4 situaties waarbij een tankpas declaraties volledig overbodig maakt

Zakelijk rijden brengt veel administratieve rompslomp met zich mee, en declaraties voor brandstofkosten zijn daar een goed voorbeeld van. Bonnetjes bewaren, formulieren invullen, goedkeuringen afwachten en alles netjes in het systeem zetten: het kost medewerkers en financiële afdelingen onnodig veel tijd. Gelukkig bestaat er een eenvoudige oplossing die dat hele proces overbodig maakt. Wil je direct weten of een tankpas iets voor jouw organisatie is? Neem gerust contact op, wij helpen je graag verder.

Een tankpas is voor veel bedrijven de sleutel tot een overzichtelijker en efficiënter mobiliteitsbeleid. Hieronder beschrijven we vier concrete situaties waarin een tankpas declaraties volledig overbodig maakt, en laten we zien hoe dat in de praktijk werkt.

De administratieve last van declaraties voor zakelijk rijden

Voor bedrijven met meerdere rijdende medewerkers is het declaratieproces zelden eenvoudig. Elke medewerker bewaart bonnetjes, vult een declaratieformulier in en wacht op vergoeding. De financiële afdeling controleert vervolgens alles handmatig, vraagt om aanvullende informatie en verwerkt de uitbetalingen. Dat is een tijdrovend proces dat foutgevoelig is en steeds lastiger schaalbaar wordt naarmate het wagenpark groeit.

Bovendien is er bij declaraties altijd een vertraging: medewerkers schieten brandstofkosten voor en wachten soms weken op terugbetaling. Dat is niet alleen vervelend voor de medewerker, maar creëert ook onnodige financiële druk. Een tankpas lost dit structureel op door de betaling direct aan het bedrijf te koppelen, zonder dat er iemand iets hoeft voor te schieten of te declareren.

Situatie 1: medewerkers met wisselende brandstofkosten

Niet elke medewerker rijdt evenveel. Een buitendienstmedewerker tankt wekelijks, terwijl een collega die af en toe een klantbezoek maakt veel minder verbruikt. Bij declaraties leidt dat tot een onregelmatige stroom van bonnetjes en wisselende bedragen die steeds opnieuw beoordeeld moeten worden.

Met een tankpas verdwijnt die onregelmatigheid. Elke tankbeurt wordt automatisch geregistreerd en maandelijks gebundeld op één factuur. Het maakt niet uit of een medewerker twee keer per week tankt of twee keer per maand: de administratie loopt altijd gelijk. Dat geeft zowel de medewerker als de financiële afdeling rust en overzicht, ongeacht het rijpatroon.

Situatie 2: meerdere voertuigen binnen één wagenpark

Zodra een bedrijf meerdere voertuigen in gebruik heeft, wordt de administratie al snel een puzzel. Welke auto heeft wanneer getankt? Welke kosten horen bij welk voertuig? Bij declaraties is dat nauwelijks bij te houden zonder een strak systeem, en zelfs dan blijft het controleren van bonnetjes arbeidsintensief.

Een tankpas per voertuig of per medewerker maakt dat inzichtelijk. Alle transacties worden per kaart geregistreerd, zodat je precies ziet welke kosten bij welk voertuig horen. Dat is niet alleen handig voor de boekhouding, maar ook voor het bewaken van het verbruik en het signaleren van afwijkingen. Voor wagenparkbeheerders is dat een onmisbaar voordeel.

Situatie 3: tankbeurten in het buitenland

Medewerkers die regelmatig de grens over gaan, worden bij declaraties geconfronteerd met extra complicaties. Buitenlandse bonnetjes in een andere taal, wisselkoersen, btw-teruggave en de vraag of het juiste tarief is berekend: het zijn allemaal zaken die de administratie vertragen en compliceren.

Een tankpas die in heel Europa werkt, maakt dat probleem overbodig. Met de AVIA Card kunnen medewerkers tanken bij meer dan 2.500 locaties in Europa, zonder dat er aparte declaraties nodig zijn. Alle buitenlandse transacties verschijnen gewoon op de maandelijkse factuur, netjes gespecificeerd en zonder gedoe met bonnetjes of wisselkoersen.

Situatie 4: gemengd gebruik van brandstof en elektrisch laden

Steeds meer wagenparkbeheerders hebben te maken met een gemengd wagenpark: naast traditionele brandstofvoertuigen rijden er ook elektrische auto’s. Dat betekent dat medewerkers soms tanken en soms laden, afhankelijk van welk voertuig ze gebruiken. Bij declaraties levert dat twee aparte stromen op die beide handmatig verwerkt moeten worden.

Een moderne tankpas combineert beide in één overzicht. Brandstof- en laadtransacties komen samen op één factuur terecht, zodat er geen onderscheid gemaakt hoeft te worden in de administratie. Dat is bijzonder waardevol voor bedrijven die hun wagenpark stapsgewijs verduurzamen en niet voor elke rijder een apart systeem willen bijhouden.

Zo werkt de AVIA Card in de praktijk

De AVIA Card is ontworpen om de mobiliteitsadministratie van bedrijven zo eenvoudig mogelijk te maken. De kaart is volledig naar wens in te richten: per medewerker of per voertuig, met een persoonlijke pincode, ingestelde limieten en specifieke autorisaties voor bepaalde brandstofsoorten of diensten. Zo behoudt een bedrijf altijd de controle, zonder dat medewerkers worden beperkt in hun dagelijkse werkzaamheden.

Maandelijks ontvang je één overzichtelijke factuur waarop alle transacties staan, van tankbeurten in Nederland tot laadsessies in het buitenland. De bedragen worden automatisch geïncasseerd, zodat er geen handmatige betalingen of goedkeuringsrondes nodig zijn. Het resultaat is een administratie die zichzelf bijhoudt, terwijl jij je kunt richten op de dingen die er echt toe doen.

Wil je weten hoe de AVIA Card past bij de situatie van jouw bedrijf? Neem contact op met ons team, wij denken graag met je mee over een oplossing die aansluit bij jouw wagenpark en mobiliteitsbehoeften.