Eén maandelijkse mobiliteitsfactuur helpt je budget bewaken doordat alle kosten voor tanken, laden en overige mobiliteitsuitgaven op één overzichtelijk document samenkomen. In plaats van losse bonnetjes, meerdere facturen en handmatige invoer in je administratie, heb je aan het einde van de maand direct inzicht in wat je vloot werkelijk heeft gekost. Wil je weten hoe dit in de praktijk werkt? Lees dan verder, of neem gerust contact op als je direct een vraag hebt.
Wat zijn de voordelen van één gecombineerde mobiliteitsfactuur?
Een gecombineerde mobiliteitsfactuur biedt bedrijven direct overzicht over alle mobiliteitskosten in één document. Geen stapel losse kassabonnen, geen aparte facturen per laadsessie of tankbeurt, maar één helder totaaloverzicht dat je administratie vereenvoudigt en budgetbewaking aanzienlijk gemakkelijker maakt.
Het grootste voordeel is tijdwinst. Medewerkers hoeven geen bonnetjes meer te bewaren, en de financiële afdeling hoeft geen facturen van verschillende aanbieders samen te voegen. Alles staat al op één plek, gespecificeerd per transactie, per voertuig of per medewerker, afhankelijk van hoe je de kaart hebt ingericht.
Daarnaast maakt een gecombineerde factuur het eenvoudiger om trends te signaleren. Stijgen de brandstofkosten van een bepaald voertuig plotseling? Zijn er laadsessies op ongebruikelijke tijden? Met één overzicht zie je afwijkingen direct, nog voor ze uitgroeien tot een budgetprobleem.
Hoe werkt de AVIA Card als alles-in-één mobiliteitsoplossing?
De AVIA Card is een zakelijke mobiliteitskaart waarmee je bij meer dan 1.000 locaties in Nederland en ruim 2.500 locaties in Europa kunt tanken. Alle transacties worden automatisch bijgehouden en samengevoegd op één maandelijkse factuur, die automatisch wordt geïncasseerd. Je hebt dus geen contant geld, declaratieformulieren of losse bonnetjes nodig.
Wat de AVIA Card onderscheidt van een gewone tankpas, is de breedte van het gebruik. De kaart dekt zowel traditionele brandstoffen zoals Euro 95, Super Plus 98 en diesel als elektrisch laden via de AVIA laadpas. Dat betekent dat een gemengde vloot, met zowel conventionele als elektrische voertuigen, volledig op één systeem kan draaien.
De AVIA laadpas geeft toegang tot ruim 275.000 openbare laadpunten in 27 Europese landen. Via de AVIA Laden app zie je realtime waar laadpunten beschikbaar zijn, welke aanbieder ze beheert en wat het actuele tarief is. Alle laadtransacties verschijnen automatisch op de maandelijkse AVIA Card-factuur, zodat ook de elektrische mobiliteitskosten volledig inzichtelijk zijn.
Welke kosten zijn zichtbaar op één mobiliteitsfactuur?
Op een maandelijkse AVIA Card-factuur zijn alle zakelijke mobiliteitsuitgaven per transactie gespecificeerd. Je ziet de datum, locatie, het type brandstof of laadsessie, het volume of de hoeveelheid kilowattuur, en het bedrag. Zo heb je altijd een volledig beeld van wat er is uitgegeven, door wie en waar.
Concreet kunnen de volgende kostensoorten op één factuur verschijnen:
- Brandstofkosten per tankbeurt, inclusief brandstoftype en volume
- Laadkosten via de AVIA laadpas, inclusief locatie en aanbieder
- Transactiegegevens per kaarthouder of voertuig
- Eventuele overige geautoriseerde uitgaven op basis van jouw instellingen
Dit niveau van specificatie maakt het niet alleen eenvoudiger om te controleren of uitgaven kloppen, maar ook om rapportages te maken voor de boekhouding of om kosten te verdelen over afdelingen of kostenplaatsen.
Hoe stel je limieten in om onverwachte kosten te voorkomen?
Met de AVIA Card kun je per kaart persoonlijke pincodes, bestedingslimieten en specifieke autorisaties instellen. Dit betekent dat je vooraf bepaalt wat een medewerker mag uitgeven, welk type brandstof getankt mag worden en bij welke locaties de kaart geldig is. Zo voorkom je onverwachte of ongeautoriseerde uitgaven nog voordat ze plaatsvinden.
Limieten zijn een krachtig instrument voor budgetbeheer. Stel dat een medewerker een vaste maandelijkse brandstofvergoeding heeft, dan kun je de kaart precies op dat bedrag instellen. Wordt de limiet bereikt, dan werkt de kaart niet meer voor die periode. Dit geeft zowel de medewerker als de werkgever duidelijkheid en voorkomt discussies achteraf.
Autorisaties gaan nog een stap verder. Je kunt instellen dat een kaart alleen werkt voor bepaalde brandstoftypen, of juist alleen voor laden. Dit is handig als je een elektrische leaseauto wilt koppelen aan een laadpas zonder dat de bestuurder er ook mee kan tanken. De combinatie van limieten en autorisaties maakt de AVIA Card tot een flexibel en controleerbaar instrument voor zakelijke mobiliteitskosten.
Wanneer is één mobiliteitsfactuur het meest waardevol voor bedrijven?
Een gecombineerde maandelijkse mobiliteitsfactuur is het meest waardevol voor bedrijven met meerdere voertuigen, medewerkers die regelmatig rijden of een gemengde vloot van conventionele en elektrische auto’s. Hoe meer mobiliteitskosten er maandelijks zijn, hoe groter de tijdsbesparing en hoe duidelijker het budgetoverzicht dat één factuur biedt.
Voor kleine bedrijven met één of twee voertuigen kan een gecombineerde factuur al nuttig zijn, maar het voordeel neemt sterk toe naarmate de organisatie groeit. Bij tien of meer voertuigen is het handmatig bijhouden van losse bonnetjes en facturen tijdrovend en foutgevoelig. Een geautomatiseerd systeem dat alles samenvoegt, bespaart dan al snel meerdere uren per maand aan administratie.
Bedrijven die actief werken aan verduurzaming van hun vloot profiteren extra. De combinatie van brandstofkosten en laadkosten op één factuur maakt het eenvoudig om de verschuiving van fossiel naar elektrisch te monitoren en te sturen. Je ziet precies hoe de verhouding zich ontwikkelt en kunt daar je budgetplanning op aanpassen.
Kortom, een maandelijkse mobiliteitsfactuur is geen luxe, maar een praktisch hulpmiddel voor ieder bedrijf dat grip wil houden op zijn mobiliteitsuitgaven. Wij helpen je graag bij het vinden van de juiste instelling voor jouw situatie. Neem contact op en we kijken samen naar de beste aanpak voor jouw vloot.
Veelgestelde vragen
Wat heb ik nodig om te beginnen met de AVIA Card voor mijn bedrijf?
V: Wat heb ik nodig om te beginnen met de AVIA Card voor mijn bedrijf?
A: Om te starten met de AVIA Card neem je contact op met ABMY, waarna je kaarten ontvangt die direct gekoppeld zijn aan jouw bedrijfsaccount. Je stelt per kaart de gewenste limieten en autorisaties in, en vanaf de eerste transactie worden alle kosten automatisch verzameld op één maandelijkse factuur.
Hoe werkt de AVIA Card bij een gemengde vloot van elektrische en conventionele voertuigen?
V: Hoe werkt de AVIA Card bij een gemengde vloot van elektrische en conventionele voertuigen?
A: De AVIA Card en de bijbehorende laadpas zijn volledig geïntegreerd, waardoor zowel tankbeurten als laadsessies automatisch op dezelfde maandelijkse factuur verschijnen. Je kunt per kaart instellen of een bestuurder mag tanken, laden of beide, zodat elke kaart perfect aansluit op het voertuigtype.
Waarom is het instellen van bestedingslimieten belangrijk voor mijn administratie?
V: Waarom is het instellen van bestedingslimieten belangrijk voor mijn administratie?
A: Met bestedingslimieten voorkom je onverwachte of ongeautoriseerde uitgaven nog voordat ze plaatsvinden, wat directe controle geeft over je mobiliteitsbudget. Dit bespaart ook tijd in de administratie, omdat je achteraf geen discussies of correcties hoeft door te voeren over uitgaven die buiten de afspraken vallen.
Wanneer merk ik als bedrijf het meeste voordeel van één gecombineerde mobiliteitsfactuur?
V: Wanneer merk ik als bedrijf het meeste voordeel van één gecombineerde mobiliteitsfactuur?
A: Het voordeel wordt het duidelijkst zodra je meerdere voertuigen of medewerkers hebt die regelmatig rijden, omdat de tijdsbesparing op administratie dan snel oploopt. Bedrijven die ook actief verduurzamen profiteren extra, omdat de verschuiving van brandstof- naar laadkosten in één overzicht direct zichtbaar en stuurbaar is.
