3 soorten bedrijven die het meest besparen met een tankpas

Brandstofkosten zijn voor veel bedrijven een van de grootste variabele kostenposten. Toch laten opvallend veel ondernemers nog geld liggen door zonder structuur te tanken: medewerkers betalen met eigen geld, declaraties stapelen zich op en het overzicht ontbreekt volledig. Een tankpas brengt daar verandering in, maar de voordelen zijn niet voor ieder bedrijf even groot. Wil je weten of een tankpas ook voor jouw organisatie zinvol is? Neem gerust contact op en wij helpen je verder.

Hoe een tankpas brandstofkosten structureel verlaagt

Een tankpas werkt anders dan een gewone betaalpas of creditcard. De kaart is specifiek gekoppeld aan brandstof- en mobiliteitsuitgaven, waardoor elke transactie direct wordt geregistreerd en gecategoriseerd. Dat klinkt eenvoudig, maar de impact op de bedrijfsvoering is aanzienlijk.

Het grootste voordeel zit in de administratieve efficiëntie. In plaats van losse bonnetjes, handmatige declaraties en versnipperde betalingen, ontvangen bedrijven één overzichtelijke factuur per maand. Alle transacties staan gebundeld, inclusief wie er heeft getankt, waar en voor welk bedrag. Dat bespaart niet alleen tijd, maar verkleint ook de kans op fouten en misbruik. Bovendien bieden de meeste tankpassen de mogelijkheid om limieten en autorisaties per kaart in te stellen, zodat medewerkers alleen kunnen tanken wat strikt noodzakelijk is voor hun functie.

Transportbedrijven met grote wagenparken

Voor transportbedrijven is de tankpas vrijwel onmisbaar. Met tientallen of zelfs honderden voertuigen op de weg lopen de brandstofkosten snel op tot een van de grootste kostenposten binnen het bedrijf. Elke euro die wordt bespaard op tanken of administratie telt direct mee in de marge.

Een tankpas maakt het voor transporteurs mogelijk om per voertuig of per chauffeur bij te houden hoeveel er wordt getankt. Dat geeft inzicht in verbruikspatronen en maakt het eenvoudiger om afwijkingen te signaleren. Rijdt een bepaalde truck structureel meer dan verwacht? Dan is dat direct zichtbaar in de maandelijkse factuur. Daarnaast profiteren grote wagenparken van een breed netwerk aan tanklocaties, zodat chauffeurs nooit hoeven om te rijden voor een tankbeurt. Met de AVIA Card kunnen bedrijven terecht bij meer dan 1.000 locaties in Nederland en ruim 2.500 in Europa, wat voor internationaal rijdende chauffeurs een concreet voordeel oplevert.

Servicebedrijven met medewerkers op de weg

Denk aan installatiebedrijven, thuiszorgorganisaties, bouwbedrijven of IT-serviceproviders: bedrijven waarbij medewerkers dagelijks klanten bezoeken en daarvoor de weg op gaan. Deze organisaties hebben doorgaans geen enorm wagenpark, maar wel veel beweging en veel verschillende chauffeurs.

Juist hier is de administratieve rompslomp het grootste probleem. Medewerkers tanken op eigen kosten, vragen om een vergoeding en dat leidt tot stapels bonnetjes en tijdrovende declaratieprocessen aan het einde van de maand. Een tankpas elimineert die stap volledig. Medewerkers tanken direct op naam van het bedrijf, zonder eigen voorfinanciering. Dat is prettiger voor hen en efficiënter voor de financiële afdeling.

Bovendien geeft een tankpas servicebedrijven meer grip op de werkelijke mobiliteitskosten per medewerker of per afdeling. Door limieten en autorisaties per kaart in te stellen, blijft het gebruik altijd binnen de gestelde kaders, ook als het team groeit.

Mkb-bedrijven met wisselende brandstofbehoeften

Kleinere bedrijven denken soms dat een tankpas alleen interessant is voor grote organisaties met veel voertuigen. Dat is een misvatting. Juist voor het mkb, waar elke euro telt en de administratie vaak op kleine teams neerkomt, kan een tankpas veel opleveren.

Mkb-bedrijven hebben vaak te maken met wisselende brandstofbehoeften: de ene maand rijden medewerkers veel, de andere maand nauwelijks. Een tankpas past zich daar moeiteloos op aan. Er zijn geen vaste contractverplichtingen per liter en de kaart werkt gewoon wanneer hij nodig is. Tegelijk zorgt het maandelijkse factuuroverzicht voor rust: de financieel verantwoordelijke hoeft niet elke week bonnetjes te verwerken, maar krijgt één helder overzicht met automatische incasso.

Voor mkb-bedrijven die ook elektrische voertuigen in de vloot hebben, biedt een gecombineerde pas voor tanken én laden extra voordeel. Alle mobiliteitskosten staan dan op één factuur, ongeacht of het om brandstof of elektriciteit gaat.

Waarop letten bij de keuze van een tankpas?

Niet elke tankpas is hetzelfde, en de keuze hangt sterk af van de specifieke behoeften van de organisatie. Een paar factoren verdienen in ieder geval aandacht voordat je een beslissing neemt.

• Netwerk van tanklocaties: Hoe groter het netwerk, hoe flexibeler medewerkers kunnen tanken zonder om te rijden. Controleer of de locaties aansluiten bij de routes die jullie chauffeurs dagelijks rijden.
• Mogelijkheden voor limieten en autorisaties: Een goede tankpas laat je per kaart instellen wat wel en niet is toegestaan. Denk aan maximale bedragen per dag, specifieke brandstofsoorten of geografische beperkingen.
• Administratief gemak: Kijk naar hoe de factuuroverzichten eruitzien en of ze eenvoudig te koppelen zijn aan de eigen boekhoudsoftware.
• Ondersteuning voor elektrisch rijden: Als de vloot deels elektrisch is of dat in de toekomst wordt, is het handig als de tankpas ook laadtransacties ondersteunt.
• Klantenservice en bereikbaarheid: Zeker voor bedrijven waarbij medewerkers onderweg zijn, is het belangrijk dat er snel hulp beschikbaar is bij problemen met de pas.

Een tankpas is geen eenheidsoplossing, maar een instrument dat waarde levert als het goed aansluit op de manier waarop het bedrijf werkt. Neem de tijd om de opties te vergelijken en denk ook aan de lange termijn: een pas die nu past bij vijf voertuigen, moet ook schaalbaar zijn als de organisatie groeit. Wil je weten welke oplossing het beste past bij jouw bedrijf? Neem contact op en wij denken graag met je mee.