Hoe stel je uitgavenlimieten in op een tankpas?

Uitgavenlimieten op een tankpas zijn vooraf ingestelde maxima voor uitgaven die je per dag, week, maand of per transactie kunt instellen. Deze limieten helpen je brandstofkosten te controleren, fraude te voorkomen en je budget te bewaken. Je kunt verschillende soorten limieten combineren en aanpassen aan je bedrijfsbehoeften. Een zakelijke tankpas met goed ingestelde limieten geeft je volledige controle over je brandstofuitgaven.

Wat zijn uitgavenlimieten op een tankpas en waarom zijn ze belangrijk?

Uitgavenlimieten zijn digitale uitgavencontroles die automatisch voorkomen dat medewerkers meer kunnen uitgeven dan toegestaan. Je kunt kiezen uit dagelijkse limieten (bijvoorbeeld € 100 per dag), wekelijkse limieten (€ 500 per week), maandelijkse limieten (€ 2.000 per maand) of transactielimieten (maximaal € 150 per tankbeurt).

Deze limieten zijn om verschillende redenen cruciaal. Kostencontrole wordt veel eenvoudiger, omdat je voorkomt dat uitgaven uit de hand lopen. Fraudepreventie werkt automatisch, omdat gestolen of misbruikte tankpassen beperkte schade kunnen aanrichten. Budgetbeheer wordt voorspelbaar, omdat je precies weet wat je maximale maandelijkse brandstofkosten kunnen zijn.

Voor zakelijke tankpassen zijn limieten extra belangrijk, omdat medewerkers vaak zelfstandig tanken zonder directe supervisie. Een installateur die een dag lang bij klanten werkt, kan niet elke tankbeurt vooraf laten goedkeuren door zijn werkgever. Door slimme limieten in te stellen, behoud je controle zonder de flexibiliteit van je medewerkers te beperken.

Hoe stel je verschillende soorten limieten in op je zakelijke tankpas?

Het instellen van limieten gebeurt meestal via een online beheerportaal of app van je tankpasaanbieder. Je logt in met je bedrijfsgegevens en selecteert de tankpas waarvoor je limieten wilt instellen. Vervolgens kies je uit verschillende typen limieten die je kunt combineren.

Bedraglimieten stel je in door het gewenste maximum te selecteren. Een dagelijkse limiet van € 75 betekent dat de tankpas na € 75 aan uitgaven die dag wordt geblokkeerd tot de volgende dag. Wekelijkse limieten worden elke maandag gereset, terwijl maandelijkse limieten op de eerste van elke maand opnieuw beginnen.

Volumelimieten werken in liters in plaats van euro’s. Dit is handig als je precies weet hoeveel brandstof een voertuig per periode mag verbruiken. Een bedrijfsbus die normaal 200 liter diesel per maand gebruikt, krijgt bijvoorbeeld een limiet van 250 liter voor onverwachte ritten.

Productbeperkingen laten je kiezen welke brandstoffen wel en niet zijn toegestaan. Een dieselvoertuig krijgt alleen toegang tot diesel en AdBlue, terwijl benzineauto’s geen LPG kunnen tanken. Ook kun je shopaankopen uitschakelen als je alleen brandstof wilt toestaan.

Welke uitgavenlimieten passen het beste bij jouw bedrijf?

De juiste limieten hangen af van je bedrijfsgrootte, wagenpark en reispatronen. Een installatiebedrijf met lokale klanten heeft andere behoeften dan een transportbedrijf met lange afstanden. Begin met het analyseren van je huidige brandstofkosten per voertuig per maand.

Voor installateurs en technische dienstverleners werken dagelijkse limieten van € 50–75 meestal goed. Deze bedrijven rijden vaak lokaal met voorspelbaar brandstofverbruik. Een wekelijkse limiet van € 300–400 geeft extra flexibiliteit voor drukke werkweken zonder risico op overschrijding.

Transportbedrijven en taxi’s hebben hogere dagelijkse limieten nodig, vaak € 150–250 per dag. Hun brandstofverbruik varieert sterk per dag, maar is over een week meestal voorspelbaar. Een maandelijkse limiet van € 1.500–2.500 per voertuig past bij de meeste regionale transporteurs.

Thuiszorgorganisaties die medewerkers hun eigen auto laten gebruiken, kiezen vaak voor lagere limieten van € 30–50 per dag. Deze medewerkers rijden veel korte ritten tussen cliënten. Een maandelijkse limiet van € 600–800 dekt meestal alle werkgerelateerde ritten.

Uitzendbureaus met poolauto’s stellen vaak transactielimieten in van € 100–150 per tankbeurt. Dit voorkomt dat uitzendkrachten per ongeluk voltanken in plaats van de benodigde hoeveelheid te tanken. Combineer dit met een dagelijkse limiet van € 200 voor extra zekerheid.

Wat gebeurt er als een medewerker de tankpaslimiet bereikt?

Wanneer een medewerker de ingestelde limiet bereikt, wordt de tankpas automatisch geblokkeerd voor nieuwe transacties. De pomp geeft een foutmelding en de betaling wordt geweigerd. De medewerker kan niet meer tanken tot de limiet wordt gereset of verhoogd.

De meeste tankpasaanbieders sturen direct een notificatie naar de wagenparkbeheerder wanneer een limiet wordt bereikt. Je ontvangt een e-mail of appmelding met details over welke medewerker, welke limiet en op welk tijdstip. Dit helpt je snel te reageren op onverwachte situaties.

Voor noodgevallen kun je limieten tijdelijk verhogen via het beheerportaal. Dit werkt meestal binnen enkele minuten, zodat een medewerker die onverwacht veel moet rijden toch kan tanken. Sommige systemen bieden ook automatische noodverhogingen aan voor bepaalde tijdstippen of locaties.

Als een medewerker regelmatig tegen limieten aanloopt, is dit vaak een signaal om je instellingen te herzien. Misschien zijn de limieten te laag voor de werkelijke behoeften, of er is sprake van inefficiënt rijgedrag dat aandacht verdient. Gebruik deze momenten als leermomenten voor betere kostenbewaking.

Het instellen van de juiste uitgavenlimieten op je tankpas vraagt om maatwerk per bedrijf en voertuig. Door te beginnen met conservatieve limieten en deze geleidelijk aan te passen, vind je de perfecte balans tussen controle en flexibiliteit. Wil je meer weten over de mogelijkheden van zakelijke tankpassen voor jouw bedrijf? Neem contact met ons op voor persoonlijk advies over de beste limietinstellingen voor jouw situatie.