Centrale tankpasfacturering biedt MKB-bedrijven één maandelijkse factuur voor alle brandstofkosten van hun wagenpark of mobiele medewerkers. Dit systeem vervangt het verzamelen van bonnetjes en individuele declaraties door geautomatiseerde administratie. Bedrijven krijgen meer controle over tankgedrag, besparen administratiekosten en verbeteren hun cashflow door voorspelbare maandelijkse betalingen.
Wat houdt centrale tankpasfacturering precies in?
Centrale tankpasfacturering is een systeem waarbij alle tankkosten van medewerkers automatisch worden verzameld op één maandelijkse factuur. In plaats van individuele bonnetjes en declaraties ontvangen bedrijven één overzichtelijk document met alle tankbeurten van hun wagenpark.
Het systeem werkt door elke medewerker een persoonlijke tankpas te geven die gekoppeld is aan het bedrijfsaccount. Wanneer een installateur, thuiszorgmedewerker of transportchauffeur tankt, wordt de transactie automatisch geregistreerd en toegewezen aan het juiste kostencentrum of project.
Voor MKB-bedrijven met mobiele medewerkers betekent dit het einde van administratieve rompslomp. Rijschoolhouders hoeven niet meer te wachten op bonnetjes van instructeurs, uitzendbureaus hebben direct inzicht in de tankkosten van poolauto’s en installatiebedrijven kunnen kosten per klant of project bijhouden zonder handmatige invoer.
Welke administratieve voordelen biedt centrale tankpasfacturering?
De grootste administratieve winst zit in het wegvallen van bonnetjes verzamelen, controleren en handmatig invoeren in de boekhouding. Alle tankgegevens worden automatisch digitaal vastgelegd met datum, tijd, locatie en getankte hoeveelheid.
Voor verschillende MKB-sectoren brengt dit specifieke voordelen. Installateurs kunnen tankkosten direct koppelen aan klantprojecten zonder achteraf te hoeven puzzelen met bonnetjes. Thuiszorgorganisaties krijgen automatisch overzicht van kilometers per cliënt voor verantwoording aan zorgverzekeraars. Transportbedrijven zien direct welke chauffeur waar heeft getankt.
De btw-administratie wordt ook sterk vereenvoudigd. Alle tankbonnen zijn digitaal beschikbaar met correcte btw-specificatie, waardoor accountants en boekhouders tijd besparen bij de kwartaalaangifte. Rijscholen kunnen eenvoudig onderscheid maken tussen zakelijk en privégebruik van lesauto’s.
Hoe bespaart centrale facturering daadwerkelijk kosten voor bedrijven?
Kostenbesparingen ontstaan op meerdere niveaus. De directe administratiekosten dalen omdat medewerkers geen tijd meer besteden aan het verzamelen en indienen van tankbonnen. Voor een bedrijf met tien mobiele medewerkers scheelt dit al snel enkele uren per week aan administratieve tijd.
De cashflow verbetert door voorspelbare maandelijkse betalingen in plaats van onregelmatige declaraties. Kleine bedrijven kunnen hun liquiditeit beter plannen wanneer ze weten dat tankkosten op een vaste datum worden geïncasseerd.
Veel tankpasaanbieders bieden volumekortingen bij gezamenlijke afname. Een installatiebedrijf met vijf busjes profiteert van dezelfde tarieven als grotere bedrijven door collectieve inkoop. Daarnaast voorkomt centrale facturering dubbele declaraties en privégebruik dat niet wordt opgemerkt.
Welke controle en inzicht geeft centrale tankpasfacturering?
Moderne tankpassystemen bieden realtime inzicht in het tankgedrag van medewerkers. Bedrijfsleiders zien direct wanneer en waar wordt getankt, wat helpt bij het herkennen van ongewone patronen of mogelijk privégebruik van bedrijfsvoertuigen.
De rapportagemogelijkheden gaan verder dan alleen kosten. Transportbedrijven kunnen brandstofverbruik per chauffeur vergelijken om zuiniger rijgedrag te stimuleren. Thuiszorgorganisaties genereren automatisch kilometerrapportages per cliënt voor verantwoording aan financiers.
Fraudepreventie wordt ingebouwd door limieten per pas, tijdsbeperkingen en locatiebeperkingen. Een rijschool kan bijvoorbeeld instellen dat lesauto’s alleen overdag kunnen tanken, of een installatiebedrijf beperkt tanken tot werkdagen. Budgetbeheer wordt eenvoudiger door maandelijkse uitgavenlimieten per medewerker of voertuig.
Hoe kiest u de juiste centrale tankpas voor uw bedrijf?
De keuze hangt af van uw specifieke bedrijfsbehoeften en het werkgebied van uw medewerkers. Belangrijke criteria zijn de omvang van het tankstationnetwerk, vooral in gebieden waar uw mensen veel komen. De tariefstructuur speelt ook mee, waarbij sommige aanbieders betere kortingen geven bij hogere volumes.
Extra services maken vaak het verschil. Denk aan 24-uurstankmogelijkheden voor taxibedrijven, carwashfaciliteiten voor bedrijven die hun uitstraling belangrijk vinden, of laadmogelijkheden voor elektrische voertuigen als u investeert in duurzame mobiliteit.
Klantenservice is cruciaal, vooral voor kleinere bedrijven die persoonlijke begeleiding waarderen. De AVIA Card biedt bijvoorbeeld toegang tot meer dan 1.000 tanklocaties in Nederland en 2.500 in Europa, met maandelijkse facturering en volledige configuratiemogelijkheden per pas. Voor persoonlijk advies over welke tankpas het beste bij uw bedrijf past, kunt u contact met ons opnemen voor een vrijblijvend gesprek over uw specifieke situatie.
Veelgestelde vragen
V: Wat gebeurt er als een medewerker zijn tankpas verliest of deze wordt gestolen?
A: U kunt de tankpas onmiddellijk blokkeren via de online portal of door contact op te nemen met de klantenservice. Een nieuwe pas wordt meestal binnen 2-3 werkdagen geleverd, zodat uw medewerker snel weer kan tanken zonder administratieve problemen.
V: Hoe lang duurt het voordat centrale tankpasfacturering volledig operationeel is?
A: De implementatie duurt meestal 1-2 weken vanaf aanvraag tot levering van de tankpassen. Na activatie kunnen medewerkers direct tanken en verschijnen transacties binnen 24 uur in uw online dashboard voor realtime monitoring.
V: Waarom zou ik kiezen voor centrale facturering in plaats van declaraties terugbetalen?
A: Centrale facturering bespaart 3-5 uur administratietijd per week, verbetert uw cashflow door voorspelbare kosten en biedt volumekortingen. Daarnaast voorkomt het declaratiefouten en geeft het realtime inzicht in tankgedrag van uw wagenpark.
V: Welke kosten zijn verbonden aan het gebruik van een centrale tankpas?
A: De meeste aanbieders rekenen een kleine maandelijkse servicevergoeding per pas (meestal €1-3) en soms transactiekosten. Deze kosten worden ruimschoots gecompenseerd door administratiebesparingen en volumekortingen op brandstofprijzen die u ontvangt.