Een tankpas voor bedrijven met meerdere vestigingen biedt centraal beheer van alle brandstofkosten via één systeem. Medewerkers kunnen bij duizenden tankstations tanken, terwijl alle transacties automatisch per vestiging worden geregistreerd. Dit elimineert declaraties en vereenvoudigt de administratie aanzienlijk. De kaart kan worden ingesteld met specifieke autorisaties, limieten en beperkingen per vestiging of medewerker.
Wat is een tankpas voor bedrijven en waarom is dit handig voor meerdere vestigingen?
Een tankpas voor bedrijven is een betaalkaart waarmee medewerkers brandstof kunnen tanken bij een netwerk van tankstations. Voor bedrijven met meerdere vestigingen betekent dit dat alle brandstofkosten centraal worden beheerd, ongeacht waar medewerkers tanken.
De grootste voordelen voor bedrijven met meerdere vestigingen zijn het wegvallen van declaraties en de centrale controle over brandstofkosten. Medewerkers hoeven geen bonnetjes meer te verzamelen en in te dienen. Alle transacties worden automatisch geregistreerd en toegewezen aan de juiste vestiging of kostenplaats.
Dit systeem voorkomt administratieve rompslomp die ontstaat wanneer medewerkers van verschillende vestigingen door heel Nederland rijden. Of het nu gaat om installateurs die bij klanten werken, thuiszorgmedewerkers die cliënten bezoeken of vertegenwoordigers die tussen vestigingen reizen: iedereen kan eenvoudig tanken zonder voorschotten of declaratieprocedures.
Hoe werkt de administratie van een tankpas bij meerdere vestigingen?
De administratie van een tankpas werkt via automatische registratie van alle tanktransacties. Elke keer dat een medewerker tankt, wordt de transactie direct gekoppeld aan de juiste vestiging, kostenplaats of projectcode.
Je ontvangt maandelijks één overzichtelijke factuur waarop alle transacties van alle vestigingen staan vermeld. Deze factuur kan worden uitgesplitst per vestiging, per medewerker of per kostenplaats, afhankelijk van hoe je de kaarten hebt ingesteld. De gegevens kunnen vaak direct worden geëxporteerd naar boekhoudpakketten.
Het systeem houdt automatisch bij welke medewerker waar en wanneer heeft getankt. Dit geeft inzicht in brandstofkosten per vestiging en helpt bij het opstellen van budgetten. Ook voor de btw-verwerking is dit handig, omdat alle gegevens netjes gestructureerd worden aangeleverd.
Welke autorisaties en beperkingen kun je instellen per vestiging?
Je kunt per tankpas specifieke autorisaties instellen die aansluiten bij de behoeften van elke vestiging. Dit omvat tanklimieten per dag of per week, tijdsbeperkingen voor wanneer er getankt mag worden en locatiebeperkingen voor bepaalde regio’s.
Elke kaart kan worden uitgerust met een persoonlijke pincode, zodat alleen de toegewezen medewerker de kaart kan gebruiken. Je kunt ook instellen welke brandstofsoorten wel of niet mogen worden getankt. Voor vestigingen met alleen personenauto’s kun je bijvoorbeeld het tanken van diesel blokkeren.
Verschillende autorisatieniveaus zijn mogelijk per vestiging. Vestigingsmanagers kunnen bijvoorbeeld hogere limieten krijgen dan andere medewerkers. Ook kun je noodautorisaties instellen voor situaties waarin medewerkers buiten normale werktijden moeten tanken.
Wat zijn de kosten en hoe vergelijk je verschillende tankpassen?
Tankpassen hebben meestal geen aanschafkosten, maar werken met transactiekosten per tankbeurt. Deze kosten variëren tussen € 0,15 en € 0,50 per transactie. Sommige aanbieders rekenen ook maandelijkse administratiekosten per kaart.
Bij het vergelijken van tankpassen let je op het aantal tankstations in het netwerk, de geografische dekking en de rapportagemogelijkheden. Voor bedrijven met meerdere vestigingen is landelijke dekking essentieel. Ook de kwaliteit van online rapportagetools maakt veel verschil voor een efficiënte administratie.
Andere vergelijkingspunten zijn de flexibiliteit van autorisatie-instellingen, de snelheid van de klantenservice en de mogelijkheid tot integratie met bestaande boekhoudsystemen. Sommige aanbieders bieden ook kortingen bij grote volumes of lange contractperiodes.
Hoe kies je de beste tankpas voor jouw bedrijf met meerdere vestigingen?
De beste tankpas kies je op basis van netwerkomvang en rapportagemogelijkheden. Voor bedrijven met meerdere vestigingen is een landelijk netwerk met minimaal 1.000 tanklocaties essentieel. Ook uitgebreide rapportage per vestiging is cruciaal voor een goede kostentoewijzing.
Klantenservice speelt een belangrijke rol, vooral bij technische problemen of vragen over autorisaties. Zoek naar aanbieders die persoonlijke begeleiding bieden en snel reageren op vragen. Flexibiliteit in het aanpassen van instellingen per vestiging is ook belangrijk.
De AVIA Card biedt toegang tot meer dan 1.000 locaties in Nederland en 2.500 in Europa. De kaart kan volledig naar wens worden ingericht met persoonlijke pincodes, limieten en autorisaties per vestiging. Voor persoonlijk advies over de beste oplossing voor jouw bedrijf kun je contact opnemen voor een vrijblijvend gesprek over je specifieke behoeften.
Veelgestelde vragen
V: Hoe lang duurt het om een tankpas systeem op te zetten voor alle vestigingen?
A: Het opzetten van een tankpas systeem duurt meestal 5-10 werkdagen na het tekenen van het contract. Je ontvangt de kaarten per post en kunt direct online de autorisaties per vestiging instellen via het beheerportaal.
V: Wat gebeurt er als een medewerker zijn tankpas verliest of deze wordt gestolen?
A: Bij verlies of diefstal kun je de tankpas direct blokkeren via het online beheerportaal of telefonisch. Een vervangende kaart wordt binnen 3-5 werkdagen toegestuurd en alle instellingen worden automatisch overgenomen.
V: Kunnen medewerkers ook in het buitenland tanken met de bedrijfstankpas?
A: Ja, de meeste tankpassen werken ook in het buitenland binnen het netwerk van de aanbieder. Let wel op mogelijke extra kosten voor buitenlandse transacties en controleer vooraf de dekking in de landen waar je medewerkers reizen.
V: Hoe voorkom je misbruik van tankpassen door medewerkers?
A: Misbruik voorkom je door persoonlijke pincodes in te stellen, tanklimieten per dag/week vast te leggen en locatiebeperkingen toe te passen. Het systeem registreert alle transacties met tijd en locatie, waardoor ongebruikelijke patronen snel opvallen.
