Welke autorisaties kun je instellen op een brandstofpas?

Autorisaties op een brandstofpas zijn instellingen die bepalen wanneer, waar en hoeveel een medewerker kan tanken. Deze beveiligingsmaatregelen helpen bedrijven kosten te controleren, misbruik te voorkomen en een volledig overzicht te behouden van alle tankactiviteiten binnen het wagenpark.

Wat zijn autorisaties op een brandstofpas en waarom zijn ze belangrijk?

Autorisaties op een brandstofpas zijn digitale beveiligingsinstellingen die bepalen hoe en wanneer een tankpas gebruikt kan worden. Deze instellingen fungeren als een digitale poortwachter die elke tanktransactie controleert voordat deze wordt goedgekeurd.

Voor bedrijven zijn deze autorisaties essentieel voor effectieve kostenbeheersing. Zonder beperkingen kunnen medewerkers ongelimiteerd tanken, wat kan leiden tot onverwachte kosten en mogelijk misbruik. Door autorisaties in te stellen, behoud je als bedrijf volledige controle over je brandstofuitgaven.

De autorisaties dragen ook bij aan efficiënt wagenparkbeheer door gedetailleerde rapportage mogelijk te maken. Elke transactie wordt geregistreerd met informatie over wie, waar en wanneer er getankt is. Dit geeft waardevolle inzichten in het tankgedrag van je medewerkers en helpt bij het optimaliseren van routes en brandstofverbruik.

Welke soorten limieten kun je instellen op een zakelijke tankpas?

Er zijn verschillende limiettypen beschikbaar om je brandstofkosten onder controle te houden. Daglimieten bepalen hoeveel er per dag getankt kan worden, terwijl weeklimieten een maximum stellen voor een hele werkweek. Maandlimieten zijn ideaal voor bedrijven die hun budget per maand willen bewaken.

Naast tijdsgebonden limieten kun je ook literlimieten instellen. Deze bepalen hoeveel liter brandstof er per transactie of periode getankt kan worden. Dit is vooral handig voor bedrijven met verschillende voertuigtypes, waarbij een bestelbus logischerwijs meer brandstof nodig heeft dan een personenauto.

Bedraglimieten stellen een maximumbedrag in euro’s vast. Deze optie is flexibel omdat medewerkers kunnen kiezen tussen verschillende brandstoftypes binnen het gestelde budget. Je kunt bijvoorbeeld een daglimiet van € 50 instellen, waardoor de medewerker zelf kan bepalen of hij kiest voor benzine of diesel.

Deze limieten helpen bij budgetbeheer door onverwachte uitgaven te voorkomen. Je weet precies wat je maximale brandstofkosten per periode zijn, wat de financiële planning aanzienlijk vereenvoudigt.

Hoe werken pincodes en persoonlijke autorisaties bij brandstofpassen?

Pincodes zorgen voor persoonlijke identificatie bij elke tanktransactie. Elke medewerker krijgt een unieke pincode die ingevoerd moet worden voordat de tankpas gebruikt kan worden. Dit systeem voorkomt dat anderen de pas kunnen misbruiken als deze verloren of gestolen wordt.

Het pincodesysteem werkt eenvoudig: bij het tanken steekt de medewerker de pas in de automaat en voert vervolgens zijn persoonlijke code in. Pas na correcte invoer van beide gegevens wordt de transactie goedgekeurd. Sommige systemen vragen ook om aanvullende informatie, zoals het kenteken of de kilometerstand.

Deze persoonlijke autorisaties zijn cruciaal voor traceerbaarheid en verantwoordelijkheid. Elke transactie wordt gekoppeld aan een specifieke medewerker, waardoor je precies kunt zien wie wanneer en waar getankt heeft. Dit maakt het mogelijk om eventuele afwijkingen of verdachte activiteiten snel te identificeren.

Voor medewerkers betekent dit systeem duidelijke verantwoordelijkheid. Ze weten dat elke transactie traceerbaar is, wat bijdraagt aan bewust tankgedrag en zorgvuldig omgaan met de bedrijfsmiddelen.

Welke tijd- en locatiebeperkingen kun je instellen op een tankkaart?

Tijdvensters bepalen wanneer medewerkers kunnen tanken. Je kunt bijvoorbeeld instellen dat tanken alleen mogelijk is tussen 6.00 en 22.00 uur, of juist 24/7 voor bedrijven met nachtdiensten. Deze beperking voorkomt ongebruikelijke tankactiviteiten buiten werktijd.

Geografische beperkingen stellen grenzen aan waar getankt kan worden. Je kunt de tankpas beperken tot Nederland, of juist uitbreiden naar heel Europa voor internationale activiteiten. Ook kun je specifieke regio’s uitsluiten waar je bedrijf niet actief is.

Veel zakelijke tankpassen werken binnen specifieke tankstationnetwerken. Dit betekent dat medewerkers alleen kunnen tanken bij aangesloten stations. Hoewel dit de keuze beperkt, zorgt het vaak voor scherpere tarieven en gestandaardiseerde service.

Deze restricties helpen effectief bij het voorkomen van misbruik. Ongebruikelijke tankactiviteiten, zoals tanken ver buiten het werkgebied of midden in de nacht, worden automatisch geblokkeerd. Dit geeft je als ondernemer gemoedsrust en houdt je brandstofkosten binnen de verwachte bandbreedte.

Hoe stel je de juiste autorisaties in voor jouw bedrijf?

Het bepalen van de juiste autorisatie-instellingen begint met een analyse van je bedrijfstype en tankpatronen. Een installatiebedrijf heeft andere behoeften dan een thuiszorgorganisatie of rijschool. Bekijk eerst hoeveel je medewerkers gemiddeld per dag, week of maand tanken.

Voor kleine bedrijven met 1 tot 10 voertuigen zijn daglimieten vaak het meest praktisch. Stel deze iets ruimer in dan het gemiddelde verbruik om onverwachte ritten mogelijk te maken. Grotere bedrijven kunnen beter maandlimieten gebruiken voor meer flexibiliteit.

Bij de implementatie is het verstandig om te beginnen met ruimere instellingen en deze geleidelijk aan aan te scherpen op basis van het werkelijke gebruik. Monitor de eerste maanden actief en pas de autorisaties aan waar nodig. Communiceer duidelijk met je medewerkers over de nieuwe procedures.

Voor bedrijven die op zoek zijn naar een flexibele oplossing met uitgebreide autorisatiemogelijkheden biedt de AVIA Card een complete oplossing. Deze kan volledig naar wens worden ingericht met persoonlijke pincodes, limieten en specifieke autorisaties voor elk type bedrijf.

Heb je vragen over welke autorisaties het beste passen bij jouw specifieke situatie? Neem dan contact met ons op voor persoonlijk advies op maat.