Hoe zorg je dat een tankpas werkt voor zowel vaste als flexibele medewerkers?

Een gemengd personeelsbestand, met vaste krachten die elke dag rijden en flexibele medewerkers die af en toe een auto pakken, vraagt om een slimme aanpak als het gaat om brandstofbeheer. Een tankpas lijkt op het eerste gezicht een eenvoudige oplossing, maar de echte winst zit in de manier waarop je die pas inricht. Als je benieuwd bent hoe wij dat aanpakken, neem gerust contact op en we denken graag met je mee.

In dit artikel leggen we stap voor stap uit hoe een zakelijke tankpas kan werken voor zowel medewerkers met een vast rijschema als collega’s die flexibel worden ingezet. Van het instellen van limieten tot het vereenvoudigen van de administratie: met de juiste configuratie is één pas meer dan genoeg.

Vaste en flexibele medewerkers: verschillende behoeften, één pas

Vaste medewerkers rijden doorgaans in een vaste auto, op vaste routes en met een voorspelbaar brandstofverbruik. Flexibele medewerkers daarentegen wisselen van voertuig, rijden onregelmatig en hebben soms maar tijdelijk toegang nodig tot een tankpas. Die twee groepen stellen heel andere eisen aan een zakelijke brandstofoplossing.

Toch hoef je daar geen twee aparte systemen voor op te zetten. Een goed ingerichte tankpas biedt de flexibiliteit om per gebruiker te bepalen wat wel en niet mogelijk is. Zo kan een vaste medewerker een hogere maandlimiet krijgen, terwijl een flexibele kracht alleen tankt wanneer dat nodig is, met een lagere drempel of een tijdelijk geactiveerde kaart. Eén systeem, afgestemd op ieders situatie.

Limieten, pincodes en autorisaties per gebruiker instellen

De kracht van een moderne zakelijke tankpas zit in de mogelijkheid om deze volledig op maat te configureren. Per kaart kunnen persoonlijke pincodes worden ingesteld, wat onbevoegd gebruik voorkomt en meteen duidelijk maakt wie welke transactie heeft gedaan.

Daarnaast is het mogelijk om limieten in te stellen, zowel per transactie als per periode. Voor een flexibele medewerker die één keer per week rijdt, stel je een lagere limiet in dan voor een accountmanager die dagelijks de weg op gaat. Specifieke autorisaties maken het bovendien mogelijk om te bepalen welke brandstofsoorten of diensten een medewerker mag afnemen. Zo houd je grip op de kosten zonder dat je elke tankbeurt handmatig hoeft te controleren.

Met de AVIA Card voor zakelijk kunnen deze instellingen per kaart worden aangepast, wat het beheer van een gemengd personeelsbestand aanzienlijk eenvoudiger maakt.

Administratie vereenvoudigen met automatische facturatie

Een van de grootste pijnpunten bij zakelijk brandstofbeheer is de administratie. Bonnetjes verzamelen, declaraties verwerken en kosten toewijzen aan de juiste medewerker of afdeling kost tijd en leidt tot fouten. Automatische facturatie lost dat probleem grotendeels op.

Met een tankpas die is gekoppeld aan een centraal factuuroverzicht, ontvang je maandelijks één overzichtelijke factuur waarop alle transacties per kaart staan vermeld. De bedragen worden automatisch geïncasseerd, zodat er geen handmatige betalingen nodig zijn. Voor de financiële afdeling betekent dit minder handwerk en meer overzicht, en voor het management is het eenvoudiger om brandstofkosten per medewerker of voertuig te analyseren.

Laadmogelijkheden meenemen in de zakelijke mobiliteitsoplossing

Het wagenpark van veel organisaties is in 2026 niet meer uitsluitend op benzine of diesel. Elektrische voertuigen maken een steeds groter deel uit van zakelijke vloten, en dat vraagt om een tankpas die ook laden ondersteunt.

Een geïntegreerde oplossing waarbij zowel tanken als laden op dezelfde pas kan, maakt het beheer veel eenvoudiger. Medewerkers hoeven niet te schakelen tussen verschillende passen of apps, en alle transacties komen samen op één factuur. Met de AVIA-laadpas zijn meer dan 275.000 openbare laadpunten in 27 Europese landen bereikbaar, zonder dat er een starttarief in rekening wordt gebracht. Voor organisaties met een internationale vloot of medewerkers die regelmatig de grens over gaan, is dat een concreet voordeel.

Door laadmogelijkheden al in een vroeg stadium mee te nemen in de keuze voor een zakelijke tankpas, voorkom je dat je later alsnog een apart systeem moet invoeren.

Praktische tips voor een soepele invoering binnen je organisatie

Een nieuwe tankpas invoeren gaat het soepelst als je het proces goed voorbereidt. Begin met een duidelijk overzicht van wie welke kaart krijgt, welke limieten van toepassing zijn en wie verantwoordelijk is voor het beheer. Communiceer dit helder naar de medewerkers, zodat iedereen weet wat er van hen wordt verwacht.

Stel bij de start bewust lagere limieten in en pas deze aan op basis van werkelijk gebruik. Zo voorkom je dat er ruimte is voor onbedoeld of ongewenst gebruik, en krijg je tegelijk een goed beeld van de werkelijke brandstofbehoefte per medewerker. Evalueer de instellingen na de eerste maand en stuur bij waar nodig.

Zorg er ook voor dat medewerkers weten waar ze terechtkunnen bij vragen of problemen met hun pas. Een duidelijk aanspreekpunt intern, gecombineerd met goede ondersteuning vanuit de aanbieder, zorgt ervoor dat kleine problemen niet uitgroeien tot grote verstoringen. Wil je weten hoe wij jouw organisatie hierbij kunnen ondersteunen? Neem contact op en we bespreken samen de mogelijkheden.