Voor het aanvragen van een tankpas heb je verschillende bedrijfs- en persoonlijke gegevens nodig. De meeste aanbieders vragen om essentiële bedrijfsdocumenten zoals je KvK-uittreksel en btw-nummer, financiële informatie voor kredietbeoordeling en persoonlijke identificatiegegevens van de aanvrager. Het complete aanvraagproces duurt meestal drie tot vijf werkdagen, afhankelijk van de volledigheid van je aanvraag.
Welke bedrijfsgegevens zijn verplicht bij het aanvragen van een tankpas?
Je hebt altijd je KvK-uittreksel, btw-nummer, bankgegevens en actuele contactinformatie nodig voor een tankpasaanvraag. Deze gegevens bevestigen dat je bedrijf officieel geregistreerd staat en fiscaal in orde is. Zonder deze basisgegevens kunnen aanbieders geen zakelijke tankpas uitgeven.
Het KvK-uittreksel mag meestal niet ouder zijn dan drie maanden en toont je bedrijfsactiviteiten, rechtsvorm en vestigingsadres. Je btw-nummer bevestigt dat je bedrijf btw-plichtig is, wat belangrijk is voor de terugvordering van brandstofkosten. Daarnaast vragen aanbieders om je bankrekeningnummer voor automatische incasso van de maandelijkse facturen.
Zorg ervoor dat alle bedrijfsgegevens consistent zijn in alle documenten. Verschillen in bedrijfsnaam of adresgegevens kunnen het goedkeuringsproces vertragen. Houd ook je contactgegevens actueel, omdat aanbieders vaak telefonisch contact opnemen voor verificatie of aanvullende vragen.
Waarom vragen tankpasaanbieders om financiële informatie van je bedrijf?
Tankpasaanbieders beoordelen je kredietwaardigheid om het risico op wanbetaling in te schatten. Ze verstrekken brandstof op krediet en willen zekerheid dat je de maandelijkse facturen kunt betalen. Op basis van deze beoordeling stellen ze limieten en voorwaarden vast voor je tankpas.
De financiële controle gebeurt vaak via gespecialiseerde bureaus die je bedrijfsgegevens controleren aan de hand van databases met wanbetalers en kredietrisico’s. Ze kijken naar factoren zoals bedrijfsleeftijd, betalingshistorie bij andere leveranciers en eventuele openstaande schulden. Deze informatie bepaalt niet alleen of je een tankpas krijgt, maar ook welke dagelijkse of maandelijkse limieten er gelden.
Voor startende ondernemers kan dit proces uitdagender zijn vanwege een beperkte kredietgeschiedenis. In zulke gevallen vragen aanbieders soms om aanvullende zekerheid, zoals een borgstelling of vooruitbetaling. Gevestigde bedrijven met een goede betalingshistorie krijgen meestal hogere limieten en gunstigere voorwaarden.
Welke persoonlijke gegevens moet je opgeven als ondernemer?
Als aanvrager moet je je identiteitsbewijs, volledige contactgegevens en handtekening verstrekken. Bij bedrijven met meerdere medewerkers die de tankpas gebruiken, zijn ook hun persoonlijke gegevens en autorisaties nodig. Deze informatie zorgt voor duidelijke verantwoordelijkheden en controle over het gebruik.
Je eigen gegevens omvatten je naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres en een kopie van je geldige identiteitsbewijs. Als directeur-grootaandeelhouder ben je vaak persoonlijk aansprakelijk voor de betalingen. Voor medewerkers die toegang krijgen tot de tankpas verzamelen aanbieders meestal alleen basisgegevens, zoals naam en functie.
Veel tankpassystemen werken met persoonlijke pincodes per gebruiker. Dit maakt het mogelijk om exact bij te houden wie wanneer heeft getankt en voorkomt misbruik. Je kunt meestal zelf bepalen welke medewerkers toegang krijgen en welke beperkingen er gelden, zoals een maximaal aantal tankbeurten per dag of toegestane tijdstippen.
Hoe lang duurt het aanvraagproces en wat gebeurt er na indiening?
Het aanvraagproces duurt meestal drie tot vijf werkdagen vanaf het moment dat alle benodigde documenten volledig zijn ingediend. Na goedkeuring ontvang je je tankpas per post, samen met instructies voor activatie en eerste gebruik. De precieze doorlooptijd hangt af van de kredietbeoordeling en de volledigheid van je aanvraag.
Na indiening controleert de aanbieder je gegevens en voert een kredietcheck uit. Bij vragen of ontbrekende informatie nemen ze telefonisch contact op. Zodra alles akkoord is, wordt je tankpas geproduceerd en verzonden. Je ontvangt meestal een track-and-tracecode om de verzending te volgen.
Bij ontvangst moet je de tankpas vaak nog activeren via de telefoon of online. Je krijgt dan je persoonlijke pincode en instructies over het gebruik. Voor bedrijven die kiezen voor een uitgebreide oplossing zoals de AVIA Card, kun je direct profiteren van toegang tot meer dan 1.000 tanklocaties in Nederland en ruim 2.500 in Europa. Bij vragen over het aanvraagproces of specifieke wensen voor je bedrijf kun je altijd contact opnemen voor persoonlijk advies.
Veelgestelde vragen
V: Wat gebeurt er als mijn bedrijf wordt afgewezen voor een tankpas?
A: Bij afwijzing krijg je meestal een schriftelijke motivatie met de reden. Je kunt dan bij andere aanbieders proberen of werken aan het verbeteren van je kredietwaardigheid door bijvoorbeeld openstaande schulden af te lossen.
V: Hoe kan ik de limieten van mijn tankpas verhogen na goedkeuring?
A: Neem contact op met je tankpasaanbieder en vraag een limietverhoging aan. Ze beoordelen je betalingsgedrag en huidige financiële situatie. Bij een goede betalingshistorie wordt je verzoek meestal binnen enkele dagen behandeld.
V: Wat moet ik doen als mijn tankpas gestolen wordt of verloren gaat?
A: Blokkeer je tankpas onmiddellijk via de klantenservice van je aanbieder om misbruik te voorkomen. Je ontvangt binnen enkele werkdagen een vervangende pas. Bewaar het blokkeertelefoonummer altijd bij je bedrijfsgegevens.
V: Waarom vraagt mijn tankpasaanbieder plotseling om nieuwe documenten?
A: Aanbieders controleren periodiek bedrijfsgegevens om hun risico bij te stellen. Dit gebeurt bijvoorbeeld bij wijzigingen in je bedrijf of na een bepaalde periode. Lever de gevraagde documenten snel aan om blokkering te voorkomen.
