Bedrijven die werken met seizoenspersoneel weten hoe snel de logistiek uit de hand kan lopen. Nieuwe medewerkers komen en gaan, voertuigen worden tijdelijk ingezet en de administratie stapelt zich op. Een tankpas biedt in veel gevallen uitkomst, maar dan moet die pas wel flexibel genoeg zijn om mee te bewegen met een wisselend team. Ben je benieuwd of dit iets voor jouw organisatie is? Neem gerust contact op en we kijken graag met je mee naar de mogelijkheden.
In dit artikel zetten we zes concrete voordelen op een rij van een zakelijke tankpas voor bedrijven die werken met seizoensgebonden personeel. Van kostenbeheer tot elektrisch rijden: de voordelen zijn praktischer dan je misschien denkt.
Waarom seizoenspersoneel extra uitdagingen meebrengt
Seizoensbedrijven opereren in een andere realiteit dan organisaties met een stabiel personeelsbestand. Medewerkers stromen snel in en uit, voertuigen wisselen van bestuurder en de mobiliteitskosten zijn moeilijk te voorspellen. Juist die combinatie maakt het beheer van brandstofkosten een uitdaging.
Declaraties via bonnetjes zijn foutgevoelig en tijdrovend. Medewerkers vergeten bonnen, bedragen kloppen niet altijd en de financiële afdeling verliest kostbare tijd aan het controleren van uitgaven. Een gestructureerde oplossing zoals een tankpas vervangt dit rommelige proces door één overzichtelijk systeem, ook als je team elke maand van samenstelling verandert.
Kostenbeheer zonder gedoe dankzij persoonlijke limieten
Een van de grootste voordelen van een zakelijke tankpas is de mogelijkheid om per kaart persoonlijke limieten in te stellen. Dat is bij uitstek handig wanneer je tijdelijk personeel inzet dat je nog niet goed kent of waarvan de rijbehoeften beperkt zijn.
Met de AVIA Card stel je per kaart een uitgavelimiet in, koppel je een persoonlijke pincode en bepaal je welke autorisaties van toepassing zijn. Zo geef je een seizoensmonteur of chauffeur precies genoeg bewegingsvrijheid zonder dat je het risico loopt op ongecontroleerde uitgaven. Zodra het seizoen voorbij is, schakel je de kaart eenvoudig uit. Geen gedoe, geen openstaande vorderingen.
Breed tanknetwerk voor rijders door heel Nederland en Europa
Seizoenspersoneel werkt niet altijd op een vaste locatie. Denk aan bouwploegen die door het land trekken, agrarische medewerkers die reizen tussen percelen of touroperators die hun personeel in meerdere regio’s inzetten. Een tankpas is pas echt waardevol als het netwerk breed genoeg is.
Met onze tankpas kunnen medewerkers terecht bij meer dan 1.000 locaties in Nederland en ruim 2.500 locaties in Europa. Dat betekent dat rijders vrijwel altijd in de buurt van een geschikt tankpunt zijn, ongeacht waar het werk hen brengt. Er hoeft niemand om te rijden of contant geld voor te schieten omdat er geen aangesloten station in de buurt is.
Eén maandelijkse factuur voor alle brandstoftransacties
Administratieve rompslomp is een van de grootste ergernissen voor bedrijven met een wisselend personeelsbestand. Verschillende medewerkers, verschillende voertuigen en verschillende tankbeurten leiden zonder systeem al snel tot een chaos van bonnetjes en declaraties.
Een zakelijke tankpas lost dit op met één overzichtelijke maandelijkse factuur waarop alle transacties staan vermeld. De bedragen worden automatisch geïncasseerd, zodat er geen facturen blijven liggen of betalingen worden vergeten. Voor de boekhouding is dit een enorme tijdsbesparing, zeker in drukke seizoensperiodes wanneer er weinig ruimte is voor administratieve taken. Het geeft ook direct inzicht in welke voertuigen of medewerkers de meeste brandstof verbruiken, wat helpt bij het optimaliseren van de inzet.
Elektrisch rijden opnemen in het wagenpark
Steeds meer bedrijven schakelen over op elektrische voertuigen, ook in sectoren met seizoensarbeid. De vraag is dan hoe je dat laadproces beheert voor medewerkers die niet altijd op een vaste standplaats werken.
Onze tankpas combineert tanken en laden in één oplossing. Met de AVIA laadpas zijn medewerkers welkom bij meer dan 275.000 openbare laadpunten in 27 Europese landen, zonder dat er een starttarief wordt gerekend voor een laadsessie. Via de AVIA laden app zien rijders precies waar een laadpaal beschikbaar is, wat het actuele tarief is en wie de aanbieder is. Alle laadtransacties verschijnen op dezelfde maandelijkse factuur als de brandstoftransacties, wat het beheer voor de administratie eenvoudig houdt. Zo groeit het wagenpark mee met de duurzaamheidsdoelen van het bedrijf, zonder dat de logistiek ingewikkelder wordt.
Zo start je met een zakelijke tankpas voor je team
De drempel om te beginnen met een zakelijke tankpas is lager dan veel bedrijven verwachten. Het aanvragen van kaarten gaat snel en de inrichting per medewerker of voertuig is volledig flexibel. Dat maakt het systeem geschikt voor zowel kleine seizoensbedrijven als grotere organisaties met tientallen tijdelijke rijders.
Begin met een overzicht van hoeveel medewerkers er rijden, welke voertuigen ze gebruiken en in welke regio’s ze actief zijn. Op basis daarvan bepaal je welke limieten en autorisaties per kaart logisch zijn. Wil je ook elektrisch rijden meenemen, stel dan ook de laadpas in als onderdeel van het pakket. Zo ben je voor het volgende seizoen volledig voorbereid en hoef je niet meer achter bonnetjes aan te jagen. Neem contact op en we helpen je stap voor stap op weg met de juiste tankpas voor jouw team.
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er met de tankpas als een seizoensmedewerker vertrekt?
V: Wat gebeurt er met de tankpas als een seizoensmedewerker vertrekt?nA: Wanneer een seizoensmedewerker uit dienst gaat, schakel je de bijbehorende tankpas eenvoudig en direct uit via het beheersysteem, zodat er geen ongeautoriseerde transacties meer mogelijk zijn. Dit voorkomt onnodige kosten en geeft je als werkgever volledige controle over wie er op elk moment gebruik kan maken van de pas.
Hoe snel kan ik een tankpas aanvragen voor nieuw seizoenspersoneel?
V: Hoe snel kan ik een tankpas aanvragen voor nieuw seizoenspersoneel?nA: Het aanvraagproces voor een zakelijke tankpas verloopt snel en is volledig flexibel ingericht, zodat je ook op korte termijn nieuwe kaarten kunt toevoegen voor instromend personeel. Zo ben je niet afhankelijk van lange doorlooptijden en kan nieuw seizoenspersoneel vrijwel meteen gebruikmaken van het tanknetwerk.
Waarom is een tankpas voordeliger dan het vergoeden van brandstofkosten via declaraties?
V: Waarom is een tankpas voordeliger dan het vergoeden van brandstofkosten via declaraties?nA: Met een tankpas vervang je het foutgevoelige declaratieproces door één overzichtelijk systeem met automatische incasso en een maandelijkse factuur, wat de administratieve last voor zowel medewerkers als de financiële afdeling aanzienlijk vermindert. Bovendien heb je via persoonlijke limieten altijd direct inzicht en controle over de werkelijke brandstofuitgaven per medewerker of voertuig.
Wanneer is het zinvol om ook de laadpas te activeren naast de reguliere tankpas?
V: Wanneer is het zinvol om ook de laadpas te activeren naast de reguliere tankpas?nA: De laadpas is een waardevolle aanvulling zodra één of meerdere voertuigen in je wagenpark elektrisch zijn, omdat medewerkers dan toegang krijgen tot meer dan 275.000 laadpunten in Europa zonder vooraf contant te betalen. Alle laadtransacties worden bovendien samengevoegd op dezelfde maandelijkse factuur, waardoor het beheer overzichtelijk blijft.
