautoriseerde locatie. Controleer bij het aanvragen van een tankpas altijd of de landen en regio’s waar jouw chauffeurs rijden goed gedekt zijn binnen het netwerk.
Administratie en facturatie bij meerdere gebruikers
Een van de grootste voordelen van een goed georganiseerde tankpas is de vereenvoudigde administratie. In plaats van losse bonnetjes te verzamelen of declaraties te verwerken, ontvang je maandelijks één overzichtelijke factuur waarop alle transacties per kaart staan vermeld. De bedragen worden automatisch geïncasseerd, wat de administratieve last voor de financiële afdeling aanzienlijk vermindert.
Bij meerdere gebruikers is het verstandig om de kaarten te koppelen aan een herkenbare referentie, zoals een kenteken, een kostenplaats of een naam. Zo is het bij het ontvangen van de factuur direct duidelijk welke kosten aan welk voertuig of welke afdeling toegerekend moeten worden. Dit maakt interne verrekening een stuk eenvoudiger en bespaart tijd bij de maandafsluiting.
Veelgemaakte fouten bij het beheren van een tankpas
Zelfs met een goed systeem gaat er soms iets mis. Een van de meest voorkomende fouten is het niet instellen van limieten per kaart. Zonder limiet kan een chauffeur onbedoeld veel meer tanken dan de bedoeling is, wat pas aan het einde van de maand zichtbaar wordt op de factuur. Stel daarom altijd een realistisch dagelijks of maandelijks limiet in, afgestemd op het gemiddelde gebruik van het betreffende voertuig.
Een andere veelgemaakte fout is het niet tijdig blokkeren van een kaart wanneer een chauffeur uit dienst gaat of een voertuig wordt verkocht. Een actieve kaart die niet meer in gebruik zou moeten zijn, vormt een onnodig financieel risico. Zorg voor een duidelijk intern proces waarbij het deactiveren van een tankpas standaard onderdeel is van de offboarding van een medewerker of de afstoting van een voertuig.
Tot slot onderschatten veel bedrijven het belang van regelmatige controle van de transactieoverzichten. Door maandelijks de factuur kritisch door te nemen, is het mogelijk om afwijkend gebruik vroegtijdig te signaleren en bij te sturen.
Tankpas combineren met een laadpas voor gemengde vloot
Steeds meer bedrijven rijden met een gemengde vloot, waarbij zowel conventionele voertuigen als elektrische auto’s in gebruik zijn. In dat geval is het praktisch om de tankpas te combineren met een laadpas, zodat alle mobiliteitskosten via één systeem worden bijgehouden en gefactureerd.
Wij bieden naast de AVIA Card ook de AVIA laadpas aan, waarmee chauffeurs kunnen laden bij ruim 275.000 openbare laadpunten in 27 Europese landen. Er wordt nooit een starttarief gerekend voor een laadsessie, en via de AVIA laden app is altijd inzichtelijk waar laadpunten beschikbaar zijn, wie de aanbieder is en wat het actuele tarief is. Alle laadtransacties verschijnen op dezelfde maandelijkse factuur als de tankbeurten, wat de administratie voor een gemengde vloot aanzienlijk vereenvoudigt.
Het combineren van beide passen geeft ook strategisch inzicht: je ziet precies welk deel van de vloot hoeveel brandstof of stroom verbruikt, wat helpt bij het maken van weloverwogen keuzes over toekomstige investeringen in elektrische voertuigen.
Een goed beheerde tankpas is meer dan een betaalmiddel. Het is een instrument dat bijdraagt aan kostenbewustzijn, efficiënte administratie en soepele logistiek voor de hele organisatie. Of je nu net begint met een zakelijke pas of een bestaand systeem wilt optimaliseren, wij staan voor je klaar. Neem contact op en ontdek hoe de AVIA Card aansluit bij jouw wagenpark en mobiliteitsbehoeften.
Veelgestelde vragen
Hoe snel kan ik een tankpas blokkeren als een chauffeur uit dienst gaat?
Een tankpas kun je doorgaans direct deactiveren via het beheersysteem van je aanbieder, zodat misbruik onmiddellijk wordt voorkomen. Zorg ervoor dat het blokkeren van de pas een vast onderdeel is van je offboardingproces, zodat actieve kaarten nooit langer in omloop blijven dan nodig is.
Wat moet ik doen als een chauffeur buiten het AVIA-netwerk heeft getankt?
Als een chauffeur buiten het netwerk heeft getankt, zijn de kosten niet automatisch zichtbaar op de maandelijkse factuur en moet de chauffeur zelf een declaratie indienen. Voorkom dit door chauffeurs vooraf duidelijk te informeren over welke locaties binnen het netwerk vallen en geef ze eventueel een overzicht of toegang tot de AVIA-app.
Waarom is het verstandig om per voertuig een aparte tankpas aan te vragen?
Door per voertuig een aparte tankpas aan te vragen, kun je het brandstofverbruik per auto nauwkeurig bijhouden en afwijkingen snel signaleren op de maandelijkse factuur. Dit maakt interne kostentoerekening eenvoudiger en geeft je beter inzicht in welke voertuigen relatief veel of weinig verbruiken.
Hoe werkt de combinatie van een tankpas en een laadpas administratief?
Wanneer je zowel de AVIA Card als de AVIA laadpas gebruikt, verschijnen alle tank- en laadtransacties op één gecombineerde maandelijkse factuur, wat de administratie voor een gemengde vloot sterk vereenvoudigt. Zo houd je met minimale inspanning overzicht over de totale mobiliteitskosten van zowel conventionele als elektrische voertuigen.
