Hoe evalueer je jaarlijks of je tankpas contract nog bij je bedrijf past?

Een tankpascontract loopt vaak stilletjes door, jaar na jaar, terwijl je bedrijf ondertussen verandert. Het wagenpark groeit, rijgedrag verschuift, of duurzaamheid krijgt een prominentere plek in het beleid. Dan is het slim om eens per jaar bewust te evalueren of de afspraken die je ooit maakte nog steeds kloppen met de realiteit van vandaag. Heb je vragen of wil je sparren over jouw situatie? neem gerust contact op en we helpen je graag verder.

Signalen dat je contract niet meer aansluit

Niet elk contract slijt op dezelfde manier, maar er zijn herkenbare signalen die aangeven dat een herziening zinvol is. Het meest voor de hand liggende teken is dat medewerkers regelmatig omrijden om een tankstation te bereiken dat onder het contract valt. Dat kost tijd en brandstof, en dat telt op.

Andere signalen zijn minder zichtbaar, maar minstens zo relevant. Denk aan een groeiend aantal elektrische voertuigen in het wagenpark waarvoor de huidige tankpas geen laadmogelijkheden biedt, of aan een toename van ritten in het buitenland terwijl het netwerk van de aanbieder daar beperkt is. Ook administratieve frustraties, zoals onduidelijke facturen of het ontbreken van een digitaal overzicht, zijn een teken dat het contract niet meer bij de organisatie past.

Welke gegevens heb je nodig voor een eerlijke beoordeling?

Een goede evaluatie begint met de juiste cijfers. Zonder concrete data vergelijk je appels met peren en is het moeilijk om objectief vast te stellen of een contract nog rendeert.

Verzamel in ieder geval de volgende informatie uit het afgelopen jaar:

• Het totale brandstofverbruik per voertuig en per medewerker
• De verdeling tussen brandstofsoorten (benzine, diesel, LPG en elektrisch)
• Het aantal transacties buiten het primaire netwerk van de aanbieder
• De gemiddelde prijs per liter of per kWh ten opzichte van de marktprijs
• De tijd die de administratie kwijt is aan het verwerken van tankkosten

Met deze gegevens in handen kun je niet alleen de kosten beoordelen, maar ook de praktische bruikbaarheid van de pas voor je medewerkers. Dat tweede aspect wordt in evaluaties vaak onderschat, terwijl het direct van invloed is op de dagelijkse werkervaring.

Criteria om contracten objectief te vergelijken

Als de data compleet zijn, is het tijd om te beoordelen. Een eerlijke vergelijking kijkt verder dan alleen de prijs per liter. De totale waarde van een contract bestaat uit meerdere lagen.

Denk aan de omvang van het netwerk: hoeveel locaties zijn bereikbaar in Nederland en in de landen waar je medewerkers regelmatig rijden? Een pas die in theorie goedkoop is maar een beperkt netwerk heeft, leidt in de praktijk tot hogere kosten door omrijden en tijdverlies. Kijk ook naar de flexibiliteit van de kaart zelf: kun je per voertuig of per medewerker limieten instellen, pincodes aanpassen en autorisaties beperken? Die mogelijkheden bepalen in grote mate hoeveel controle je als werkgever hebt over de uitgaven.

Verder is de kwaliteit van de rapportage een onderscheidende factor. Een maandelijkse factuur waarop alle transacties overzichtelijk zijn weergegeven, scheelt aanzienlijk in de administratieve werkdruk. De AVIA Card voor zakelijk combineert al deze elementen: tanken bij meer dan 1.000 locaties in Nederland, ruim 2.500 in Europa, volledig instelbare limieten en één duidelijke maandelijkse factuur met automatische incasso.

Duurzaamheid als vast onderdeel van de evaluatie

In 2026 is duurzaamheid geen bijzaak meer bij de evaluatie van mobiliteitscontracten. Steeds meer bedrijven stellen concrete CO2-doelstellingen en verwachten dat hun leveranciers daarop aansluiten. Een tankpas die alleen geschikt is voor fossiele brandstoffen past dan niet meer bij de richting die het bedrijf op wil.

Vraag jezelf af of de huidige pas ook laadmogelijkheden voor elektrische voertuigen ondersteunt, en zo ja, onder welke voorwaarden. Zijn er startkosten per laadsessie? Is het netwerk van laadpunten groot genoeg voor de regio’s waar je medewerkers actief zijn? En biedt de aanbieder inzicht in het energieverbruik per voertuig, zodat je de voortgang op duurzaamheidsdoelen kunt meten? Dit zijn vragen die bij een jaarlijkse evaluatie standaard op de agenda horen te staan.

Praktische stappen om de overstap of verlenging te regelen

Als de evaluatie uitwijst dat het huidige contract nog goed aansluit, is een verlenging de logische stap. Maar ook dan loont het om de voorwaarden opnieuw te bespreken, want de markt verandert en er is vaak ruimte voor betere afspraken op basis van het verbruik van het afgelopen jaar.

Wijst de evaluatie op een mismatch, dan is een overstap aan de orde. Houd daarbij rekening met de opzegtermijn van het huidige contract en plan de overgang zo dat medewerkers nooit zonder werkende pas zitten. Communiceer de wijziging tijdig intern, zodat iedereen weet wat er verandert en hoe de nieuwe pas werkt. Een korte instructie of FAQ voor medewerkers voorkomt veel onnodige vragen in de eerste weken na de overstap.

Een jaarlijkse evaluatie hoeft niet ingewikkeld te zijn als je de juiste structuur hanteert. Wie dit proces elk jaar op hetzelfde moment doorloopt, bouwt vanzelf een solide basis om bewuste keuzes te maken over mobiliteitskosten en contractvoorwaarden. Wil je weten of de AVIA Card beter aansluit bij jouw wagenpark en bedrijfsdoelen? Neem contact op en we bekijken samen wat de beste oplossing is.