Werkdagenbeperking bij een tankpas stelt bedrijven in staat om het tanken van medewerkers te beperken tot specifieke dagen van de week. Deze functie helpt MKB-bedrijven brandstofkosten te controleren, ongewenst privégebruik te voorkomen en administratieve processen te vereenvoudigen. Door werkdagenbeperkingen in te stellen, behouden ondernemers overzicht over hun brandstofuitgaven en kunnen ze flexibele autorisaties per medewerker configureren.
Wat is werkdagenbeperking bij een tankpas en waarom zou je dit willen?
Werkdagenbeperking is een beveiligingsfunctie waarmee bedrijven het gebruik van tankpassen kunnen beperken tot specifieke dagen van de week. Je kunt bijvoorbeeld instellen dat medewerkers alleen van maandag tot en met vrijdag kunnen tanken, waardoor weekendgebruik wordt uitgesloten. Deze functie biedt directe controle over wanneer brandstofkosten worden gemaakt.
Voor MKB-bedrijven biedt werkdagenbeperking verschillende belangrijke voordelen. Kostenbesparing ontstaat doordat ongewenst privégebruik tijdens weekenden of vrije dagen wordt voorkomen. Fraudepreventie wordt versterkt omdat tankpogingen buiten werktijd automatisch worden geweigerd. Dit geeft ondernemers meer zekerheid dat brandstofkosten daadwerkelijk werkgerelateerd zijn.
De administratieve voordelen zijn eveneens aanzienlijk. Werkdagenbeperkingen vereenvoudigen de boekhouding omdat alle tanktransacties automatisch binnen werkdagen vallen. Dit maakt btw-verrekening eenvoudiger en zorgt voor duidelijkere kostentoewijzing per project of medewerker. Vooral voor installatiebedrijven, transporteurs en andere servicebedrijven met mobiele werknemers is deze functionaliteit waardevol.
Hoe stel je werkdagenbeperkingen in op je AVIA Card?
Het instellen van werkdagenbeperkingen op je AVIA Card gebeurt via de online beheeromgeving. Log in op je zakelijke account en navigeer naar de kaartinstellingen van de betreffende medewerker. Hier vind je de optie ‘Werkdagen’, waar je specifieke dagen kunt selecteren waarop tanken is toegestaan. De wijzigingen worden binnen enkele uren actief.
Je hebt verschillende configuratiemogelijkheden beschikbaar. Per kaart kun je specifieke weekdagen selecteren, bijvoorbeeld alleen maandag tot en met vrijdag. Ook kun je verschillende instellingen per medewerker hanteren, bijvoorbeeld vijf werkdagen voor kantoorpersoneel en zeven dagen voor chauffeurs die ook in het weekend werken.
Naast dagbeperkingen kun je ook tijdsperiodes instellen. Combineer werkdagenbeperkingen met tijdslimietinstellingen voor maximale controle. Stel bijvoorbeeld in dat tanken alleen mogelijk is van maandag tot en met vrijdag tussen 6.00 en 22.00 uur. Voor verschillende voertuigen in je wagenpark kun je afzonderlijke regels configureren, afhankelijk van hun gebruiksdoel.
Welke voordelen biedt werkdagenbeperking voor verschillende MKB-sectoren?
Werkdagenbeperking biedt sectorspecifieke voordelen die aansluiten bij de werkpatronen van verschillende MKB-bedrijven. Voor installatiebedrijven voorkomt het privégebruik van bedrijfsbussen in het weekend, terwijl de flexibiliteit behouden blijft voor spoedklussen. Transportbedrijven kunnen verschillende instellingen hanteren voor vaste routes versus flexibele diensten.
Rijscholen profiteren door kostenbeheersing op leswagens die normaal alleen tijdens kantooruren worden gebruikt. Thuiszorgorganisaties kunnen werkdagenbeperkingen combineren met kilometeradministratie per cliënt. Uitzendbureaus met poolauto’s voorkomen ongeautoriseerd gebruik door wisselend personeel tijdens vrije dagen.
De administratieve vereenvoudiging verschilt per sector. ICT-consultants met projectwerk waarderen de automatische scheiding tussen werk- en privékilometers. Taxi-ondernemers kunnen flexibele werkdagen instellen voor verschillende chauffeurs. Voor alle sectoren geldt dat werkdagenbeperkingen de maandelijkse factuurcontrole vereenvoudigen en discussies over privégebruik voorkomen.
Wat gebeurt er als een medewerker probeert te tanken buiten de werkdagen?
Wanneer een medewerker probeert te tanken buiten de ingestelde werkdagen, wordt de transactie automatisch geweigerd. Het tankstation toont een foutmelding die aangeeft dat de kaart niet is geautoriseerd voor gebruik op deze dag. De poging wordt geregistreerd in het systeem, zodat je als werkgever inzicht hebt in geweigerde transacties.
Voor spoedgevallen kun je tijdelijke autorisaties verlenen via de online beheeromgeving. Dit is handig wanneer een installateur onverwacht een spoedklus heeft of een chauffeur extra diensten moet draaien. Je kunt binnen enkele minuten de werkdagenbeperkingen tijdelijk uitschakelen of aanpassen voor specifieke kaarten.
Het systeem biedt ook flexibiliteit voor uitzonderlijke situaties. Je kunt van tevoren bepaalde weekenden vrijgeven voor geplande werkzaamheden. Noodprocedures zijn beschikbaar waarbij medewerkers telefonisch autorisatie kunnen aanvragen voor acute situaties. Deze combinatie van controle en flexibiliteit zorgt ervoor dat werkdagenbeperkingen de bedrijfsvoering ondersteunen in plaats van belemmeren.
Werkdagenbeperking op je tankpas biedt effectieve kostencontrole zonder operationele beperkingen. De functie past zich aan verschillende bedrijfstypes aan en combineert automatische beveiliging met praktische flexibiliteit. Voor meer informatie over de mogelijkheden van de AVIA Card of persoonlijk advies voor jouw bedrijfssituatie, neem contact met ons op.
Veelgestelde vragen
Wat kost het om werkdagenbeperkingen in te stellen op mijn AVIA Card?
Het instellen van werkdagenbeperkingen is een standaardfunctie van de AVIA Card en brengt geen extra kosten met zich mee. Je betaalt alleen de normale maandelijkse kosten voor je tankpas, ongeacht hoeveel beperkingen je instelt.
Hoe snel worden wijzigingen in werkdagenbeperkingen actief?
Wijzigingen in werkdagenbeperkingen worden binnen 2-4 uur actief in het systeem. Voor spoedgevallen kun je telefonisch contact opnemen voor snellere activering van tijdelijke autorisaties binnen enkele minuten.
Waarom wordt mijn kaart geweigerd terwijl ik binnen de werkdagen tank?
Dit kan verschillende oorzaken hebben: controleer of je tijdsbeperkingen hebt ingesteld, of de kaart niet is geblokkeerd, en of je binnen het ingestelde tankbudget blijft. Neem contact op met de klantenservice voor directe ondersteuning.
Wat gebeurt er met werkdagenbeperkingen tijdens officiële feestdagen?
Feestdagen worden automatisch behandeld als niet-werkdagen, tenzij je dit anders instelt. Je kunt van tevoren specifieke feestdagen vrijgeven in de beheeromgeving of achteraf tijdelijke autorisaties verlenen voor spoedgevallen tijdens feestdagen.