Als zzp’er met meerdere voertuigen kun je brandstofkosten efficiënt beheren door één centrale tankpas te gebruiken met meerdere kaarten. Dit vereenvoudigt de administratie aanzienlijk en geeft je overzicht over alle tankkosten. Een goede tankpas biedt digitale rapportages, btw-ondersteuning en landelijke dekking voor al je voertuigen.
Wat is de beste manier om tankpassen te beheren als zzp’er met meerdere voertuigen?
De beste aanpak is één hoofdrekening met meerdere kaarten per voertuig. Dit betekent dat je één contract hebt met de tankpasaanbieder, maar voor elk voertuig een aparte kaart ontvangt. Alle transacties komen samen op één factuur, wat je administratie drastisch vereenvoudigt.
Een centraal beheersysteem biedt verschillende voordelen. Je krijgt maandelijks één overzichtelijke factuur in plaats van losse bonnetjes per tankbeurt. Digitale rapportages laten precies zien welk voertuig waar heeft getankt. Dit maakt het bijhouden van kosten per project of klant veel eenvoudiger.
Moderne tankpassen bieden online portalen waar je alle transacties kunt inzien. Je kunt limieten instellen per kaart, bepaalde tijden blokkeren of specifieke brandstofsoorten toestaan. Dit geeft je controle over het gebruik, zonder dat je fysiek aanwezig hoeft te zijn bij elke tankbeurt.
Welke kosten zijn er verbonden aan tankpassen voor meerdere voertuigen?
De meeste tankpasaanbieders rekenen geen maandelijkse kosten per kaart, maar werken met transactiekosten of een vast bedrag per maand voor het hele account. Bij sommige aanbieders betaal je tussen de € 2 en € 5 per maand per extra kaart, terwijl anderen dit gratis aanbieden vanaf een bepaald verbruik.
Transactiekosten variëren meestal tussen € 0,02 en € 0,10 per tankbeurt. Dit lijkt weinig, maar bij regelmatig tanken met meerdere voertuigen kunnen deze kosten oplopen. Vergelijk daarom altijd de totale kosten, niet alleen de kaartkosten.
Een belangrijk voordeel van meerdere voertuigen is vaak de mogelijkheid tot volumekortingen. Veel aanbieders bieden betere tarieven wanneer je maandelijkse afname hoger ligt. Ook kunnen administratiekosten lager uitvallen, omdat je slechts één factuur ontvangt in plaats van meerdere rekeningen.
Hoe voorkom je administratieve rompslomp bij meerdere tankpassen?
De sleutel tot rompslompvrije administratie ligt in digitalisering en automatisering. Kies een tankpas die automatisch btw-specificaties op de factuur vermeldt. Dit bespaart veel tijd bij je kwartaalaangifte, omdat je niet handmatig btw hoeft uit te rekenen.
Gebruik de online portalen en apps die tankpasaanbieders aanbieden. Deze tools categoriseren automatisch je uitgaven en maken rapportages per voertuig of periode. Veel systemen kunnen ook gegevens exporteren naar Excel of direct koppelen met populaire boekhoudpakketten.
Stel vaste procedures in voor jezelf. Controleer wekelijks de transacties online, spoor afwijkingen tijdig op en bewaar digitale facturen gestructureerd. Een goede gewoonte is het fotograferen van tankbonnen als back-up, ook al krijg je een digitale factuur.
Welke tankpas biedt de beste dekking voor zzp’ers die veel onderweg zijn?
Voor zzp’ers die veel onderweg zijn, is landelijke dekking cruciaal. De beste tankpassen werken bij meer dan 1.000 locaties in Nederland en hebben uitgebreide Europese dekking voor internationale ritten. Dit voorkomt dat je moet omrijden om een geschikt tankstation te vinden.
De AVIA Card biedt bijvoorbeeld toegang tot ruim 2.500 tankstations in Europa en meer dan 1.000 locaties in Nederland. Voor zzp’ers die ook elektrische voertuigen hebben, is het belangrijk dat de tankpas ook laadpunten dekt. Moderne mobiliteitskaarten geven toegang tot honderdduizenden laadpunten.
Kijk ook naar de acceptatie bij verschillende merken. Sommige tankpassen werken alleen bij eigen stations, terwijl andere breed geaccepteerd worden. Voor maximale flexibiliteit kies je een pas die bij meerdere merken werkt. Wil je meer informatie over de mogelijkheden voor jouw situatie? Neem dan contact op voor persoonlijk advies over de beste oplossing voor jouw wagenpark.
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er als een van mijn voertuigen gestolen wordt met de tankpas erin?
Bij diefstal kun je de betreffende kaart direct blokkeren via de online portal of telefoon. De meeste aanbieders hebben 24/7 blokkeerservice. Vervolgens krijg je kosteloos een vervangende kaart toegestuurd, meestal binnen 2-3 werkdagen.
Hoe stel ik limieten in per voertuig om misbruik te voorkomen?
Via het online beheersportaal kun je per kaart daglimieten, weeklimieten of maandlimieten instellen. Ook kun je tijdvensters bepalen wanneer getankt mag worden en specifieke brandstofsoorten blokkeren. Deze instellingen zijn direct actief en kunnen altijd aangepast worden.
Waarom krijg ik soms verschillende prijzen per liter bij hetzelfde tankstation?
Tankpasprijzen kunnen afwijken van de pompprijzen door contractuele afspraken met de aanbieder. Sommige tankpassen hebben vaste tarieven, andere volgen de dagprijzen met een korting of toeslag. Check altijd je contract voor de exacte prijsstructuur.
Hoe kan ik tankkosten per klant of project toewijzen met meerdere voertuigen?
Moderne tankpassystemen bieden vaak de mogelijkheid om referentienummers of projectcodes in te voeren bij het tanken. Deze gegevens verschijnen op je factuur en in rapportages, waardoor je kosten eenvoudig kunt toewijzen aan specifieke klanten of projecten.
