Het beheren van een tankpas bij wisselend personeel vereist een doordachte aanpak met flexibele controlemogelijkheden en heldere procedures. Uitzendbureaus, installatiebedrijven en andere mkb-ondernemingen met tijdelijke medewerkers kunnen administratieve chaos voorkomen door gebruik te maken van tankpassen met persoonlijke pincodes, instelbare limieten en automatische facturering. De juiste instellingen zorgen voor overzicht en fraudepreventie, ongeacht personeelswisselingen.
Waarom is een tankpas bij wisselend personeel zo uitdagend?
Wisselend personeel zorgt voor gebrek aan overzicht over wie waar tankt, verhoogde frauderisico’s door onbekende medewerkers en administratieve rompslomp bij het uitdelen en intrekken van tankpassen. Uitzendbureaus worstelen met poolauto’s die door verschillende uitzendkrachten worden gebruikt, terwijl installatiebedrijven te maken hebben met wisselende projectteams.
De grootste uitdaging ligt in het balanceren tussen toegankelijkheid en controle. Nieuwe medewerkers moeten snel kunnen tanken voor hun werk, maar tegelijkertijd wil je misbruik voorkomen. Traditionele tankpassen bieden vaak onvoldoende flexibiliteit voor deze dynamische situaties.
Uitzendbureaus hebben te maken met extra complexiteit doordat uitzendkrachten vaak kortstondig bij verschillende opdrachtgevers werken. Hierdoor ontstaat onduidelijkheid over wie verantwoordelijk is voor welke tankkosten en hoe deze correct moeten worden doorbelast.
Welke controlemogelijkheden heb je bij een tankpas voor wisselend personeel?
Moderne tankpassen bieden persoonlijke pincodes per medewerker, instelbare daglimieten, weeklimieten en maandlimieten, plus realtime monitoring van alle tanktransacties. Je kunt autorisaties instellen voor specifieke tankstations of regio’s en tijdelijke toegang verlenen die automatisch verloopt.
Pincodes zorgen ervoor dat alleen geautoriseerde personen de tankpas kunnen gebruiken. Door elke medewerker een unieke pincode toe te wijzen, kun je precies bijhouden wie wanneer heeft getankt. Dit is vooral waardevol bij uitzendbureaus waar verschillende mensen dezelfde bedrijfswagen gebruiken.
Limieten helpen bij kostenbeheersing en fraudepreventie. Je kunt bijvoorbeeld instellen dat uitzendkrachten maximaal € 50 per dag kunnen tanken, of dat installateurs alleen op werkdagen tussen 6.00 en 18.00 uur kunnen tanken. Realtime monitoring geeft je direct inzicht in afwijkend tankgedrag.
Hoe voorkom je administratieve chaos bij wisselende medewerkers?
Gebruik automatische facturering met maandelijkse overzichten per medewerker of project, stel standaardprocedures op voor het uitgeven en intrekken van tankpassen en werk met digitale administratie die automatisch tanktransacties koppelt aan de juiste kostenplaatsen.
Een goed systeem begint met heldere procedures. Bepaal wie verantwoordelijk is voor het uitgeven van nieuwe pincodes, hoe snel toegang moet worden ingetrokken bij uitdiensttreding en hoe tankkosten worden doorbelast naar verschillende projecten of opdrachtgevers.
Digitale administratie voorkomt handmatige fouten en bespaart tijd. Door tanktransacties automatisch te koppelen aan personeelsnummers of projectcodes, krijg je direct inzicht in kosten per medewerker of opdracht. Dit is essentieel voor uitzendbureaus die kosten moeten doorberekenen aan opdrachtgevers.
Wat zijn de beste praktijken voor tankpasbeheer bij uitzendkrachten?
Wijs elke uitzendkracht een persoonlijke pincode toe die gekoppeld is aan hun uitzendperiode, gebruik tijdelijke autorisaties die automatisch verlopen en stel de AVIA Card in met flexibele limieten per type opdracht. Zorg voor snelle activering bij nieuwe uitzendkrachten en automatische deactivering bij beëindiging.
Voor uitzendbureaus is timing cruciaal. Nieuwe uitzendkrachten moeten vaak direct kunnen starten, dus zorg voor een systeem waarbij pincodes snel kunnen worden toegewezen. Omgekeerd moeten toegangen direct worden ingetrokken wanneer een uitzendperiode afloopt om misbruik te voorkomen.
Flexibele limieten per type werk werken goed bij verschillende opdrachten. Een uitzendkracht in de bouw heeft andere tankbehoeften dan iemand in de thuiszorg. Door limieten aan te passen aan het type werk voorkom je problemen zonder de flexibiliteit te beperken.
De AVIA Card biedt alle benodigde functionaliteiten voor professioneel tankpasbeheer bij wisselend personeel. Met meer dan 1.000 tanklocaties in Nederland en volledige configuratiemogelijkheden voor pincodes en limieten krijg je de controle en het overzicht dat je nodig hebt. Voor meer informatie over de mogelijkheden voor jouw bedrijf kun je contact met ons opnemen.
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er als een uitzendkracht zijn pincode vergeet of kwijtraakt?
Bij een vergeten pincode kun je als beheerder direct een nieuwe pincode toewijzen via het online dashboard. De oude pincode wordt automatisch gedeactiveerd en de nieuwe is binnen enkele minuten actief op alle tankstations.
Hoe snel kan ik een nieuwe uitzendkracht toegang geven tot de tankpas?
Nieuwe pincodes kunnen binnen 5 minuten worden toegewezen via het online systeem. De pincode is direct actief, zodat de uitzendkracht meteen kan starten zonder vertraging bij het tankstation.
Waarom zou ik kiezen voor persoonlijke pincodes in plaats van één algemene pas?
Met persoonlijke pincodes weet je precies wie wanneer heeft getankt en kun je kosten direct toewijzen aan de juiste medewerker of project. Dit voorkomt discussies over tankkosten en maakt doorbelasting naar opdrachtgevers veel eenvoudiger.
Wat als een uitzendkracht probeert te tanken buiten de ingestelde limieten?
De transactie wordt automatisch geweigerd en je ontvangt een melding via het systeem. De uitzendkracht kan contact opnemen voor een tijdelijke limietverhoging als dit nodig is voor het werk.