Wat moet je regelen als een medewerker met een tankpas uit dienst gaat?

Wanneer een medewerker het bedrijf verlaat, is er veel te regelen: een exitgesprek, het inleveren van bedrijfsmiddelen, het afsluiten van toegangen. Eén ding wordt daarbij regelmatig over het hoofd gezien: de tankpas. Toch kan een niet-ingeleverde of niet-geblokkeerde tankpas voor flinke problemen zorgen. In dit artikel leggen we stap voor stap uit wat er geregeld moet worden rondom de tankpas bij uitdiensttreding, zodat je als werkgever niets over het hoofd ziet. Heb je vragen over jouw specifieke situatie? Neem gerust contact op en we helpen je graag verder.

De risico’s van een niet-ingeleverde tankpas

Een tankpas die na uitdiensttreding in omloop blijft, is geen klein risico. Zolang de pas actief is en niet geblokkeerd is, kan deze gewoon gebruikt worden. Dat betekent dat een voormalige medewerker in theorie nog brandstof kan tanken op kosten van het bedrijf, zonder dat dit direct opvalt. Afhankelijk van de ingestelde limieten kan dat snel oplopen.

Bovendien is fraude met een tankpas niet altijd eenvoudig terug te draaien. Als het misbruik pas weken later ontdekt wordt, zijn de transacties al verwerkt en is de factuur al verstuurd. Preventie is hier veruit de beste strategie. Een duidelijk offboardingproces waarbij de tankpas standaard wordt meegenomen in de checklist, voorkomt deze situaties grotendeels.

Naast financieel risico speelt ook de administratieve kant een rol. Wanneer een pas op naam van een vertrokken medewerker blijft staan, kan dit leiden tot verwarring in de boekhouding en problemen bij het afstemmen van de maandelijkse factuur. Hoe langer dit onopgemerkt blijft, hoe meer werk het kost om achteraf te corrigeren.

Stap voor stap: tankpas blokkeren en innemen

Zodra duidelijk is dat een medewerker vertrekt, is het verstandig om de tankpas direct mee te nemen in het offboardingproces. Wacht hier niet mee tot de laatste werkdag, maar start zo vroeg mogelijk. Hieronder staan de stappen die in de meeste gevallen van toepassing zijn.

1. Stel de vertrekdatum vast en voeg de tankpas toe aan de exitchecklist van de medewerker.
2. Vraag de pas fysiek in tijdens het exitgesprek of op de laatste werkdag. Zorg dat dit een standaard onderdeel is van het inlevermoment, net als sleutels of een toegangsbadge.
3. Blokkeer de pas direct via het beheersysteem van de kaartaanbieder. Wacht hier niet mee tot de pas daadwerkelijk is ingeleverd. Als de medewerker de pas kwijt is of vergeten is mee te nemen, moet de blokkade al actief zijn.
4. Bevestig de blokkade schriftelijk, zodat er een duidelijk tijdstip is vastgelegd. Dit is handig als er later toch nog een transactie opduikt die betwist wordt.
5. Verwijder de pas uit het systeem of koppel hem los van de naam van de medewerker, zodat de administratie klopt.

Het is aan te raden om deze stappen niet afhankelijk te maken van één persoon. Als HR, de leidinggevende en de financiële afdeling elk een eigen verantwoordelijkheid hebben in dit proces, verkleint dat de kans op fouten aanzienlijk.

Administratieve afhandeling na uitdiensttreding

Na het blokkeren en innemen van de pas is het proces nog niet helemaal klaar. Er zijn een aantal administratieve stappen die zorgen voor een nette afsluiting en voorkomen dat er later onverwachte kosten opduiken.

Controleer allereerst of er nog openstaande transacties zijn die aan de pas van de vertrokken medewerker zijn gekoppeld. Op de maandelijkse factuur staan alle tank- en laadtransacties per kaart gespecificeerd, wat het eenvoudig maakt om dit te controleren. Zijn er transacties die na de blokkadedatum zijn gedaan, dan moet dit direct gemeld worden bij de aanbieder.

Vervolgens is het belangrijk om de pas definitief uit het systeem te verwijderen of de status te wijzigen naar inactief. Een pas die geblokkeerd is maar nog wel zichtbaar staat in het beheersysteem, kan voor verwarring zorgen bij toekomstige audits of bij nieuwe medewerkers die toegang krijgen tot het systeem.

Tot slot is het verstandig om te evalueren of de pas opnieuw uitgegeven kan worden aan een andere medewerker, of dat er een nieuwe pas aangevraagd moet worden. Dit hangt af van de mogelijkheden binnen het kaartbeheer. Met een goed ingericht systeem, zoals de AVIA Card voor zakelijk gebruik, kunnen limieten, pincodes en autorisaties eenvoudig worden aangepast of opnieuw worden ingesteld per gebruiker.

Slim tankpasbeheer voorkomt problemen bij vertrek

De meeste problemen rondom tankpassen bij uitdiensttreding ontstaan niet door kwade wil, maar door een gebrek aan een duidelijk proces. Bedrijven die dit goed geregeld hebben, merken dat het nauwelijks extra tijd kost. Het zit gewoon vast in de standaard werkwijze bij elk vertrek.

Een paar praktische maatregelen maken het verschil. Zorg voor een exitchecklist waarop de tankpas expliciet staat vermeld. Wijs een vaste verantwoordelijke aan per afdeling die controleert of alle bedrijfsmiddelen zijn ingenomen. En stel in het beheersysteem in dat passen automatisch een signaal geven als ze een bepaalde periode niet zijn gebruikt, zodat inactieve passen tijdig worden opgespoord.

Daarnaast loont het om periodiek het overzicht van actieve passen te controleren en te vergelijken met de actuele personeelslijst. Dit klinkt als extra werk, maar het kost in de praktijk weinig tijd en voorkomt dat er passen actief blijven op naam van medewerkers die al lang weg zijn.

Goed tankpasbeheer is uiteindelijk een kwestie van structuur. Wie dat op orde heeft, hoeft zich bij elk vertrek geen zorgen te maken. Wil je weten hoe wij zakelijke klanten ondersteunen bij het beheren van hun tankpassen, of heb je hulp nodig bij het instellen van de juiste limieten en autorisaties? Neem contact op en we kijken samen naar de beste oplossing voor jouw situatie.