Automatische incasso bij een zakelijke tankkaart betekent dat brandstofkosten automatisch van je bedrijfsrekening worden afgeschreven na gebruik. Je ontvangt maandelijks één overzichtelijke factuur met alle tanktransacties, waarna het bedrag automatisch wordt geïncasseerd. Dit systeem elimineert handmatige betalingen en voorkomt vergeten facturen. Voor mkb-bedrijven biedt dit aanzienlijke administratieve voordelen en een beter overzicht van de cashflow.
Wat is automatische incasso bij een zakelijke tankkaart?
Automatische incasso bij een zakelijke tankpas is een betalingssysteem waarbij brandstofkosten automatisch van je bedrijfsrekening worden afgeschreven. In tegenstelling tot vooruitbetaling of handmatige factuurverwerking werkt dit systeem volledig geautomatiseerd na de eerste instelling.
Het proces verschilt fundamenteel van andere betaalmethoden. Bij contante betaling of pinnen betaal je direct bij het tankstation. Bij automatische incasso gebruik je eerst de kaart, waarna de kosten later worden geïncasseerd. Dit creëert een kredietfaciliteit die voordelen voor de cashflow biedt.
Het systeem is populair bij zakelijke klanten omdat het de administratieve lasten vermindert. In plaats van meerdere losse betalingen per maand ontvang je één factuur met alle transacties. De betrokken partijen zijn de tankkaartmaatschappij, je bank en het tankstation waar je tankt.
Hoe werkt het incassoproces bij zakelijke brandstofkaarten stap voor stap?
Het incassoproces begint wanneer je de tankpas gebruikt bij een tankstation. De transactie wordt geregistreerd en doorgestuurd naar de kaartmaatschappij. Alle transacties van een maand worden verzameld op één factuur.
De timing werkt als volgt: transacties van maand 1 verschijnen op de factuur van maand 2. Deze factuur ontvang je meestal in de eerste week van de nieuwe maand. De automatische incasso vindt plaats ongeveer 14 dagen na de factuurdatum, tenzij anders overeengekomen.
Tussen gebruik en betaling gebeurt het volgende: het tankstation stuurt transactiegegevens naar de kaartmaatschappij, die de gegevens controleert en verwerkt, maandelijks factureert en de automatische incasso initieert. Je ontvangt vooraf een incasso-aankondiging, zodat je kunt controleren of het bedrag klopt.
Welke voordelen biedt automatische incasso voor mkb-bedrijven?
Automatische incasso bespaart aanzienlijk veel administratieve tijd doordat je geen facturen handmatig hoeft te verwerken. Je ontvangt één maandelijkse factuur in plaats van tientallen losse bonnetjes van medewerkers. Dit vereenvoudigt de boekhouding en vermindert de kans op fouten.
Het overzicht van de cashflow verbetert omdat je precies weet wanneer brandstofkosten worden afgeschreven. Vergeten betalingen behoren tot het verleden, wat je kredietwaardigheid beschermt. Voor de boekhouding betekent dit voorspelbare uitgaven en minder handmatige invoer.
Verschillende mkb-sectoren profiteren specifiek: installatiebedrijven krijgen overzicht over brandstofkosten per project, transportbedrijven kunnen kosten per route analyseren en thuiszorgorganisaties hebben duidelijk inzicht in reiskosten per medewerker. Rijscholen kunnen brandstofkosten per lesauto bijhouden voor een betere kostprijsberekening.
Wat moet je regelen voordat je automatische incasso activeert?
Voor automatische incasso heb je een SEPA-incassomachtiging nodig die je ondertekent bij de aanvraag van de tankpas. Zorg dat je bedrijfsrekening voldoende saldo heeft voor de maandelijkse afschrijvingen. Controleer of je bank automatische incasso’s toestaat voor je rekening.
Benodigde documenten zijn: een uittreksel van de Kamer van Koophandel, de bankgegevens van de bedrijfsrekening en de ondertekende incassomachtiging. Sommige maatschappijen vragen ook een kredietcheck of referenties van andere leveranciers.
Bespreek met je boekhouder hoe brandstofkosten worden geboekt en of de btw-verrekening correct is ingesteld. Pas interne processen aan: informeer medewerkers over het gebruik van de kaart, stel limieten per kaart in en regel wie de facturen controleert. Overweeg een AVIA Card voor een betrouwbare oplossing met een uitgebreid netwerk. Voor vragen over automatische incasso en tankpassen kun je contact opnemen voor persoonlijk advies.
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er als er onvoldoende saldo op mijn bedrijfsrekening staat bij de incasso?
Bij onvoldoende saldo wordt de incasso geweigerd en ontvang je een melding van je bank. De tankkaartmaatschappij stuurt meestal een herinnering en probeert de incasso na enkele dagen opnieuw, vaak tegen extra kosten.
Hoe kan ik een onjuiste transactie op mijn tankkaartfactuur betwisten?
Neem binnen 8 weken contact op met de tankkaartmaatschappij met het factuurnummer en transactiedetails. Zij onderzoeken de betwisting en kunnen het bedrag terugboeken als de klacht gerechtvaardigd is.
Wanneer kan ik de automatische incasso stopzetten of wijzigen?
Je kunt de incassomachtiging altijd intrekken via je bank of de tankkaartmaatschappij. Geef minimaal 5 werkdagen voor de incassodatum op. Let op: dit kan betekenen dat je tankkaart wordt geblokkeerd.
Welke kosten zijn verbonden aan automatische incasso bij tankkaarten?
De meeste tankkaartmaatschappijen rekenen geen extra kosten voor automatische incasso. Wel kunnen er kosten zijn bij geweigerde incasso's (€2-5) of bij het handmatig verwerken van betalingen als alternatief.
