Een tankpas voor bedrijven is een betaalkaart waarmee medewerkers namens het bedrijf kunnen tanken bij verschillende tankstations. Deze kaart vereenvoudigt de administratie, biedt controle over brandstofuitgaven en zorgt voor automatische facturering. Voor MKB-ondernemingen betekent dit minder declaraties, beter overzicht en eenvoudigere btw-verwerking. De AVIA Card biedt bijvoorbeeld toegang tot meer dan 1.000 tanklocaties in Nederland en kan volledig worden aangepast aan de behoeften van het bedrijf.
Wat is een tankpas voor bedrijven precies?
Een bedrijfstankpas is een speciale betaalkaart die is gekoppeld aan een zakelijke rekening en uitsluitend kan worden gebruikt voor brandstofaankopen. In tegenstelling tot particuliere tankpassen zijn zakelijke tankpassen voorzien van uitgebreide controlemogelijkheden en rapportagefuncties.
De tankpas werkt via een netwerk van aangesloten tankstations, waar medewerkers kunnen tanken door de kaart te gebruiken. Elke transactie wordt automatisch geregistreerd met details zoals datum, tijd, locatie, hoeveelheid en bedrag. Deze informatie wordt verzameld in maandelijkse overzichten die rechtstreeks naar het bedrijf worden gestuurd.
Het belangrijkste verschil met particuliere tankpassen ligt in de bedrijfsspecifieke functionaliteiten. Zakelijke tankpassen kunnen worden ingesteld met persoonlijke pincodes per medewerker, uitgavenlimieten per dag of maand en autorisaties voor specifieke brandstofsoorten. Ook kunnen werkgevers bepalen op welke tijdstippen en locaties de kaart gebruikt mag worden.
Welke voordelen biedt een bedrijfstankpas voor MKB-ondernemingen?
Een bedrijfstankpas elimineert de administratieve rompslomp van tankdeclaraties en biedt directe controle over brandstofuitgaven. Voor MKB-ondernemingen betekent dit aanzienlijke tijdsbesparing en verbeterde kostenbewaking.
De administratieve voordelen zijn direct merkbaar. In plaats van losse bonnetjes en declaraties ontvang je één overzichtelijke maandelijkse factuur. Alle transacties worden automatisch gecategoriseerd en zijn direct klaar voor de boekhouding. Dit bespaart uren werk per maand en vermindert de kans op fouten of verloren bonnetjes.
Kostenbesparing ontstaat door betere controle en vaak ook door kortingen bij aangesloten tankstations. Je kunt uitgavenlimieten instellen per medewerker en realtime inzicht krijgen in brandstofkosten. De btw-teruggave verloopt automatisch via de factuur, zonder handmatige verwerking van bonnetjes.
De verbeterde cashflow ontstaat door uitgestelde betaling via maandelijkse facturering in plaats van directe uitgaven door medewerkers. Dit geeft meer overzicht over kasstromen en voorkomt voorschotten aan personeel voor tankkosten.
Wat kost een zakelijke tankpas en welke kosten moet je verwachten?
De kosten van een zakelijke tankpas variëren per aanbieder en bestaan meestal uit een combinatie van vaste en variabele componenten. Veel aanbieders rekenen geen aanschafkosten, maar wel jaarlijkse beheerkosten per kaart.
Typische kostenposten zijn jaarlijkse kaartkosten (vaak tussen € 15 en € 30 per kaart), transactiekosten per tankbeurt (meestal € 0,10 tot € 0,25) en soms maandelijkse accountbeheerkosten. Sommige aanbieders hanteren minimale transactievereisten om kosten te dekken.
Extra diensten zoals geavanceerde rapportage, online portals of integratie met boekhoudpakketten kunnen aanvullende kosten met zich meebrengen. Ook vervangingskosten bij verlies of diefstal van kaarten zijn een factor om mee te rekenen.
Belangrijk is om de totale kosten af te wegen tegen de besparingen. De tijd die je bespaart op administratie, de preventie van fouten en eventuele kortingen bij tankstations kunnen de kaartkosten ruimschoots compenseren.
Hoe kies je de juiste tankpas voor jouw bedrijf?
De keuze voor een tankpas hangt af van je bedrijfsomvang, de reispatronen van medewerkers en de gewenste controlemogelijkheden. Begin met het in kaart brengen van je huidige brandstofuitgaven en tankgedrag.
Het netwerkbereik is cruciaal. Controleer of de tankpas wordt geaccepteerd op locaties waar je medewerkers vaak tanken. Voor bedrijven met landelijke activiteiten is een breed netwerk essentieel, terwijl lokale bedrijven kunnen volstaan met regionale dekking.
Rapportagemogelijkheden verschillen sterk tussen aanbieders. Bepaal welke informatie je nodig hebt: alleen basistransactiegegevens of uitgebreide analyses per voertuig, medewerker of project. Ook de mogelijkheid tot integratie met bestaande boekhoudpakketten kan relevant zijn.
Controlemogelijkheden zoals pincodes, uitgavenlimieten en tijdsbeperkingen zijn vooral belangrijk voor bedrijven met veel medewerkers of een hoog risicoprofiel. Evalueer welk niveau van controle past bij jouw bedrijfscultuur en risicotolerantie.
Hoe vraag je een bedrijfstankpas aan en wat heb je nodig?
Het aanvragen van een bedrijfstankpas is meestal een eenvoudig proces dat online of telefonisch kan worden doorlopen. Je hebt standaard bedrijfsdocumenten nodig en de doorlooptijd van de aanvraag bedraagt doorgaans 5 tot 10 werkdagen.
Benodigde documenten zijn je KvK-uittreksel (niet ouder dan 3 maanden), een geldig legitimatiebewijs van de aanvrager en soms een bankreferentie. Voor grotere bedrijven kan aanvullende financiële informatie worden gevraagd om kredietlimieten vast te stellen.
Het aanvraagproces start met het invullen van een aanvraagformulier waarin je je bedrijfsgegevens, het gewenste aantal kaarten en specifieke instellingen opgeeft. Denk hierbij aan uitgavenlimieten, geautoriseerde brandstofsoorten en de gewenste rapportagefrequentie.
Voor snelle goedkeuring zorg je ervoor dat alle documenten compleet en duidelijk leesbaar zijn. Veel aanbieders bieden de mogelijkheid om direct na goedkeuring tijdelijke kaarten te verstrekken, zodat je niet hoeft te wachten op de definitieve kaarten.
Een zakelijke tankpas vereenvoudigt de brandstofadministratie aanzienlijk en biedt waardevolle inzichten in je bedrijfsuitgaven. Door de juiste keuze te maken op basis van je specifieke behoeften kan een tankpas een waardevolle toevoeging zijn aan je bedrijfsvoering. Voor meer informatie over onze zakelijke tankpasoplossingen kun je contact met ons opnemen.
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er als een medewerker zijn tankpas verliest of als deze wordt gestolen?
Bij verlies of diefstal kun je de tankpas direct blokkeren via de online portal of telefonisch contact met de aanbieder. Een nieuwe kaart wordt meestal binnen 3-5 werkdagen verstuurd, vaak tegen vervangingskosten van €10-15 per kaart.
Hoe kan ik voorkomen dat medewerkers de tankpas misbruiken voor privé-gebruik?
Stel persoonlijke pincodes in per medewerker en gebruik uitgavenlimieten en tijdsbeperkingen. Controleer maandelijks de transactierapporten op ongewone patronen en communiceer duidelijke gebruiksrichtlijnen naar je personeel om misbruik te voorkomen.
Waarom werkt mijn tankpas niet bij alle tankstations die ik bezoek?
Elke tankpas heeft een specifiek netwerk van aangesloten tankstations. Controleer vooraf welke stations bij jouw aanbieder horen via hun website of app. Bij problemen kan het ook liggen aan technische storingen of verkeerde invoer van de pincode.
Hoe integreer ik de tankpasgegevens met mijn bestaande boekhoudpakket?
Veel aanbieders bieden exportmogelijkheden naar gangbare boekhoudformaten zoals Excel of CSV-bestanden. Sommige hebben directe koppelingen met populaire boekhoudpakketten. Vraag bij je aanbieder naar specifieke integratiemogelijkheden voor jouw systeem.