Hoe zet je een tankpas systeem op voor een groeiend wagenpark?

Een groeiend wagenpark brengt logistieke uitdagingen met zich mee, en brandstofbeheer is daar een van de meest onderschatte. Zonder een goed doordacht tankpas systeem lopen de kosten snel op en wordt het bijhouden van uitgaven een tijdrovende klus. Wil je direct weten hoe wij zakelijke klanten hierbij ondersteunen? Neem gerust contact op en we helpen je op weg. In dit artikel leggen we stap voor stap uit hoe je een efficiënt tankpas systeem opzet dat meeschaalt met jouw organisatie.

De juiste tankpas kiezen voor jouw wagenpark

De keuze voor een tankpas begint met een eerlijke blik op de omvang en samenstelling van je wagenpark. Rijd je met tien voertuigen of met honderd? Zijn het voornamelijk dieselauto’s, of heb je ook bestelwagens op benzine of elektrische voertuigen in de mix? De antwoorden op die vragen bepalen welke functionaliteiten je echt nodig hebt.

Let bij het vergelijken van tankpassen op het netwerk van tankstations, de acceptatie in het buitenland en de mate van flexibiliteit in het beheer. Een tankpas die alleen werkt bij een beperkt aantal locaties kan al snel een knelpunt worden als chauffeurs regelmatig door het land of over de grens rijden. Kies voor een oplossing die zowel nationaal als Europees dekkend is en die je de controle geeft die je als wagenparkbeheerder nodig hebt.

Beheer en controle instellen per voertuig of bestuurder

Een goed tankpas systeem geeft je de mogelijkheid om op het niveau van individuele voertuigen of bestuurders in te grijpen. Dat klinkt technisch, maar in de praktijk betekent het simpelweg dat je zelf bepaalt wie wat mag tanken, waar en tot welk bedrag.

Stel limieten in per dag, week of maand, en koppel een persoonlijke pincode aan elke kaart zodat onbevoegd gebruik wordt voorkomen. Specifieke autorisaties maken het bovendien mogelijk om bepaalde productcategorieën uit te sluiten, denk aan het blokkeren van shopproducten als de kaart uitsluitend bedoeld is voor brandstof. Met de AVIA Card voor zakelijk kun je al deze instellingen flexibel aanpassen aan de behoeften van jouw organisatie, zonder dat je daarvoor elke keer contact hoeft op te nemen met een helpdesk.

Hoe meer voertuigen je beheert, hoe meer waarde deze granulaire controle heeft. Een chauffeur die zijn limiet bereikt, wordt automatisch geblokkeerd. Dat voorkomt discussies achteraf en houdt de kosten voorspelbaar.

Administratie stroomlijnen met automatische facturatie

Handmatig bonnetjes verwerken is voor elk bedrijf een tijdverspilling, maar voor grotere wagenparken is het ronduit onhoudbaar. Een modern tankpas systeem lost dit op door alle transacties automatisch te bundelen in één overzichtelijke factuur.

In plaats van tientallen losse afschriften te verwerken, ontvang je maandelijks één factuur waarop alle tank- en laadtransacties per kaart of voertuig worden uitgesplitst. De bedragen worden automatisch geïncasseerd, waardoor je geen betalingstermijnen hoeft te bewaken en de boekhouding altijd up-to-date is. Dit bespaart niet alleen tijd, maar verkleint ook de kans op fouten in de kostenregistratie.

Een bijkomend voordeel is de rapportagemogelijkheid. Veel systemen bieden inzicht in verbruikspatronen per voertuig of afdeling, waardoor je gericht kunt sturen op efficiëntie en eventuele afwijkingen snel signaleert.

Elektrisch laden integreren in je brandstofbeheer

De verschuiving naar elektrisch rijden is voor veel organisaties al in volle gang. Dat roept een praktische vraag op: hoe zorg je dat elektrisch laden niet buiten het bestaande tankpas systeem valt?

De slimste aanpak is het kiezen voor een gecombineerde oplossing waarbij zowel traditionele brandstof als laadtransacties op dezelfde kaart en factuur worden verwerkt. Zo voorkom je dat je twee parallelle administraties bijhoudt en behoud je het overzicht over alle mobiliteitskosten in één systeem. Met de AVIA laadpas heb je toegang tot ruim 275.000 openbare laadpunten in 27 Europese landen, en alle laadtransacties verschijnen netjes op dezelfde maandelijkse factuur als je brandstoftransacties.

Voor wagenparkbeheerders die nu al een gemengd wagenpark hebben, of die verwachten de komende jaren over te stappen, is het verstandig dit meteen mee te nemen bij de keuze van een tankpas. Achteraf integreren kost altijd meer moeite dan vooraf goed plannen.

Veelgemaakte fouten bij het opzetten van een tankpas systeem

Zelfs met de beste intenties gaat er bij de implementatie van een tankpas systeem regelmatig iets mis. Bewustzijn van de meest voorkomende valkuilen helpt je die te vermijden.

• Te weinig limieten instellen bij de start. Veel organisaties beginnen met een open configuratie en stellen beperkingen pas in na een incident. Beter is het om direct een duidelijk beleid vast te leggen en de kaartinstellingen daarop af te stemmen.
• Kaarten niet koppelen aan specifieke voertuigen. Als meerdere bestuurders dezelfde kaart gebruiken, verlies je het overzicht over wie wat heeft getankt. Koppel elke kaart bij voorkeur aan één voertuig of bestuurder.
• Elektrisch laden als apart systeem behandelen. Zoals eerder besproken, leidt een gesplitste aanpak tot dubbele administratie en minder inzicht in de totale mobiliteitskosten.
• Facturen niet periodiek analyseren. Een tankpas levert waardevolle data op, maar die data heeft alleen nut als je er ook iets mee doet. Plan vaste momenten in om verbruiksrapporten te bekijken en afwijkingen te signaleren.
• Onvoldoende aandacht voor het netwerk. Een tankpas met een beperkt netwerk dwingt chauffeurs soms om te rijden, wat zowel tijd als brandstof kost. Controleer altijd of de dekking aansluit bij de rijroutes van jouw wagenpark.

Een tankpas systeem is geen eenmalige ingreep maar een continu beheerproces. Wie dat van meet af aan goed inricht, plukt er jarenlang de vruchten van in de vorm van lagere administratieve lasten, beter kostenbeheer en meer grip op het wagenpark. Klaar om de stap te zetten? Neem contact op en we denken graag met je mee over de beste aanpak voor jouw situatie.