Een tankpas biedt ondernemers volledige controle over brandstofkosten, met automatische administratie, kostenbesparingen door volumekortingen en preventie van misbruik. Voor MKB-bedrijven betekent dit minder administratieve rompslomp, een betere cashflow en transparante uitgaven per medewerker of voertuig. Deze voordelen maken een tankpas essentieel voor bedrijven met mobiele werknemers of een wagenpark.
Wat is een tankpas en waarom hebben ondernemers er baat bij?
Een zakelijke tankpas is een betaalmiddel waarmee medewerkers brandstof kunnen afnemen zonder contant geld of een eigen creditcard. De pas registreert automatisch alle transacties en stuurt deze naar de werkgever voor verwerking. Dit systeem elimineert declaraties en biedt directe controle over wie waar tankt.
Voor MKB-bedrijven biedt een tankpas drie kernvoordelen. Kostentransparantie ontstaat doordat elke transactie direct zichtbaar is, met details over locatie, tijd en hoeveelheid. Administratieve voordelen komen voort uit het wegvallen van declaratieprocedures en handmatige invoer van bonnetjes. Betere controle over brandstofuitgaven wordt mogelijk door limieten per pas en realtime monitoring van uitgaven.
Installatiebedrijven, thuiszorgorganisaties en transportbedrijven profiteren vooral van de vereenvoudigde administratie. Medewerkers hoeven niet meer voor te schieten of bonnetjes te bewaren, terwijl de ondernemer altijd weet waar het geld naartoe gaat.
Hoeveel geld kunnen ondernemers besparen met een tankpas?
Ondernemers besparen gemiddeld 5-15% op brandstofkosten door volumekortingen, het wegvallen van administratiekosten en btw-voordelen. Kleine bedrijven met 3-5 voertuigen kunnen maandelijks 50-150 euro besparen, terwijl middelgrote bedrijven met 10-20 voertuigen vaak 200-500 euro per maand minder uitgeven aan brandstof en administratie.
Volumekortingen ontstaan doordat tankpasaanbieders betere tarieven onderhandelen bij tankstations. Deze besparingen worden doorberekend aan zakelijke klanten, vooral bij regelmatig gebruik. Het wegvallen van contante betalingen bespaart tijd en voorkomt wisselgeldproblemen voor medewerkers.
Btw-voordelen spelen een belangrijke rol voor ondernemers. Zakelijke tankpassen registreren automatisch btw-gegevens per transactie, waardoor teruggave gemakkelijker wordt. Verminderde administratiekosten ontstaan door het wegvallen van declaratieverwerking en handmatige boeking van brandstofuitgaven.
Voor bedrijven met seizoenswerk of projectmatige activiteiten biedt een tankpas ook cashflowvoordelen. Medewerkers hoeven niet voor te schieten, terwijl de ondernemer pas later betaalt via automatische incasso.
Hoe vereenvoudigt een tankpas de brandstofadministratie?
Een tankpas automatiseert de volledige brandstofadministratie door elke transactie direct te registreren met voertuig, medewerker, locatie en tijd. Dit elimineert handmatige invoer van bonnetjes en declaraties. Ondernemers ontvangen maandelijks één digitale factuur met alle transacties, overzichtelijk gerangschikt per medewerker of voertuig.
Automatische registratie betekent dat elke tankbeurt direct wordt vastgelegd in het systeem van de tankpasaanbieder. Deze gegevens bevatten alle informatie die nodig is voor de boekhouding, inclusief btw-bedragen en productcodes. Handmatige invoer van papieren bonnetjes verdwijnt volledig.
Digitale facturen vervangen stapels losse bonnetjes door één overzichtelijk document per maand. Deze facturen bevatten gedetailleerde overzichten per kostenplaats, medewerker of voertuig. Export naar Excel of pdf maakt verwerking in boekhoudpakketten eenvoudig.
Gedetailleerde rapportages bieden inzicht in tankgedrag, kostenontwikkeling en verbruik per voertuig. Deze informatie helpt bij budgettering en het identificeren van afwijkingen. Integratie met boekhoudpakketten automatiseert de laatste stap door transacties direct in te lezen in programma’s zoals Exact of AFAS.
Welke controle krijgen ondernemers over hun brandstofkosten?
Ondernemers krijgen volledige controle door limietinstellingen per pas, realtime monitoring van alle transacties en gedetailleerde rapportages per medewerker of voertuig. Dit voorkomt misbruik en biedt direct inzicht in afwijkend tankgedrag. Pincodes en autorisaties per pas zorgen voor extra beveiliging tegen ongeoorloofd gebruik.
Limietinstellingen maken het mogelijk om per pas maximumbedragen per dag, week of maand in te stellen. Ook productbeperkingen zijn mogelijk, bijvoorbeeld alleen diesel voor bedrijfsbussen. Deze limieten kunnen per medewerker worden aangepast op basis van hun functie en voertuiggebruik.
Realtime monitoring toont elke transactie direct na afronding. Ondernemers zien via een online portal of app wanneer er wordt getankt, waar dit gebeurt en voor welk bedrag. Afwijkingen, zoals tanken buiten werktijd of op ongebruikelijke locaties, vallen direct op.
Gebruiksrapportages per medewerker of voertuig onthullen patronen in tankgedrag. Hierdoor worden inefficiënties zichtbaar, zoals te frequent tanken of het gebruik van duurdere tankstations. Preventie van misbruik en fraude vindt plaats door een combinatie van pincodes, limieten en monitoring van ongebruikelijke transacties.
Hoe kies je de juiste tankpas voor jouw bedrijf?
De juiste tankpas kies je op basis van je bedrijfsgrootte, het tankgedrag van medewerkers, de gewenste netwerkdekking en specifieke behoeften, zoals 24-uurs toegang of elektrisch laden. Kleine bedrijven hebben andere eisen dan transportbedrijven, terwijl rijscholen weer andere functionaliteiten nodig hebben dan installatiebedrijven.
De bedrijfsgrootte bepaalt welke functionaliteiten relevant zijn. Kleine bedrijven met 2-5 medewerkers hebben vooral behoefte aan eenvoudige administratie en basale controle. Grotere bedrijven vereisen geavanceerde rapportages, kostplaatsenindeling en integratie met bestaande systemen.
Het tankgedrag van je medewerkers beïnvloedt de keuze voor netwerkdekking. Lokaal opererende bedrijven kunnen volstaan met regionale dekking, terwijl landelijk actieve organisaties een uitgebreid netwerk nodig hebben. De frequentie van tanken bepaalt of volumekortingen relevant zijn.
Netwerkdekking verschilt per aanbieder. Sommige passen werken bij duizenden locaties, andere bij een selecte groep. Voor 24-uursbedrijven, zoals taxi’s, is beschikbaarheid buiten kantooruren cruciaal. Bedrijven met elektrische voertuigen hebben toegang tot laadpalen nodig.
De AVIA Card biedt toegang tot meer dan 1.000 tanklocaties in Nederland en 2.500 in Europa, met volledige aanpasbaarheid van limieten en autorisaties per pas. Voor persoonlijk advies over welke configuratie past bij jouw bedrijfssituatie kun je contact met ons opnemen voor een vrijblijvend gesprek over je specifieke behoeften.
Veelgestelde vragen
Wat zijn de belangrijkste nadelen of risico's van een zakelijke tankpas?
Het belangrijkste risico is misbruik door medewerkers, maar dit voorkom je door pincodes, limieten en realtime monitoring in te stellen. Daarnaast kunnen maandelijkse kosten ontstaan, hoewel deze meestal worden gecompenseerd door de besparingen op brandstof en administratie.
Hoe lang duurt het om een tankpas systeem te implementeren in mijn bedrijf?
De implementatie van een tankpas systeem duurt meestal 1-2 weken vanaf aanvraag tot levering van de passen. De medewerkers kunnen direct na ontvangst beginnen met tanken, terwijl de volledige integratie met je boekhouding binnen een maand operationeel is.
Welke gegevens moet ik aanleveren bij het aanvragen van tankpassen?
Je hebt je KvK-uittreksel, kentekens van voertuigen en NAW-gegevens van medewerkers nodig. Daarnaast bepaal je per pas de gewenste limieten, toegestane producten en eventuele tijd- of locatiebeperkingen voor optimale controle over het gebruik.
Hoe ga ik om met verlies of diefstal van een tankpas?
Bij verlies of diefstal blokkeer je de pas direct via de online portal of door te bellen naar de klantenservice. Een nieuwe pas wordt binnen 2-3 werkdagen geleverd, terwijl de oude pas onmiddellijk onbruikbaar wordt gemaakt.
