Het klinkt misschien als een eenvoudige vraag, maar hoeveel tankpassen een bedrijf nodig heeft, hangt af van meer factoren dan je op het eerste gezicht zou denken. Een goede inschatting voorkomt zowel verspilling als ongemak: te weinig passen zorgen voor administratieve chaos, terwijl te veel passen onnodige kosten met zich meebrengen en het overzicht bemoeilijken. Wil je direct advies op maat? Neem gerust contact op en wij helpen je verder.
In dit artikel nemen we je stap voor stap mee door de belangrijkste overwegingen. Of je nu een klein bedrijf runt met een handvol leaseauto’s of een grotere organisatie met een gevarieerd wagenpark beheert, de aanpak blijft grotendeels hetzelfde. Aan het einde heb je een helder beeld van hoe je het juiste aantal bepaalt en hoe je het beheer zo efficiënt mogelijk inricht.
Factoren die het benodigde aantal tankpassen bepalen
Het startpunt is altijd een inventarisatie van je wagenpark. Hoeveel voertuigen zijn er in gebruik, en worden die voertuigen exclusief door één persoon gebruikt of wisselen ze van bestuurder? Bij een één-op-één-relatie tussen voertuig en medewerker is de berekening relatief eenvoudig. Complexer wordt het wanneer auto’s gedeeld worden of wanneer medewerkers regelmatig van voertuig wisselen.
Naast de omvang van het wagenpark speelt ook het rijgedrag een rol. Medewerkers die dagelijks lange afstanden afleggen, hebben andere behoeften dan collega’s die de auto alleen incidenteel gebruiken. Ook de geografische spreiding telt mee: rijden medewerkers voornamelijk in Nederland, of ook regelmatig door Europa? Een tankpas die werkt bij meer dan 2.500 locaties in Europa biedt in dat geval een duidelijk voordeel boven een oplossing die alleen nationaal dekkend is.
Vaste versus flexibele toewijzing van tankpassen
Er zijn twee gangbare benaderingen: elke medewerker of elk voertuig krijgt een eigen pas, of er wordt gewerkt met een poolsysteem waarbij een beperkt aantal passen roteert. Beide modellen hebben hun voor- en nadelen, en de juiste keuze hangt af van de structuur van je organisatie.
Een vaste toewijzing maakt het eenvoudig om transacties te herleiden naar een specifieke persoon of auto. Dat is handig voor de administratie en voor het signaleren van afwijkend gebruik. Een flexibel poolsysteem werkt goed wanneer voertuigen niet continu in gebruik zijn, zoals bij bedrijfsbussen die alleen overdag rijden. In dat geval kun je met minder passen toe, zolang de planning goed is afgestemd. Bedenk ook dat een verloren of gestolen pas bij een poolsysteem grotere impact heeft, omdat meerdere gebruikers afhankelijk zijn van dezelfde kaart.
Hoe limieten en autorisaties het beheer vereenvoudigen
Het aantal passen is slechts één deel van het verhaal. Hoe je de passen inricht, bepaalt in grote mate hoeveel controle je hebt over het gebruik. Door per pas limieten in te stellen, zoals een maximumbedrag per dag of per week, beperk je het risico op misbruik zonder dat medewerkers bij elke tankbeurt toestemming hoeven te vragen.
Autorisaties voegen een extra laag toe. Zo kun je instellen welke brandstofsoorten een pas mag afrekenen, of aankopen in de shop al dan niet zijn toegestaan, en of de pas ook bruikbaar is buiten Nederland. Met de AVIA Card voor zakelijk gebruik kun je al deze instellingen per kaart afzonderlijk configureren, inclusief een persoonlijke pincode. Dat maakt het mogelijk om met een groter aantal passen toch overzicht te houden, omdat elk gebruik direct gekoppeld is aan duidelijke afspraken en grenzen.
Elektrische voertuigen meenemen in je passenbeleid
Steeds meer bedrijven rijden in 2026 (deels) elektrisch, en dat vraagt om een heroverweging van het passenbeleid. Een traditionele tankpas dekt het laden van elektrische voertuigen namelijk niet altijd. Toch is het verstandig om EV-rijders mee te nemen in hetzelfde systeem, zodat de administratie overzichtelijk blijft en je niet met twee aparte systemen hoeft te werken.
Wij bieden naast de tankpas ook een laadpas aan waarmee medewerkers terecht kunnen bij ruim 275.000 openbare laadpunten in 27 Europese landen. Alle laadtransacties worden gebundeld op één maandelijkse factuur, net als de brandstoftransacties. Dat maakt het eenvoudig om het totale mobiliteitsgebruik per medewerker of voertuig te monitoren, ongeacht of iemand rijdt op benzine, diesel of stroom. Neem bij de berekening van het benodigde aantal passen dus ook de EV’s in je wagenpark mee, en bepaal of zij een gecombineerde oplossing nodig hebben.
Praktische stappen om het juiste aantal te berekenen
Een goede berekening begint met een overzicht. Zet alle voertuigen op een rij, noteer wie ze gebruikt en hoe frequent, en bepaal of er sprake is van gedeeld gebruik. Vanuit dat overzicht kun je per voertuig of per medewerker bepalen of een eigen pas noodzakelijk is of dat een gedeelde pas volstaat.
Houd bij de berekening ook rekening met een kleine buffer. Passen raken kwijt, worden geblokkeerd of een nieuwe medewerker start eerder dan gepland. Een reserve van vijf tot tien procent bovenop het berekende aantal is een verstandige vuistregel. Evalueer het aantal passen minimaal één keer per jaar, bij voorkeur gekoppeld aan het moment waarop je wagenpark wijzigt of nieuwe medewerkers in dienst komen. Zo blijft je passenbeleid altijd in lijn met de werkelijke situatie.
Heb je hulp nodig bij het bepalen van de juiste opzet voor jouw bedrijf? Neem contact op en wij denken graag met je mee over de beste aanpak.
Veelgestelde vragen
Hoeveel tankpassen heb ik nodig als medewerkers elkaars auto's regelmatig wisselen?
V: Hoeveel tankpassen heb ik nodig als medewerkers elkaars auto’s regelmatig wisselen?nA: Bij frequent wisselend gebruik is een poolsysteem vaak de meest efficiënte keuze, waarbij je met minder passen toe kunt dan het totale aantal voertuigen. Zorg wel voor een goede planning en houd rekening met een reservebuffer van vijf tot tien procent, zodat je nooit zonder pas komt te zitten bij onverwachte situaties.
Wat moet ik doen als een tankpas verloren gaat of gestolen wordt?
V: Wat moet ik doen als een tankpas verloren gaat of gestolen wordt?nA: Blokkeer de pas zo snel mogelijk via je beheerportaal om misbruik te voorkomen, en vraag direct een vervangende pas aan zodat de medewerker of het voertuig niet lang zonder zit. Bij een poolsysteem is snelle actie extra belangrijk, omdat meerdere gebruikers afhankelijk zijn van dezelfde kaart.
Hoe neem ik elektrische voertuigen mee in mijn tankpasbeleid zonder twee aparte systemen te beheren?
V: Hoe neem ik elektrische voertuigen mee in mijn tankpasbeleid zonder twee aparte systemen te beheren?nA: Kies voor een aanbieder die zowel een tankpas als een laadpas aanbiedt en alle transacties bundelt op één maandelijkse factuur, zodat je het volledige mobiliteitsgebruik van je wagenpark overzichtelijk bijhoudt. Zo hoef je niet te schakelen tussen systemen en kun je brandstof- en laadkosten per medewerker of voertuig eenvoudig vergelijken.
Waarom is het belangrijk om limieten en autorisaties per tankpas in te stellen?
V: Waarom is het belangrijk om limieten en autorisaties per tankpas in te stellen?nA: Met limieten en autorisaties per pas beperk je het risico op misbruik en ongewenste aankopen, zonder dat medewerkers bij elke tankbeurt toestemming hoeven te vragen. Je houdt zo grip op de kosten en het gebruik, ook als je een groter aantal passen beheert binnen een omvangrijk wagenpark.
