Hoe vraag je extra tankpassen aan voor tijdelijke medewerkers?

Tijdelijke medewerkers inzetten brengt veel voordelen met zich mee, maar vraagt ook om de nodige administratieve voorbereiding. Eén van de praktische zaken die je als werkgever moet regelen, is de toegang tot een tankpas. Zeker wanneer medewerkers met bedrijfsauto’s rijden of regelmatig onderweg zijn, is een goede regeling rondom de tankpas onmisbaar. Heb je vragen over hoe dat bij ons precies werkt? Neem gerust contact op en wij helpen je verder.

In dit artikel leggen we stap voor stap uit hoe je extra tankpassen aanvraagt voor tijdelijke medewerkers, hoe je limieten instelt en wat je moet doen wanneer het dienstverband eindigt. Zo houd je grip op je mobiliteitskosten, zonder onnodige administratieve rompslomp.

Wanneer heb je extra tankpassen nodig?

Niet elk bedrijf denkt hier standaard aan, maar de behoefte aan extra tankpassen ontstaat vaker dan je denkt. Denk aan seizoenspieken waarbij je tijdelijk meer rijdend personeel inzet, projecten waarbij externe medewerkers met een bedrijfsauto werken, of situaties waarin vaste medewerkers langdurig afwezig zijn en worden vervangen.

Het moment om actie te ondernemen is eerder dan je verwacht. Een tankpas aanvragen kost tijd, en een tijdelijke medewerker die op zijn eerste werkdag geen brandstof kan tanken, is een vermijdbare situatie. Zeker wanneer medewerkers op locatie werken of dagelijks lange afstanden afleggen, is een werkende tankpas vanaf dag één geen luxe maar een noodzaak.

Daarnaast speelt controle een grote rol. Zonder een persoonlijke tankpas per medewerker is het lastig om bij te houden wie wanneer hoeveel heeft getankt. Een individuele kaart per persoon maakt het eenvoudiger om kosten toe te wijzen aan specifieke projecten, voertuigen of medewerkers.

Zo vraag je extra AVIA Cards aan

Het aanvragen van een extra tankpas voor een tijdelijke medewerker verloopt via de AVIA Card voor zakelijk. Dit is onze veelzijdige oplossing voor bedrijven die grip willen houden op hun mobiliteitskosten. De kaart werkt bij meer dan 1.000 locaties in Nederland en ruim 2.500 in Europa, wat hem ook geschikt maakt voor medewerkers die grensoverschrijdend rijden.

Het aanvraagproces zelf is eenvoudig gehouden. Via het zakelijke portaal of via onze klantenservice kun je aangeven dat je een extra kaart wilt aanvragen voor een nieuwe of tijdelijke medewerker. Je geeft daarbij aan op welke naam de kaart moet staan en welke instellingen van toepassing zijn. De kaart wordt vervolgens op naam aangemaakt en aan het bestaande bedrijfsaccount gekoppeld.

Eén van de voordelen van de AVIA Card is dat alle transacties van alle kaarten samen op één maandelijkse factuur verschijnen. Dat betekent dat je, ook bij meerdere tijdelijke medewerkers tegelijk, geen losse facturen ontvangt. Alles wordt overzichtelijk gebundeld en automatisch geïncasseerd, wat de administratie aanzienlijk vereenvoudigt.

Beheer en limietinstellingen per tijdelijke medewerker

Juist bij tijdelijk personeel is het verstandig om de tankpas goed in te stellen voordat die in gebruik wordt genomen. De AVIA Card biedt de mogelijkheid om per kaart een persoonlijke pincode in te stellen, limieten te koppelen en specifieke autorisaties te definiëren.

Concreet betekent dit dat je kunt bepalen hoeveel een medewerker per dag, per week of per maand mag tanken. Dat voorkomt onverwachte kostenpieken en geeft zowel de werkgever als de medewerker duidelijkheid over de kaders. Voor een tijdelijke kracht die slechts een paar weken actief is, is een strak ingestelde limiet een logische en verantwoorde keuze.

Naast financiële limieten kun je ook inhoudelijke autorisaties instellen. Zo is het mogelijk om de kaart uitsluitend te laten werken voor brandstof, en niet voor andere aankopen zoals shopproducten of wasstraten. Deze flexibiliteit maakt de AVIA Card bijzonder geschikt voor situaties waarin je medewerkers een duidelijk omschreven gebruik wilt meegeven.

Overzicht houden bij meerdere tijdelijke krachten

Wanneer je tegelijkertijd meerdere tijdelijke medewerkers hebt, is het handig om een intern overzicht bij te houden van wie welke kaart heeft en welke instellingen daaraan zijn gekoppeld. Noteer de kaartnummers, de bijbehorende medewerker en de einddatum van het dienstverband. Zo voorkom je dat kaarten langer actief blijven dan nodig.

Tankpassen intrekken na afloop van het dienstverband

Het beëindigen van een dienstverband vraagt om een duidelijk offboarding-proces, en de tankpas hoort daar standaard bij. Een kaart die niet tijdig wordt geblokkeerd, kan na uitdiensttreding nog steeds worden gebruikt. Dat is niet alleen een financieel risico, maar ook een administratief probleem dat achteraf moeilijk te corrigeren is.

Bij de AVIA Card kun je een kaart eenvoudig laten blokkeren via het zakelijke portaal of via onze klantenservice. De blokkering gaat direct in, zodat de kaart vanaf dat moment niet meer gebruikt kan worden. Het is verstandig om dit als vaste stap op te nemen in je interne checklist voor het beëindigen van een tijdelijk contract.

Wil je de kaart op een later moment opnieuw activeren, bijvoorbeeld wanneer dezelfde medewerker terugkomt voor een volgend project, dan is dat in veel gevallen ook mogelijk. Zo hoef je niet elke keer een volledig nieuwe kaart aan te vragen, maar kun je bestaande kaarten hergebruiken met aangepaste instellingen.

Goed beheer van tankpassen voor tijdelijk personeel hoeft geen ingewikkelde klus te zijn, mits je er op tijd bij bent en de juiste tools gebruikt. Wil je weten hoe je dit het best inricht voor jouw bedrijfssituatie? Neem contact op met ons team en we denken graag met je mee over de beste aanpak.