Welke gegevens heb je nodig om een tankpas optimaal in te stellen?

Een tankpas aanvragen lijkt eenvoudig, maar wie de kaart optimaal wil benutten, merkt al snel dat de juiste voorbereiding het verschil maakt. Van het kiezen van de juiste koppeling tot het instellen van limieten en autorisaties: elke keuze die je vooraf maakt, bepaalt hoe soepel het dagelijkse gebruik verloopt. Heb je vragen over wat bij jouw situatie past? Neem gerust contact op en wij helpen je graag verder.

In dit artikel lopen we stap voor stap door alle gegevens en instellingen die nodig zijn om een tankpas goed te configureren. Of je nu rijdt met een klein wagenpark of een grotere vloot beheert, de onderstaande informatie helpt je om niets over het hoofd te zien.

Persoonsgebonden of voertuiggebonden: de eerste keuze

Voordat je ook maar één gegeven invult, is er een fundamentele keuze te maken: koppel je de tankpas aan een specifieke bestuurder of aan een voertuig? Dit onderscheid bepaalt de hele verdere configuratie en heeft directe gevolgen voor de rapportage en het beheer achteraf.

Bij een persoonsgebonden tankpas volgt de kaart de medewerker. Rijdt diezelfde persoon in verschillende auto’s, dan is dat geen probleem. De transacties worden altijd aan die bestuurder gekoppeld. Bij een voertuiggebonden tankpas is de kaart aan een kenteken verbonden. Wie er ook achter het stuur zit, de kosten worden aan dat voertuig toegeschreven. Dit is handig wanneer meerdere medewerkers dezelfde auto gebruiken. Denk goed na over welk model het beste aansluit bij de manier waarop jouw wagenpark is georganiseerd, want deze keuze is later lastig terug te draaien zonder nieuwe kaarten aan te vragen.

Welke voertuig- en rijdergegevens zijn verplicht?

Zodra de basisvorm is gekozen, volgen de concrete gegevens. Welke informatie verplicht is, hangt af van de eerder gemaakte keuze, maar er is een vaste kern die altijd nodig is.

Voor een voertuiggebonden kaart zijn in ieder geval het kenteken en het voertuigtype vereist. Sommige aanbieders vragen ook het brandstoftype, zodat de kaart alleen gebruikt kan worden voor de juiste brandstof. Dit voorkomt vergissingen bij gemengde wagenparken met zowel benzine- als dieselauto’s. Voor een persoonsgebonden kaart zijn de naam van de medewerker, een personeelsnummer of een andere interne identificatie, en soms het rijbewijsnummer noodzakelijk. Controleer bij het aanvragen altijd of de gegevens exact overeenkomen met de officiële documenten. Typefouten in een kenteken of naam kunnen leiden tot afwijzingen bij de pomp of problemen met de administratie.

Pincodes, limieten en autorisaties correct configureren

Dit is het onderdeel waar de meeste bedrijven de meeste winst kunnen behalen. Een goed geconfigureerde tankpas beperkt misbruik, vereenvoudigt de administratie en geeft managers direct inzicht in het gebruik.

Een persoonlijke pincode voegt een extra beveiligingslaag toe. Kies nooit voor een standaardcode die voor alle kaarten hetzelfde is. Stel per kaart een unieke pincode in en communiceer die alleen aan de betreffende gebruiker. Naast de pincode zijn financiële limieten een krachtig instrument. Je kunt een dagelijks, wekelijks of maandelijks maximumbedrag instellen, waarboven de kaart automatisch wordt geweigerd. Dit geeft houvast zonder dat je elke transactie handmatig hoeft te controleren.

Autorisaties gaan nog een stap verder. Hiermee bepaal je welke productcategorieën de kaart mag afrekenen. Denk aan het beperken van aankopen tot uitsluitend brandstoffen, of het uitsluiten van shopproducten en carwashbeurten. De AVIA Card voor zakelijk biedt precies deze flexibiliteit: de kaart is volledig naar wens in te richten met pincodes, limieten en specifieke autorisaties, zodat elke kaart past bij de rol van de gebruiker.

Laadpas combineren met de tankpas: extra gegevens nodig?

Steeds meer wagenparken hebben te maken met een mix van conventionele en elektrische voertuigen. De vraag is dan of een aparte laadpas nodig is, of dat dit gecombineerd kan worden met de bestaande tankpas.

In de meeste gevallen worden een tankpas en een laadpas als twee afzonderlijke kaarten uitgegeven, ook al vallen ze onder hetzelfde contract. Voor de laadpas zijn doorgaans aanvullende gegevens nodig: het type laadaansluiting dat het voertuig gebruikt (AC of DC), het maximale laadvermogen en soms het voertuigidentificatienummer (VIN). Dit laatste wordt gebruikt om het laadgedrag te koppelen aan een specifiek elektrisch voertuig in de rapportage. Zorg er ook voor dat de laadpas gekoppeld is aan een account in de bijbehorende app, zodat je realtime inzicht hebt in beschikbare laadpunten, actuele tarieven en het verbruik per sessie.

Veelgemaakte fouten bij het aanvragen van een tankpas

Zelfs bij een ogenschijnlijk eenvoudig aanvraagproces gaat het regelmatig mis. Wie de meest voorkomende fouten kent, kan ze makkelijk vermijden.

• Onjuiste of incomplete kentekens: Een spelfout in het kenteken zorgt ervoor dat de kaart niet herkend wordt bij systemen die kentekenkoppeling gebruiken.
• Geen limiet instellen: Zonder limiet is de kaart onbeperkt bruikbaar, wat bij verlies of diefstal direct tot hoge kosten kan leiden.
• Te brede autorisaties: Kaarten die alles mogen afrekenen, leiden tot onduidelijke bonnen en hogere kosten dan noodzakelijk.
• Vergeten de pincode te activeren: Sommige kaarten worden standaard zonder pinverplichting uitgegeven. Activeer de pincode altijd bewust als extra beveiliging.
• Verkeerde brandstofkoppeling: Een dieselkaart die per abuis aan een benzineauto is gekoppeld, leidt tot verwarring en mogelijke weigeringen bij de pomp.

Neem bij twijfel de aanvraaggegevens door met iemand die het wagenpark goed kent. Een tweede paar ogen voorkomt veel correcties achteraf.

Gegevens wijzigen na activatie: zo werkt het beheer

Een tankpas is geen statisch gegeven. Medewerkers vertrekken, voertuigen wisselen van gebruiker en limieten moeten soms worden aangepast. Goed beheer begint bij weten hoe je wijzigingen doorvoert zonder de continuïteit te onderbreken.

De meeste aanbieders bieden een online beheerportaal waar kaartbeheerders zelfstandig wijzigingen kunnen doorvoeren. Denk aan het aanpassen van limieten, het blokkeren van een kaart bij verlies of het toevoegen van een nieuw kenteken. Wijzigingen zijn doorgaans binnen één werkdag actief, maar controleer dit altijd per aanbieder. Bij grotere wagenparken is het verstandig om één centrale beheerder aan te wijzen die overzicht houdt over alle actieve kaarten, instellingen en vervaldatums. Zo voorkom je dat kaarten actief blijven voor medewerkers die al lang uit dienst zijn, of dat limieten ongemerkt verouderd raken.

Wil je weten welke configuratie het beste past bij jouw wagenpark of heb je hulp nodig bij het aanvragen van de juiste kaarten? Neem contact op met ons team en wij denken graag met je mee over de optimale inrichting van jouw mobiliteitsoplossing.